Ce que vous apprendrez dans cet article :
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Introduction aux soldes de congés
Situé dans l'onglet intitulé Soldes de congés au sein de la fiche utilisateur, vous pouvez visualiser les soldes de congés d'un utilisateur. Selon le nombre de types de types de congés dont dispose l'utilisateur, vous verrez une ou plusieurs cartes de solde avec les soldes relatifs ici.
Dans l'historique des soldes, vous trouverez également des informations détaillées sur tous les événements ayant eu lieu, tels que les transferts, les corrections et les soldes expirés, pertinents à la date que vous avez sélectionnée dans le sélecteur de date. Examinons de plus près ce que ces termes signifient réellement et comment tirer le meilleur parti de ces outils 💪
Qu'est-ce qu'une carte de solde ?
Chaque type de congés est représenté par une fiche de solde qui présente les informations suivantes :
Accumulé : montant accumulé selon les paramètres du type de congés.
Extension : montant d'une période de vacances précédente qui a été prolongée jusqu'à la période que vous consultez. Avoir un flux d'extension comme celui-ci dépend de vos paramètres de type de congés, plus précisément si vous avez configuré une date d'expiration qui déclenche l'extension.
💡 Contactez votre Customer Success Manager pour plus d'informations sur cette configuration.
Transfert : solde restant de la période de vacances précédente qui a été transféré dans la période que vous consultez à présent.
💡 Si vous souhaitez en savoir plus sur les transferts, et comment procéder, nous vous recommandons de consulter cet article : Comment transférer le solde de congés.
Corrections : affiche la somme de toutes les corrections manuelles jusqu'à la date sélectionnée dans le sélecteur de date.
💡 Si vous voulez en savoir plus sur la façon d’effectuer des corrections manuelles, consultez cet article : Comment corriger manuellement les soldes de congés.
Dépensé : affiche la somme des jours de congés pris jusqu'à la date sélectionnée dans le sélecteur de date.
Expiré : lors de la navigation jusqu'au lendemain de la date d'expiration, ce champ affiche le montant expiré. La date d'expiration dépend de la date définie sur le type de congés. Sachez que la date d'expiration définie dans le type de congés est la dernière date disponible, donc le montant expire le lendemain. Par exemple, si vous définissez une date d'expiration le 31 décembre de la prochaine période de vacances, vous verrez le montant expirer le 1er janvier.
Non payé : les jours non payés sont des jours de congés qui ont dépassé le solde disponible. Le fait qu'un utilisateur puisse ou non avoir des jours non payés dépend des paramètres du type d'absence.
💡 Contactez votre Customer Success Manager pour plus d'informations à ce sujet.
Où trouver les cartes de solde de congés
La ou les cartes de solde de congés se trouvent dans les fiches utilisateur de chaque employé, dans l'onglet intitulé Solde de congés. Dans notre exemple ci-dessous, nous avons mis en évidence les deux fiches existantes pour cet utilisateur :
🗓️ Comment utiliser le sélecteur de date
Le sélecteur de date vous permet de naviguer à travers les dates et les différentes périodes de vacances. En cliquant sur le sélecteur de date (visualisé sous la forme d'une petite icône de calendrier), un calendrier vous sera présenté où il est possible de :
Sélectionner une seule date
Sélectionner la date « Aujourd'hui »
Accéder au mois suivant et au mois précédent en cliquant sur les flèches simples du haut
Naviguer jusqu'à l'année précédente et l’année suivante à l'aide des doubles flèches
Sélectionner la période de vacances précédente et la période suivante en cliquant sur les flèches simples du bas
Sélectionner « Fin de cette période » pour accéder au dernier jour de la période de vacances dans laquelle se trouve l'utilisateur :
Selon la date sélectionnée, la ou les fiches de solde afficheront les soldes jusqu'à la date sélectionnée. De plus, la date sélectionnée contrôle les informations dans l'historique du solde qui affichera des données détaillées jusqu'à la date sélectionnée. Nous en apprendrons plus sur l'historique des soldes plus loin dans cet article.
🎯 Ajout de filtres
Les filtres vous permettent de spécifier le type de données de solde de congés à afficher. En cliquant sur le bouton Ajouter un filtre, vous pouvez filtrer à la fois le type de congés (titre de vacances) et le type d'événement :
Titre de vacances : ici, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs types de congés. Ce filtre sera appliqué aux fiches de solde et à l'historique des soldes.
Type d'événement : ici, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs événements. Ce filtre ne sera appliqué qu'à l'historique du solde.
