Schritt 1: Auf den Vorlagenmodus zugreifen
1. Einen neuen Planungszeitraum erstellen
Gehen Sie zu:
➡️ Dienstplan
➡️ Neuen Zeitraum planen
➡️ Neuer Plan
2. Einen bestehenden Planungszeitraum öffnen
Klicken Sie neben einem bestehenden Planungszeitraum auf das 👀-Symbol.
3. Über einen bestehenden Dienstplan auf den Vorlagenmodus zugreifen
Wenn Sie Änderungen an einem bestehenden Planungszeitraum vornehmen müssen, beispielsweise weil ein neuer Mitarbeiter zum Team hinzukommt oder der Dienstplan angepasst werden muss, können Sie direkt über den Dienstplan auf den Vorlagenmodus zugreifen.
Gehen Sie zu:
➡️ Dienstplan
➡️ Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte (⋮)
➡️ Wählen Sie Vorlage
Schritt 2: Ihre Vorlage erstellen
Eine Vorlage von Grund auf neu erstellen
➡️ Fügen Sie Mitarbeitenden oder Zonen Schichten hinzu – je nachdem, welche Planungsansicht Sie bevorzugen.
➡️ Stellen Sie den Dienstplan wie gewünscht zusammen
➡️ Fertig? Klicken Sie auf Speichern und geben Sie einen Namen für die Vorlage ein
Eine Vorlage laden
Verwenden Sie eine bereits gespeicherte Vorlage als Ausgangspunkt.
➡️ Klicken Sie auf Laden
➡️ Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus
Eine Vorlage bearbeiten
Nehmen Sie Änderungen an einer bestehenden Vorlage vor.
➡️ Klicken Sie auf Laden
➡️ Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten
➡️ Bearbeiten Sie Schichten, Mitarbeitende oder Wochen
➡️ Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen
Eine Vorlage leeren
Entfernen Sie alle Schichten, um von vorne zu beginnen.
➡️ Klicken Sie auf Leeren
➡️ Bestätigen Sie die Aktion
⚠️ Dadurch werden alle Schichten aus der Vorlage entfernt.
Tipps zur Verwaltung Ihrer Vorlage
Vorlagenlänge ändern
Passen Sie die Anzahl der Wochen in Ihrer Vorlage an.
Wochen neu anordnen
Sie können die Reihenfolge der Wochen innerhalb einer Vorlage ändern, damit sie besser zu Ihrem Planungszeitraum oder den Kalenderwochen passt.
➡️ Klicken Sie auf eine Woche und ziehen Sie sie an die gewünschte Position
Beispiel: Wenn Woche 2 zu Woche 1 werden soll, ziehen Sie Woche 2 einfach vor Woche 1.
Eine Woche duplizieren
Benötigen Sie eine zusätzliche Woche mit denselben Schichten?
➡️ Klicken Sie bei der entsprechenden Woche auf die drei Punkte (⋮)
➡️ Wählen Sie Duplizieren
Eine Kopie der Woche wird der Vorlage hinzugefügt.
Dienstplangruppen
Mit Dienstplangruppen können Sie festlegen, welche Gruppen im Dienstplan angezeigt werden.
➡️ Aktivieren oder deaktivieren Sie Gruppen, um sie in der Dienstplanansicht ein- oder auszublenden
➡️ Ziehen Sie die Gruppen per Drag-and-drop, um ihre Reihenfolge im Dienstplan zu ändern
Schritt 3: Ihre Vorlage ausrollen
➡️ Klicken Sie auf Speichern und geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage ein
➡️ Klicken Sie auf Ausrollen
➡️ Wählen Sie den Zeitraum für das Ausrollen aus
➡️ Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Bestehenden Dienstplan überschreiben
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie bestehende Schichten ersetzen möchten.Zum bestehenden Dienstplan hinzufügen
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie bestehende Schichten behalten und neue Schichten hinzufügen möchten.
➡️ Verwenden Sie die erweiterten Kriterien, wenn Sie die Vorlage nur für bestimmte Elemente ausrollen möchten:
Mitarbeitende – Rollen Sie die Vorlage nur für ausgewählte Mitarbeitende aus
Schichttypen – Rollen Sie nur bestimmte Schichttypen aus
Zonen – Beschränken Sie das Ausrollen auf ausgewählte Zonen
Beispiel: Wenn ein neuer Mitarbeiter zum Team hinzukommt, können Sie die erweiterten Kriterien verwenden, um die Vorlage nur für diese Person auszurollen, ohne den restlichen Dienstplan zu beeinflussen.
Wichtige Informationen
ℹ️ Eingetragener Urlaub und regelmäßige Abwesenheiten bleiben beim Ausrollen einer Vorlage erhalten und werden niemals gelöscht oder überschrieben. Alle anderen eingetragenen Abwesenheiten werden beim Ausrollen der Vorlage überschrieben.
Zusammenfassung
Im Vorlagenmodus können Sie Dienstplanvorlagen erstellen, bearbeiten, speichern und ausrollen. Sie können darauf zugreifen, indem Sie einen neuen Planungszeitraum erstellen, einen bestehenden Zeitraum öffnen oder Änderungen direkt über einen bestehenden Dienstplan vornehmen.
Sobald Ihre Vorlage fertig ist, können Sie sie ausrollen und den Dienstplan für Ihre Mitarbeitenden veröffentlichen!