Dokumentenhandhabung leicht gemacht
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über den Umgang mit Dokumenten in SameSystem wissen müssen, damit Sie Ihre Administrationszeit bei der Bearbeitung von Aufgaben in Bezug auf Dokumente optimieren können. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Dokumentübersicht sowie das Hinzufügen von Dokumenten zu einer Benutzerkarte.
Wenn Sie nach Anleitungen zum spezifischen Hinzufügen von Dokumenten zu Verträgen suchen, empfehlen wir Ihnen stattdessen diesen Artikel mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zu lesen 🙌
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Wo befindet sich die Dokumentfunktion?
Es gibt zwei Hauptdokumentbereiche im System. Schauen wir uns beide genauer an.
Die Dokumentübersicht
Die Dokumentübersicht ist genau das, wonach es sich anhört - eine Übersicht über die Dokumente der Benutzer. Dies ist der Ort, an dem wir uns befinden möchten, wenn es wichtiger ist, den Status der Dokumente von mehreren Benutzern gleichzeitig zu sehen, als die spezifischen Dokumentdetails pro Mitarbeiter.
1. Navigieren Sie zunächst über Abteilung - Benutzer - Abteilungsbenutzer zur Benutzerliste oder klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um direkt in Ihre Abteilung zu gelangen.
2. Klicken Sie auf die Übersicht Dokumente. Hier sehen Sie eine Liste Ihrer Benutzer, gefolgt von Spalten, die den Status ihrer Dokumente beschreiben. In unserem Beispiel sehen wir, dass Josh zwei Dokumente auf seiner Benutzerkarte hat. Eine davon wartet noch auf eine Unterschrift.
Wenn Sie auf einen der Benutzer klicken, werden Sie zu dessen Benutzerkarte weitergeleitet, auf der Sie Dokumente für diesen bestimmten Benutzer überprüfen, löschen oder hinzufügen können. Beachten Sie, dass Sie direkt zur Registerkarte Dokument innerhalb der Benutzerkarte weitergeleitet werden. Dies ist der zweite Hauptbereich der Dokumentfunktion. Schauen wir uns das jetzt genauer an.
Beachten Sie, dass Sie als Administrator die Dokumentübersicht auch über Administration - Benutzer - Alle Benutzer anzeigen können. Hier sehen Sie eine Übersicht aller Benutzer, auf die Sie Zugriff haben, unabhängig von ihrer Abteilung.
Die Registerkarte „Dokument“
Die Registerkarte Dokument befindet sich auf jeder einzelnen Benutzerkarte. Hier befinden sich alle Dokumente für den jeweiligen Benutzer. Hier können wir Dokumente hinzufügen, bearbeiten und löschen.
In unserem Beispiel sehen wir, dass Josh ein Dokument im Newsletter-Ordner sowie zwei Dokumente hat, bei denen die Unterschrift aussteht, die mit seinem aktiven Beschäftigungsverhältnis verbunden sind. Wir werden später in diesem Artikel mehr über verschiedene Arten von Dokumenten erfahren.
Wir können auf die kleinen Pfeile klicken, die nach rechts zeigen, wenn wir weitere Details zu diesem bestimmten Dokument sehen möchten. Hier können wir auch das/die Dokument(e) herunterladen oder ganz löschen.
Dokumentenpakete
Wenn es ein Muster gibt in Bezug auf die Art der Vertragsdokumente, die für bestimmte Verträge unterzeichnet werden müssen, und im Bezug darauf, wer sie unterzeichnen muss, können Dokumentenpakete verwendet werden. Diese Dokumentenpakete sind im Grunde vorstrukturierte Kombinationen von Dokumenten und Unterzeichnern, die auf einen Vertrag angewendet werden.
Die Administration in Ihrem Unternehmen ist für die Erstellung und das Hochladen der Dokumentpakete verantwortlich.
Wenn Sie Administrator sind und mehr über das Einrichten von Dokumentenpaketen erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen.
Wenn Sie ein Manager sind und wissen möchten, wie Sie ein Dokumentenpaket in einen Vertrag hochladen, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen.
Tolle Leistung 🎉 Wir hoffen, Sie bei der Erstellung von Verträgen ausreichend unterstützt zu haben. Wenn nicht, lesen Sie bitte unseren Abschnitt Hilfe und Support;
Hilfe und Support
Wir haben einige der häufigsten Probleme zusammengestellt und nachfolgend mögliche Lösungen bereitgestellt;
Problem | Lösung |
Wie lade ich ein Dokument hoch? | In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Dokument in der Registerkarte Dokument hochladen. |
Wie lade ich ein Dokument in einen bestimmten Vertrag hoch? | In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Dokument zu einem Vertrag in der Registerkarte Vertrag hochladen. |
Keine der Kategorien entspricht dem Dokumenttyp, den ich hochladen möchte | Wenden Sie sich an Ihre Administration, da diese die Einrichtung der Dokumentkategorien des Unternehmens kontrolliert. |
Meine Datei ist im JPG-Format, aber ich kann sie beim Hochladen nicht auswählen? | Wir unterstützen derzeit die Formate PDF und .docx. Bitte ändern Sie das Format Ihrer Datei und versuchen Sie es erneut. |
Die Schaltfläche "Erstellen" ist grau/nicht anklickbar | Stellen Sie sicher, dass Sie eine Datei über die Schaltfläche Datei hochladen hochgeladen haben. |
Ich habe das falsche Dokument hochgeladen! | Gehen Sie zur Registerkarte „Dokument“ in der Benutzerkarte und klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Dokument. Sie werden zu einem Fenster weitergeleitet, in dem die Schaltfläche Dokument löschen angezeigt werden soll. |
Als Administrator möchte ich ein Dokument hochladen, das mehrere Benutzer lesen können. Muss ich das Dokument auf jeder Benutzerkarte hochladen? | Wir empfehlen stattdessen, im Hauptmenü zu Startseite - Dokumente zu gehen. Hier können Sie Dokumente hochladen und entscheiden, welche Titel darauf zugreifen können. Beachten Sie, dass die Benutzer die Dokumente hier finden, nicht in ihren Benutzerkarten. |
Wenn keiner der oben genannten Vorschläge Ihr Problem gelöst hat, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team. Die Antwortzeit im Chat beträgt an Wochentagen weniger als 5 Minuten 🚀
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