Wat u in dit artikel leert:
U kunt op de onderstaande links klikken om direct naar het betreffende deel in dit artikel te gaan.
Inleiding tot vakantiesaldo's
Op het tabblad Vakantiesaldo binnen de medewerkerskaart kunt u het vakantiesaldo van een medewerker bekijken. Afhankelijk van hoeveel soorten vakantietypes een medewerker heeft, ziet u hier één of meerdere saldokaarten met de betreffende saldo's.
In de saldogeschiedenis vindt u ook gedetailleerde informatie over eventuele uitgevoerde acties, zoals overboekingen, correcties en verlopen saldo's voor de datum die u in de datumkiezer geselecteerd hebt. In dit artikel geven we u meer uitleg over de begrippen en hoe u het meeste uit deze tools kunt halen 💪
🤔 Wat is een saldokaart?
Elk vakantietype bevat een saldokaart met de volgende gegevens:
Opgebouwd: Het opgebouwde bedrag volgens de instellingen van het vakantietype
Verlenging: Het aantal van een eerdere vakantieperiode dat verlengd is tot de periode waar u naar kijkt. De mogelijkheden voor een verlenging hangen af van uw instellingen voor de het vakantietype, meer bepaald als u een vervaldatum hebt ingesteld die de verlenging activeert.
💡 Neem contact op met uw Customer Success Manager voor meer informatie over het instellen.
Overboeking: Het resterende saldo van de vorige vakantieperiode dat is overgeboekt naar de periode waar u nu naar kijkt.
💡 Lees het volgende artikel als u meer wilt weten over overboekingen en hoe u dit moet doen: Hoe kunt u een vakantiesaldo overboeken?
Correcties: Toont de som van eventuele handmatige correcties tot de datum die in de datumkiezer gekozen is.
💡 Meer informatie over handmatige correcties vindt u in dit artikel: Hoe kunt u vakantiesaldo's handmatig verbeteren?
Gebruikt: Toont de som van de gebruikte vakantiedagen tot de datum die in de datumkiezer gekozen is.
Verlopen: Wanneer u naar de dag na de vervaldatum gaat, toont dit veld het verlopen aantal. De vervaldatum is afhankelijk van de datum die is ingesteld voor het vakantietype. De ingestelde vervaldatum in het vakantietype is de laatst beschikbare datum. Het bedrag vervalt dan ook de dag erna. Als u bijvoorbeeld een vervaldatum instelt op 31 december van de volgende vakantieperiode, zult u zien dat het aantal op 1 januari verlopen is.
Onbetaald: Onbetaalde dagen zijn vakantiedagen die het beschikbare saldo overschreden hebben. Het hangt af van de instellingen voor het type afwezigheid of een medewerker al dan niet onbetaalde dagen kan hebben.
💡 Neem contact op met uw Customer Success Manager voor meer informatie.
🔎 Waar vindt u de vakantiesaldokaarten?
De vakantiesaldokaart(en) bevinden zich in de medewerkerskaarten van elke medewerker, meer bepaald in het tabblad Saldo vakantie dagen/uren. In ons onderstaande voorbeeld hebben we de twee bestaande kaarten voor deze medewerker uitgelicht:
🗓️ Hoe kunt u de datumkiezer gebruiken?
Met de datumkiezer kunt u door datums en verschillende vakantieperiodes bladeren. Wanneer u op de datumkiezer (voorgesteld als een klein kalenderpictogram) klikt, ziet u een kalender waarin u het volgende kunt doen:
Eén datum selecteren
De datum van 'Vandaag' selecteren
Naar de volgende en vorige maand gaan door op de bovenste enkele pijlen te klikken
Naar het vorige en volgende jaar gaan met de dubbele pijlen
De vorige en volgende vakantieperiode selecteren door op de onderste enkele pijlen te klikken
'Einde van deze periode' selecteren om over te gaan naar de laatste dag van de vakantieperiode waarin de medewerker zich bevindt:
Afhankelijk van de geselecteerde datum tonen de saldokaart(en) de saldo's tot de geselecteerde datum. Bovendien bepaalt de geselecteerde datum de informatie in de saldogeschiedenis. Die geschiedenis toont gedetailleerde informatie tot aan de geselecteerde datum. Verderop in dit artikel komt u meer te weten over de saldogeschiedenis.
🎯 Filters toevoegen
U kunt de filters gebruiken om te bepalen welke vakantiesaldogegevens u wilt bekijken. Door op de knop Filter toevoegen te klikken, kunt u zowel het vakantietype (vakantietitel) als de status filteren:
Vakantie code: Hier kunt u één of meerdere vakantietypes selecteren. Dit filter wordt toegepast op de saldokaarten en op de saldogeschiedenis.
Event type: Hier kunt u één of meerdere statussen selecteren. Deze filter wordt alleen toegepast op de saldogeschiedenis.
