Para crear un nuevo horario, ve a Horario → Planificar Nuevo Período. Luego elige la fecha de inicio del período; ten en cuenta que, para la planificación semanal, el período debe comenzar en lunes. La duración del horario está predefinida en la configuración por tu administrador.

Después de seleccionar la fecha de inicio y hacer clic en Iniciar Planificación, ingresarás al modo plantilla. Aquí puedes crear un horario base para turnos fijos que se repiten semanalmente durante el período. Las plantillas son especialmente útiles para empleados a tiempo completo, pero son opcionales; por ejemplo, si solo tienes empleados por horas.

Puedes decidir cuántas semanas debe cubrir tu plantilla. Selecciona una semana si el mismo horario se repetirá cada semana. Si tu horario varía en la segunda semana, configura la plantilla para que abarque dos semanas.

Para crear un turno, haz clic en una celda vacía del día y empleado correspondiente. Haz clic en la línea de tiempo y ajusta la duración del turno arrastrando los extremos del fragmento o ingresando los detalles en Detalles del Turno.

También puedes usar los horarios favoritos (consulta la guía aquí: https://helpapp.samesystem.com/en/articles/5562837-create-favourite-working-hours).

Aquí también seleccionas la duración de la pausa. La duración de la pausa puede estar predefinida en la configuración de pausas por tu administrador, en función de la duración del turno, y el sistema puede impedirte establecer una pausa demasiado corta o demasiado larga.

También puedes asignar una zona al turno en Detalles del Turno. Las zonas están predefinidas por tu administrador.

También puedes usar la Vista de Zonas, la cual requiere que tu administrador haya configurado zonas (por ejemplo: Caja, Almacén, Cocina, etc.). Esto te permite planificar turnos sin asignarlos de inmediato, lo cual es ideal si conoces las necesidades de personal pero no quién tomará el turno.

También puedes aplicar el turno directamente a un empleado. Una vez planificado, el turno no tiene propietario hasta que se despliegue o se publique el horario. Después de desplegar el plan, puedes asignar estos turnos directamente a un empleado o ponerlos a disposición de empleados específicos (o de todos) al publicar el plan.

Al planificar en modo plantilla, se muestra el balance de cada empleado. Este número refleja si las horas programadas coinciden con su contrato. Por ejemplo, un contrato de 37 horas semanales comienza con un balance de -37 horas. A medida que agregas turnos, el balance se acerca a cero.

Para evitar grandes discrepancias, lo ideal es que el balance sea 0 antes de desplegar el plan. De lo contrario, las -37 horas se multiplicarán por el número de semanas planificadas, lo que resultará en un déficit significativo frente a las horas contratadas.

Puedes ver el estado de tu planificación en comparación con las horas contractuales pasando el mouse sobre el balance.

Una vez que estés satisfecho con la plantilla, recuerda guardarla con un nombre reconocible. Esto te permitirá reutilizarla fácilmente más adelante mediante Cargar en el modo plantilla.

Ahora puedes desplegar tu plantilla para el período de horario. Debes considerar varios criterios:

Finalmente, haz clic en Confirmar. El sistema verificará conflictos en el horario, como vacaciones. Si un empleado tiene permisos durante el período de despliegue, puedes eliminar los turnos de esos días o convertirlos en turnos abiertos, que funcionan igual que los planificados en la vista de zonas y que luego pueden asignarse o ponerse a disposición para que alguien los tome.

Una vez resueltos los conflictos, el despliegue puede continuar.

Si tienes habilitado Baseplan, puedes configurar un horario fijo para empleados que siguen un patrón de trabajo constante. Baseplan funciona de manera similar a una plantilla, pero permanece activo indefinidamente hasta que se sobrescriba manualmente.

Por ejemplo, si utilizas un período de planificación de 16 semanas con una plantilla, esta solo se aplica durante esas 16 semanas hasta que la plantilla se vuelva a cargar. Con Baseplan, el patrón de trabajo continúa automáticamente a lo largo de los períodos de planificación — no es necesario recargarlo, a menos que cambie el horario del empleado.

Nota: Baseplan es ideal para empleados con patrones de trabajo recurrentes y a largo plazo. Para horarios a corto plazo o rotaciones estacionales, las plantillas pueden ser más adecuadas.

Después del despliegue, el horario se muestra con fechas y números de semana. Los balances se actualizan en función de cualquier desviación de las horas contratadas, lo que enfatiza la importancia de haber alineado correctamente las horas en la plantilla.