Par exemple, si vous sélectionnez Ferie (c'est-à-dire Congés) dans le filtre de titre Congés et Accumulé dans le type d'événement, vous ne verrez que la carte de solde pour Ferie (Congés). De plus, dans l'historique des soldes, vous ne verrez que les événements cumulés pour Ferie jusqu'à la date sélectionnée dans le sélecteur de date :
💡 Regardez cette vidéo de 60 secondes pour nous voir utiliser le sélecteur de date et le filtre en action 🎦 :
⏪ Historique du solde
Comme son nom l'indique, l'historique du solde désigne un historique des événements dans les soldes de congés de l'utilisateur. Vous verrez cinq colonnes principales :
Type d'événement : le nom du type d'événement est affiché dans cette colonne
Commentaires : certains événements, tels que les corrections et les transferts, peuvent faire l'objet d'un commentaire au fur et à mesure qu'ils ont été effectués. Ce commentaire sera affiché dans cette colonne. Si le commentaire ne tient pas dans la largeur de la colonne, vous pouvez passer la souris sur le commentaire ou étendre la largeur de la colonne pour en voir l'intégralité.
Survol d’un commentaire :
Développement de la colonne Commentaires :
Disponible depuis : cette date est la première date à laquelle le montant est disponible
Disponible jusqu’à : cette date est la dernière date disponible d'un montant
Montant : montant d'un événement spécifique suivi de l'unité (l'unité peut être par exemple les jours).
❗ Nous arrivons à la fin de notre explication de la signification de la carte de solde et de l'historique du solde 🎉 Nous espérons que ces informations vous ont été utiles !
Vous trouverez ci-dessous des informations supplémentaires sur les sujets traités ci-dessus, telles qu'un examen plus approfondi des données de l'historique des soldes, comment trier la liste des soldes et comment le système gère les soldes dépensés présentant des corrections et/ou des transferts.
N'oubliez pas que si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour comprendre cette fonctionnalité, n'hésitez pas à contacter notre support. Nos coordonnées sont indiquées au bas de cet article.
Les variations dans « Disponible à partir de » et « Disponible jusqu'à » dépendent du type d'événement :
L'événement est Accumulé/Prolongation/Transfert : ces montants dépendent de vos paramètres de congés et ont une période de validité limitée pendant laquelle l'employé peut utiliser ce solde. Cette période de validité est exprimée par les dates dans Valide à partir du - valide jusqu’à.
L'événement est Corrections : les corrections peuvent avoir la même validité que les paramètres, mais elles peuvent également avoir des périodes de validité différentes, en fonction de ce que l'utilisateur a sélectionné lors de la correction manuelle elle-même.
Corrections positives : lorsqu'un montant est ajouté, la correction aura des dates valables du - valables jusqu'à.
Correction négative : lorsqu'un montant est déduit, la correction n'aura qu'une date de début de validité, qui correspond à la date à laquelle le montant est déduit du solde disponible.
L'événement a expiré : de la même manière qu'une correction négative, le montant expiré n'aura que la date à laquelle le montant est expiré (valable à partir de) et déduit du solde disponible.
L'événement est Dépensé : les événements Dépensé ont uniquement des dates de début de validité, c'est-à-dire la date à laquelle l'absence de congés a été placée/utilisée.
Lorsque l'un des événements mentionnés ci-dessus se produit, il entraîne une modification du solde disponible à cette date spécifique. Nous montrons ce changement dans la ligne grise (voir image ci-dessous).
Par exemple, comme le montre la capture d'écran, le 01/01/2021, 2 jours ont expiré. Dans l'historique du solde, nous affichons l'événement « Expiré autre », suivi de la date à laquelle le montant a expiré et du montant. Dans la ligne grise, nous montrons quel est le solde disponible après l'expiration du montant.
Tri de la liste des soldes
Par défaut, les événements de l'historique des soldes sont répertoriés du plus récent au moins récent par rapport à la date sélectionnée dans le sélecteur de date. En cliquant sur la colonne disponible à partir de, vous pouvez changer le tri du moins récent au plus récent, et vice-versa.
Comment le système gère les soldes dépensés présentant des corrections et/ou des transferts
Lorsqu'un utilisateur fait transférer un montant sur une nouvelle période et que des corrections sont effectuées dans la nouvelle période, les dépenses sont déduites dans cet ordre :
Déduit du pool de correction
Déduit du pool de transfert
Déduit de l'accumulation définie dans le réglage du type de congés
Aide et support
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