Beachten Sie, dass das Hinzufügen von Unterzeichnern zu Dokumenten (und das digitale Unterzeichnen) von Ihrer Unternehmensvereinbarung mit SameSystem abhängt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie das Dokument erstellt haben, das unterzeichnet werden muss. Lesen Sie die folgenden Artikel, wenn Sie dabei Hilfe benötigen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einem Dokument beim Erstellen Unterzeichner hinzufügen und Dokumente über den Prozess der digitalen Unterschrift versenden.
So fügen Sie einem Dokument Unterzeichner hinzu
1. Wenn Sie ein Dokument erstellen, können Sie im allerletzten Schritt des Prozesses Unterzeichner hinzufügen. Ihre Ansicht sollte ungefähr so aussehen wie auf dem Bild unten. Klicken Sie auf Unterschrift hinzufügen, um das Hinzufügen der Unterzeichner zu starten.
2. Automatisch wird ein neuer Abschnitt mit dem Namen „@ Digitale Unterschrift“ angezeigt. Standardmäßig wird der Name des Mitarbeiters zum Signaturfluss hinzugefügt. Klicken Sie auf Unterzeichner hinzufügen, um weitere Unterzeichner hinzuzufügen.
Wenn der Mitarbeiter jünger als 18 Jahre ist, wird zusätzlich zum Mitarbeiter ein „gesetzlicher Vertreter“ als Unterzeichner angezeigt. Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wie der Unterzeichnungsprozess funktioniert, wenn ein gesetzlicher Vertreter beteiligt ist.
3. Fügen Sie die erforderlichen Unterzeichner hinzu und klicken Sie auf Erstellen, wenn Sie bereit sind.
Alles erledigt! Lassen Sie uns nun fortfahren und lernen, wie Sie das Dokument auch versenden.
So versenden Sie Dokumente zur digitalen Signatur
1. Beginnen Sie, indem Sie über Werkzeuge - Übersichten - Verträge zur Vertragsliste wechseln oder auf die Schaltfläche unten klicken.
2. Suchen Sie den Vertrag auf der Registerkarte Neu und klicken Sie ihn an. Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms sollte ein Signaturbereich angezeigt werden.
3. Hier sehen Sie alle hinzugefügten Unterzeichner, und Sie haben sogar die Möglichkeit weitere hinzuzufügen, falls Sie jemanden vergessen haben. Sie haben auch die Möglichkeit, zusätzliche Dokumente hinzuzufügen, indem Sie auf Hochladen klicken. Beachten Sie jedoch, dass Ihr(e) Hauptdokument(e) bereits hinzugefügt wurden, sodass Sie diese nicht hinzufügen müssen.
4. Drücken Sie unten rechts auf Senden, wenn Sie bereit sind 🎉
Das Dokument wird an die E-Mail-Adressen der Unterzeichner versendet, wobei Anweisungen zum Unterzeichnen enthalten sind.
Sie können alle Dokumente verfolgen, für die eine Unterschrift erforderlich ist, indem Sie auf die folgenden Registerkarten in der Vertragsliste klicken: Neu / Ausstehend / Abgelaufen / Abgeschlossen.
Sie können auch den Status des jeweiligen Dokuments nach dem Versenden zum Unterzeichnen verfolgen, indem Sie ihn unter der Registerkarte Ausstehend anklicken. Kleine Symbole neben dem Namen des Unterzeichners zeigen an, in welchem Stadium sich der Unterzeichnungsprozess befindet.
- Sanduhr: Warten auf Unterzeichnung
- Grünes Häkchen: Unterzeichnung abgeschlossen
Sie fragen sich, wie Sie das Dokument unterzeichnen sollen?
Wir haben einen separaten Artikel, in dem Schritt für Schritt erklärt wird, wie Sie ein Dokument unterzeichnen. Sie können den Artikel aufrufen, indem Sie hier klicken. 🙌 In diesem Artikel wird auch erläutert, wie Sie einen gesetzlichen Vertreter hinzufügen, wenn Sie speziell in diesem Bereich Unterstützung benötigen.
Hilfe und Support
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