En el horario desplegado, puedes hacer ajustes flexibles, como añadir ausencias (por ejemplo, vacaciones o baja por enfermedad). También puedes poner al empleado disponible para ser prestado a otros departamentos, todo desde el Panel de Acciones del turno.

Para hacer cambios en un día completo, usa el botón Agregar – por ejemplo, para registrar una ausencia o un préstamo para todo el día. Para fragmentos de turno específicos, utiliza las pestañas justo debajo de la línea de tiempo (Turno, Ausencia, Préstamo).

Un fragmento, en este caso, significa que el día se divide en múltiples turnos – por ejemplo, trabajar primero en el almacén y luego en la caja.

Esta fragmentación es útil cuando los empleados cambian de zona o ubicación durante un turno o se ausentan por alguna razón.

Todas las acciones quedan registradas en el historial del turno en el Panel de Acciones.

Una vez realizados todos los ajustes, publica el horario mediante el botón Publicar.
Sabrás que un turno está publicado cuando el borde azul desaparezca.

Los empleados ahora son notificados de sus turnos y pueden verlos y postularse a los turnos disponibles. Si el registro de tiempo está habilitado (a través del navegador o la App), los empleados pueden registrar su entrada y salida de los turnos.

Los empleados también pueden solicitar ausencias, vacaciones e indicar disponibilidad o no disponibilidad para días específicos. Marcar disponibilidad funciona solo como una sugerencia para el planificador y no impide que se asignen turnos.

Como gerente, eres responsable de aprobar los registros de tiempo cuando existan discrepancias.

Para revisar los registros de tiempo:

Una vez que todo esté revisado, puedes Confirmar el Día en la parte inferior del horario para bloquearlo y que quede listo para la aprobación de nómina.

Nota: Lo que puedes ver y editar en la sección de RR. HH. depende de tus permisos. Tu administrador define a qué datos puedes acceder (por ejemplo, contratos, saldo de vacaciones, documentos).

En RR. HH. → Empleados, encontrarás una lista de todos los empleados registrados con información sobre:

Puedes filtrar por puesto, estado y departamento. Si tienes acceso a múltiples departamentos, puedes filtrar en consecuencia.

Al contratar a un nuevo empleado, agrégalo a la lista de empleados.

Para crear un nuevo empleado:

El empleado ahora está en estado borrador, lo que significa que no se ha creado un contrato y aún no aparecerá en el horario. En el perfil del empleado, ahora puedes crear un contrato que, como mínimo, incluya la fecha de inicio, el puesto y las horas semanales del contrato. Si el salario aún no se conoce, puedes actualizarlo más adelante.

Nota: Algunos campos son opcionales. Si no estás seguro de cuáles completar, consulta con tu administrador.

Una vez que el empleado se cree con un contrato, aparecerá en el horario. Se enviará automáticamente un correo electrónico de bienvenida con un enlace para establecer una contraseña, a menos que elijas retrasarlo al crear el contrato.

El enlace es válido por 24 horas y puede ser reenviado por ti si es necesario.

Puedes acceder al perfil del empleado para actualizar información personal, corregir contratos o ajustar los saldos de vacaciones. Si una condición laboral cambia (por ejemplo, un aumento o una modificación en las horas de contrato), crea un nuevo contrato en lugar de modificar el existente. De lo contrario, corres el riesgo de sobrescribir o perder datos históricos importantes.

Por ejemplo, es necesario un nuevo contrato cuando un empleado es transferido a otra tienda o cuando ocurren cambios significativos, como la modificación de funciones laborales o de las horas de trabajo. Estas situaciones garantizan una alineación precisa con los requisitos operativos y de programación, manteniendo la integridad de los registros del empleado.

También puedes enviar un correo de restablecimiento de contraseña desde el perfil del empleado si ha olvidado su contraseña. El correo incluye un enlace de restablecimiento que es válido durante 1 hora.

Puedes planificar vacaciones futuras en Horario → Planificador a Largo Plazo. Aquí verás las solicitudes y aprobaciones de ausencias y podrás filtrar por vistas específicas.

Puedes solicitar vacaciones para ti o para otros. Completa las fechas de inicio y fin, el empleado y el tipo de ausencia. Verás cuántos días de vacaciones se han acumulado, cuántos se usarán y cuántos quedarán disponibles.

Las solicitudes de vacaciones deben ser aprobadas por un gerente. Si haces la solicitud en nombre de otra persona, deberás aprobarla después de enviarla.

Las vacaciones aprobadas sustituyen cualquier turno o ausencia existente. Si tu administrador ha habilitado la opción en Configuración General, puedes convertir los turnos sobrescritos en turnos abiertos.