Als u bijvoorbeeld Ferie (Vakantie) in de filter Vakantietitel selecteert en Opgebouwd als status, ziet u alleen de saldokaart voor Ferie (Vakantie). Bovendien ziet u in de saldogeschiedenis alleen de opgebouwde vakantiedagen tot de gekozen datum in de datumkiezer:
💡 Bekijk dit filmpje van 60 seconden om te zien hoe we de datumkiezer en filter gebruiken 🎦:
⏪ Saldogeschiedenis
Zoals de naam al doet vermoeden geeft de saldogeschiedenis een overzicht van de statussen in de vakantiesaldo's van de medewerker. U ziet vijf hoofdkolommen:
Event type: Deze kolom bevat de naam van de status
Opmerkingen: Bij sommige statussen, zoals correcties en overdrachten, kan een opmerking zijn toegevoegd. Die opmerking wordt in deze kolom getoond. Als de opmerking niet in de breedte van de kolom past, kunt u de muis over de opmerking bewegen of de kolom breder maken om de hele opmerking te zien.
Bewegen over een opmerking:
De kolom Opmerkingen uitvouwen:
Datum vanaf: Deze datum is de eerste datum waarop het aantal beschikbaar is
Datum tot en met: Deze datum is de laatste dag waarop het aantal beschikbaar is
Aantal: Het aantal van een specifieke status gevolgd door de eenheid (bijv. dagen).
❗ Nu weet u alvast meer over de saldokaart en de saldogeschiedenis. We hopen dat u onze uitleg nuttig vond!
Hieronder volgt wat aanvullende informatie over de hierboven behandelde onderwerpen, zoals meer info over de saldogeschiedenisgegevens, hoe u de saldolijst kunt selecteren en hoe het systeem omgaat met gebruikte saldo's met correcties en/of overboekingen.
💡 Aarzel zeker en vast niet om contact op te nemen met onze Support als u vragen hebt of hulp nodig hebt om deze functie te begrijpen. Onze contactgegevens vindt u onder dit artikel.
Variaties in 'Datum vanaf' en 'Datum tot en met' zijn afhankelijk van de status:
Status is opgebouwd/verlenging/overboeking: Deze aantallen zijn afhankelijk van uw vakantie-instellingen en de medewerker kan het saldo slechts binnen een bepaalde periode gebruiken. De geldigheidsduur wordt uitgedrukt door de data in Geldig van - geldig tot.
Status is correcties: Correcties kunnen dezelfde geldigheid hebben als in de instellingen. Ze kunnen echter ook verschillende geldigheidsperioden hebben, afhankelijk van wat de medewerker heeft geselecteerd bij het uitvoeren van de handmatige correctie.
Positieve correcties: Wanneer een aantal wordt toegevoegd, heeft de correctie 'Geldig van - geldig tot'-datums.
Negatieve correctie: Wanneer een aantal wordt afgetrokken, heeft de correctie alleen een geldige vanaf-datum. Dat is de datum waarop het aantal wordt afgetrokken van het beschikbare saldo.
Status is verlopen: Net als bij een negatieve correctie bevat het verlopen aantal alleen de datum waarop het aantal is verlopen (geldig vanaf). Het wordt afgetrokken van het beschikbare saldo.
Status is gebruikt: De status Gebruikt bevat enkel geldig vanaf-datums. Dat is de datum waarop de vakantie was ingezet/gebruikt.
Wanneer een van de bovengenoemde statussen zich voordoet, wordt het beschikbare saldo op de specifieke datum gewijzigd. We tonen deze wijziging in de grijze rij (zie onderstaande afbeelding).
In het voorbeeld in de schermafbeelding zijn er op 01/01/2021 bijvoorbeeld twee dagen verlopen. In de saldogeschiedenis tonen we de status 'Overig verlopen', gevolgd door de datum waarop het aantal is verlopen en het aantal. In de grijze rij tonen we het beschikbare saldo nadat het aantal verlopen is.
De saldolijst sorteren
Standaard worden de statussen in de saldogeschiedenis weergegeven van de meest recente tot de minst recente en dat voor de geselecteerde datum in de datumkiezer. Door op de kolom 'Datum vanaf' te klikken, kunt u de sortering wijzigen van de minst recente naar de meest recente en vice versa.
Hoe het systeem omgaat met gebruikte saldo's met correcties en/of overboekingen
Wanneer een gebruiker een aantal laat overboeken naar een nieuwe periode, en er worden correcties uitgevoerd in de nieuwe periode, worden de gebruikte dagen in deze volgorde afgetrokken:
Afgetrokken van het aantal gecorrigeerde dagen
Afgetrokken van het aantal overgeboekte dagen
Afgetrokken van het aantal opgebouwde dagen
Help & Ondersteuning
Tijdens onze openingstijden antwoorden we via de chat in minder dan vijf minuten 🚀
Ma-vr: 08.00-18.00.
Za: 09.00-16.00.
Zon: Gesloten
📲 App: Klik op Meer > Contact opnemen met SameSystem support.
🖥️ Web/pc: Klik op de blauwe ballon in de rechter benedenhoek.
☎️ Telefoon: +31 85 888 77 00 (kies 1 voor ondersteuning).
Nog vragen? Laat het ons weten als we iets aan dit artikel kunnen verbeteren.