Het kunnen toevoegen van ondertekenaars aan documenten (en digitaal ondertekenen) is afhankelijk van uw bedrijfsovereenkomst met SameSystem. Neem bij twijfel contact op met uw beheerder.
Zorg er eerst voor dat het te ondertekenen document aangemaakt is. Bekijk de onderstaande artikelen als u hierbij hulp nodig heeft:
In dit artikel komt u te weten hoe u ondertekenaars aan een document toevoegt en hoe u documenten via het proces voor digitale ondertekening verzendt.
Hoe voegt u ondertekenaars toe aan een document?
1. Wanneer u een document aanmaakt, kunt u in de allerlaatste stap van het proces ondertekenaars toevoegen. Het zou er ongeveer zo uit moeten zien als op de onderstaande afbeelding. Druk op Handtekening toevoegen om de ondertekenaars toe te voegen.
2. Er verschijnt automatisch een nieuwe sectie, genaamd '@ Digitale handtekening'. Standaard wordt de naam van de werknemer toegevoegd aan het ondertekeningsproces. Druk op Ondertekenaar toevoegen om meer ondertekenaars toe te voegen.
Als de werknemer jonger is dan 18 jaar, verschijnt naast de werknemer een 'wettelijk vertegenwoordiger' als ondertekenaar. Klik hier om meer te lezen over de werking van het ondertekeningsproces als er een wettelik vertegenwoordiger bij betrokken is.
3. Voeg de benodigde ondertekenaars toe en druk op Opslaan als u klaar bent.
Helemaal klaar! Nu tonen we u hoe u het document kunt verzenden.
Hoe kunt u documenten voor digitale ondertekening verzenden?
1. Ga eerst naar Contractlijst via Tools - Overzichten - Contracten, of door op de onderstaande knop te drukken;
2. Zoek het contract op het tabblad Nieuw en klik erop. Aan de rechterkant van het scherm zou een ondertekeningsgedeelte moeten verschijnen.
3. Hier kunt u alle toegevoegde ondertekenaars zien. U hebt zelfs de mogelijkheid om er meer toe te voegen, voor het geval u er vergeten bent. U heeft ook de mogelijkheid om extra documenten toe te voegen door op Uploaden te klikken. Houd er wel rekening mee dat uw hoofddocument(en) al zijn toegevoegd. U hoeft ze dus niet toe te voegen.
4. Druk op Verzenden in de rechter benedenhoek als u klaar bent 🎉
Het document wordt naar de e-mailadressen van de ondertekenaars gestuurd, met instructies om het document te ondertekenen.
U kunt alle documenten die moeten worden ondertekend, volgen door op de tabbladen in de contractlijst te klikken. Die tabbladen zijn Nieuw / In behandeling / Verlopen / Voltooid.
U kunt ook de status van het specifieke document volgen nadat het ter ondertekening is verzonden. Klik hiervoor op het document in het tabblad In behandeling. Kleine pictogrammen naast de naam van de ondertekenaar geven het stadium van het ondertekeningsproces aan:
- Zandloper: Wachten op ondertekening
- Groen vinkje: Ondertekening voltooid
Vraagt u zich af hoe u het document moet ondertekenen?
We hebben een apart artikel waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe u een document ondertekent. U kunt het bekijken door hier te klikken. 🙌 In dit artikel leggen we ook uit hoe u een wettelijk vertegenwoordiger kunt toevoegen, als u specifiek op dat gebied hulp nodig heeft.
Help & Ondersteuning
Aarzel niet om contact op te nemen met onze Support-teams als u vragen of opmerkingen heeft over deze functie. Ze staan voor u klaar en helpen u graag 😃
🖥️ Web/pc: Klik op de blauwe ballon in de rechter benedenhoek.
📲 App: Klik op Meer, gevolgd door Contact ondersteuning.
☎️ Telefoon: +45 78 70 06 59, bel 1 voor ondersteuning.