Una vez que todos los días del horario estén confirmados, las horas estarán listas para la exportación de nómina.

Nota: Lo que puedes ver y hacer en la sección de Nómina depende de tus permisos. Tu administrador define a qué funciones (por ejemplo, aprobar horas, exportar nómina) tienes acceso.

Recomendamos aprobar el período de nómina antes de exportar cualquier dato. Esto ayuda a asegurar que todas las horas registradas hayan sido revisadas y finalizadas. La exportación reflejará las horas tal como aparecen en el momento de la aprobación, por lo que es una verificación final útil antes de procesar.

Nota: Antes de la aprobación, un administrador puede reabrir días individuales en el horario para hacer ediciones. Una vez aprobado el período de nómina, deberás reabrir todo el período para realizar cambios. Esto agrega una capa adicional de seguridad, bloqueando las horas para que los datos exportados reflejen el horario finalizado.

Ve a Nómina → Aprobar Horas/Nómina. Selecciona el período y los empleados, luego haz clic en Ver. Verás:

Desplázate hacia la derecha para verificar que todos los días estén confirmados. No puedes aprobar el período de nómina hasta que todos los días estén confirmados.

Una vez aprobado, puedes exportar el archivo de nómina en Nómina → Exportar Nómina. Elige el período de nómina y el departamento, y marca las casillas de horario y bonificaciones. Si las ausencias se gestionan en un archivo separado, descárgalo después.

El formato de exportación está adaptado a tu sistema de nómina por tu administrador.

En Informes → Centro de Informes, encontrarás diversos reportes. Cada uno incluye una descripción, y los filtros te permiten acotar los resultados. Por ejemplo, puedes filtrar por empleado y hacer clic en Actualizar. Los gráficos pueden ampliarse y exportarse como imágenes o archivos CSV.

En Informes → Vistas Generales, encontrarás KPIs (ingresos, porcentaje salarial, etc.) por día, semana o mes. También puedes definir períodos personalizados.

Esta sección también incluye vistas generales de ausencias. Elige un período, el/los tipo(s) de ausencia y haz clic en Calcular. Luego filtra por departamento, puesto o empleado y, opcionalmente, muestra el número de días de ausencia. Puedes ver esto en SameSystem o exportarlo a Excel, CSV o PDF.

En Informes → Estadísticas, encontrarás:

Puedes suscribirte a los informes y recibirlos automáticamente por correo electrónico.

En Inicio, obtienes una vista general de tus turnos actuales y próximos. Aquí puedes registrar tu entrada y salida de los turnos si tienes habilitado el registro de tiempo.

También verás un resumen de solicitudes como: solicitudes de ausencia, solicitudes de intercambio de turnos y turnos abiertos en espera de tu aprobación, así como los días del horario que están pendientes de tu confirmación.

Más abajo, encontrarás un resumen de tus propias solicitudes y un resumen de los cambios en el horario.

En Calendario, obtendrás una vista mensual de tus turnos programados. Los puntos indican actividades en días específicos: los puntos azules representan turnos y los puntos rojos representan ausencias.

Puedes filtrar el calendario según los tipos de turnos que quieras ver. También tienes la opción de descargar tu horario a tu calendario personal mediante Obtener iCalendar.

En Departamento, puedes acceder al horario de tu departamento. Si tienes acceso a varios departamentos, debes elegir cuál deseas ver. Aquí, al igual que en la versión web, puedes acceder a los horarios de diferentes semanas. Puedes elegir ver la vista semanal o diaria, y también puedes acceder a la vista de zonas.

En la vista diaria, obtendrás un resumen de algunos KPIs clave. También puedes ver una lista de los turnos del departamento. La tercera vista muestra los registros de tiempo realizados en el departamento, donde puedes aprobar turnos directamente desde la aplicación.

En la vista semanal, tú, como gerente, puedes crear turnos y ausencias haciendo clic en el ícono +. Para crear un turno, primero elige el departamento (si no es tu departamento predeterminado), luego selecciona la fecha y la hora. Puedes usar tus horarios favoritos de la versión web para mayor comodidad. Después, haz clic en Continuar y asigna al empleado que cubrirá el turno.

Para las ausencias, sigues el mismo proceso: selecciona al empleado correcto y luego la fecha de la ausencia.

Aquí puedes ver los datos de contacto de los departamentos de la empresa.

Si la función de chat está habilitada, puedes usar el menú Chat para comunicarte con tus empleados, ya sea de forma individual o en chats grupales.

En Más, puedes acceder a varias funciones: