Tässä artikkelissa opit luomaan sopimuspohjan järjestelmään sekä asettamaan placeholderin eri datakentille työntekijän tiedoista järjestelmän profiilista dokumenttiisi.

Etene polkua:

➡️ Settings (Asetukset)

➡️ HR

➡️ Contract templates (Sopimuspohjat)

Valitse, mihin kansioon haluat tallentaa pohjasi, ja klikkaa New contract template (Uusi sopimuspohja):

Ennen kuin lataat Word-dokumentin, sinun tulee asettaa placeholderit niille tiedoille, joita haluat sisällyttää pohjaasi.

1. Klikkaa nuolta halutun kategorian kohdalla 🔻

2. Kopioi halutun tietokentän placeholder klikkaamalla sitä, esim. työntekijän osoite:

3. Tämän jälkeen mene Word-dokumenttiisi (= sopimus), ja liitä placeholder siihen kohtaan, jonne kyseisen tietokentän haluat, esimerkiksi työntekijän osoite:

4. Kun olet liittänyt dokumenttiisi kaikki ne placehodlerit tietokentille, joita haluat käyttää, tallenna dokumentti ja lataa se sopimuspohjiisi (Upload contract):

5. Nimeä pohjasi kohdassa Title (esim. "Tuntityöntekijän sopimus"), valitse oikea sopimustyyppi Contract type, mitä nimikkeitä (Titles) kyseinen sopimuspohja koskee, ja lisää ainakin Administrator niihin nimikkeisiin, jotka voivat kyseistä sopimuspohjaa käyttää ja muokata (Titles with access to contract template).

Käytetyt placeholderit ovat nyt korostettuna vihreällä ja niissä on vihreä rasti. ✅

Jos haluat sopimusdokumentillesi tietoja henkilön profiilissa olevista lisätietokentistä (extra fields), löydät ne kohdasta Advanced employee data form.

Voit valita placeholderiksi joko lisätietokentän koko nimen (vihreällä alla olevassa kuvassa 👇), tai voit tilanpuutteessa kopioida lyhyemmän placeholderin, jossa on kyseisen kentän ID (kuvassa sinisellä, alkaa @P, jonka perässä on ID numero.)

Alla olevassa esimerkissä siis ympyröitynä sama tietokenttä, mutta eri koodeilla. @P11607 on sama tietokenttä, kuin USER_EXTRA_11607_ACCOUNT_NUMBER.

Ainoa ero placeholderin tekstin pituus.

Voit lisätä pohjaan myös työntekijän profiilissa olevia Kyllä/Ei -valintakenttiä:

Kaikilla tällaisilla Kyllä/Ei kentillä on kaksi palcerholderia. Placeholder alkaa P ja sisältää kentän ID numeron. Toinen alkaa @ ja toinen loppuu X:ään.

Lisätäksesi tällaisen kentän dokumentille, sinun tulee lisätä molemmat placeholderit vierekkäin:

Kun luot tiedoston valmiiksi, se näyttää tältä👇

Alla esimerkissä on korostettuna keltaisella kaikki placeholderit:

🖥️ Web/PC: Klikkaa sinistä kuplaa oikealla alhaalla.

📲 App: Klikkaa More, ja tämän jälkeen Contact support.

​