La fonction document de SameSystem offre de nombreuses possibilités : l'ajout de documents à un contrat n'en est qu'une. Si vous souhaitez en savoir plus sur les documents et sur le principe de cette fonctionnalité, cliquez ici pour lire un article distinct expliqué plus en détail.
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Ce sont les sujets que nous aborderons dans cet article. Si vous souhaitez passer à une section spécifique, vous pouvez cliquer sur les liens ci-dessous pour ouvrir l'article dans une nouvelle fenêtre à partir du sujet sélectionné :
À propos des documents contractuels
Personnalisez le contrat avec des documents supplémentaires et utilisez des modèles
Lors de la création d'un contrat, il est souvent judicieux d'ajouter des documents supplémentaires tels qu'un manuel de l'employé, des directives d'entreprise et/ou d'autres accords concernant ce contrat spécifique. En ajoutant des documents à un contrat, nous nous assurons que l'employé obtient toutes les informations nécessaires concernant son contrat, le tout en un seul lieu.
Certaines entreprises utilisent des modèles de contrat, ce qui signifie que les détails du contrat doivent être générés dans un document où les termes et accords ont déjà été définis par l'administration.
Quelques conseils à noter |
Nous devons créer un contrat avant de pouvoir y ajouter des documents. |
Nous découvrirons comment générer un fichier dans cet article. Les fichiers générés sont des fichiers ayant été téléchargés dans SameSystem par votre administration afin que d'autres rôles de gestion (comme vous) puissent les utiliser lors de la création de contrats, par exemple. Si votre entreprise utilise par exemple des modèles de contrat pour générer des documents comportant des détails, le modèle comprendra des espaces réservés qui rassemblent automatiquement les données du contrat que vous avez créé dans le document. |
Certaines entreprises utilisent des lots de documents, pour une gestion encore plus efficace lors de la création de contrats. Il s'agit de lots de documents prédéfinis qui peuvent être appliqués à un contrat après sa création. C'est votre administration qui se charge de télécharger ces bundles. |
Nous pouvons toujours ajouter des documents aux contrats à venir, actifs et exécutés. |
Lors de l'ajout de documents à un contrat, ils sont appliqués spécifiquement au contrat que nous sélectionnons. Cela signifie que nous pouvons ajouter des documents qui ne sont valables que pendant la période du contrat sélectionné. De cette façon, nous n'avons pas à nous soucier de ne pas oublier de supprimer des documents si un nouveau contrat est généré, et cela ne s'applique pas aux documents contractuels précédents. Cela signifie également que nous pouvons ajouter des documents à un contrat à venir, sans que cela n'affecte le contrat actif. |
Ajout de documents aux contrats
1. Commencez par naviguer vers la liste des employés et dirigez-vous vers l'aperçu des contrats, ou cliquez sur le bouton ci-dessous pour y accéder directement.
2. Cliquez sur l'utilisateur et recherchez le contrat correct. Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter un document au contrat à venir de Josh. Par défaut, le contrat actif est mis en surbrillance, nous devons donc étendre le contrat à venir à la place.
Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur Ajouter un document.
3. Deux options de document sont présentées ; nous pouvons télécharger un fichier via notre propre ordinateur ou générer un fichier que notre administration a déjà téléchargé dans le système.
Pour les besoins de cet article, nous voulons générer un fichier pour Josh.
4. Appuyez sur Générer un fichier pour voir quels documents vous pouvez utiliser, puis cliquez simplement sur les documents que vous souhaitez ajouter. Notez que vous pouvez cliquer sur l'icône représentant un petit œil à côté du document pour obtenir un aperçu rapide du fichier généré avant de le créer. Vous pouvez également télécharger le(s) document(s) à ce stade.
Dans notre exemple, nous voulons le modèle « Store Helper ».
REMARQUE : N'oubliez pas que seuls les administrateurs ont accès aux modèles de téléchargement qui peuvent être générés à partir du système. Si vous ne voyez aucun document lorsque vous appuyez sur « Générer un fichier », cela signifie que votre siège social n'a téléchargé aucun document correspondant à ce contrat spécifique.
5. Appuyez sur Créer pour terminer la personnalisation du contrat.
Nous sommes automatiquement redirigés vers l'onglet Contrats , où nous pouvons voir que les documents ont été ajoutés.
Si vous souhaitez consulter les documents, accédez à l’onglet Document sur le côté gauche de la carte utilisateur. Localisez le contrat et téléchargez les documents.
Lots de documents
S'il existe un modèle dans le type de documents contractuels à signer pour certains contrats et qui doit les signer, il est possible d'utiliser des lots de documents.
Votre administration est en charge de la création et du téléchargement des lots de documents. Si vous ne voyez aucune option de lot comme le montre l'image ci-dessous, cela signifie que celles-ci n'ont pas été créées ou que le contrat que vous avez créé ne correspond pas aux exigences spécifiques des lots de documents créés par votre administration.
Ces lots sont essentiellement des combinaisons pré-structurées de documents et de signataires qui seront appliquées à un contrat.
Vous devez tout d'abord créer un contrat.
Une fois le contrat créé, cliquez sur Ajouter un document et sélectionnez un lot, comme indiqué ci-dessous :
3. Automatiquement, tous les documents du lot sélectionné seront ajoutés au contrat. Dans notre exemple ci-dessous, le lot comprenait un contrat de travail et un manuel de l'employé, ainsi que la possibilité de signer le contrat numériquement, où le nom de l'employé a été ajouté en tant que signataire.
4. Appuyez sur Créer lorsque vous avez terminé.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la configuration des lots de documents, nous vous recommandons de consulter cet article. Notez que l'article est restreint, vous n'aurez donc peut-être pas accès pour le lire .
Excellent travail ! 🎉 Nous espérons vous avoir fourni un soutien suffisant sur l’ajout de documents à des contrats. Dans le cas contraire, veuillez consulter notre section Aide et assistance ;
Aide et assistance
Passer à l'étape suivante - envoyer le contrat à signer numériquement
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