Notez que la capacité d'ajouter des signataires à des documents (et de signer) numériquement dépend de l'accord de votre entreprise avec SameSystem. En cas de doute, veuillez contacter votre administrateur.
Pour commencer, assurez-vous d’avoir créé le document qui doit être signé. Consultez les articles ci-dessous si vous avez besoin d'aide à cet égard ;
Dans cet article, nous découvrirons comment ajouter des signataires à un document lors de sa création et comment envoyer des documents par le biais du processus de signature numérique.
Comment ajouter des signataires à un document
1. Lorsque vous créez un document, vous pouvez ajouter des signataires à la toute dernière étape du processus. Votre vue devrait ressembler à l'image ci-dessous. Appuyez sur Ajouter une signature pour commencer à ajouter les signataires.
2. Automatiquement, une nouvelle section apparaît, appelée « @ Signature numérique ». Par défaut, le nom de l'employé est ajouté au flux de signature. Appuyez sur Ajouter un signataire pour ajouter d'autres signataires.
Si l'employé a moins de 18 ans, un « tuteur légal » apparaîtra comme signataire en plus de l'employé. Cliquez ici pour en savoir plus sur le fonctionnement du processus de signature lorsqu'un tuteur légal est impliqué.
3. Ajoutez les signataires nécessaires, et appuyez sur Créer lorsque vous avez terminé.
Et voilà ! Maintenant, continuons et apprenons également comment envoyer le document ;
Comment envoyer des documents pour une signature numérique
1. Commencez par vous rendre dans la liste des contrats via Outils - Aperçus - Contrats, ou en cliquant sur le bouton ci-dessous ;
2. Localisez le contrat dans l'onglet Nouveau, et cliquez dessus. Une section de signature devrait apparaître sur le côté droit de votre écran.
3. Vous pouvez y voir tous les signataires ajoutés, et vous avez même la possibilité d'en ajouter d'autres, au cas où vous en auriez oublié. Vous avez également la possibilité d'ajouter des documents supplémentaires en cliquant sur Télécharger, mais notez que votre ou vos documents principaux ont déjà été ajoutés et que vous n'avez pas besoin de les ajouter.
4. Appuyez sur Envoyer dans le coin inférieur droit lorsque vous avez terminé 🎉
Le document sera envoyé à l’adresse électronique des signataires, où figurent des instructions relatives à la signature.
Vous pouvez suivre tous les documents nécessitant une signature en cliquant sur les onglets de la liste des contrats : Nouveau / En attente / Expiré / Terminé.
Vous pouvez également suivre le statut d'un document spécifique après qu'il ait été envoyé pour signature, en cliquant sur l'onglet En attente. De petites icônes à côté du nom des signataires indiquent à quel stade se trouve le processus de signature ;
- Sablier : En attente d'être signé
- Coche verte : Signature terminée
Vous vous demandez comment signer le document ?
Nous avons un article séparé qui explique étape par étape comment signer un document, vous pouvez le consulter en cliquant ici. 🙌 Dans cet article, nous expliquons également comment ajouter un tuteur légal, si vous recherchez une assistance concernant ce domaine spécifique.
Aide et assistance
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