Um einen neuen Dienstplan zu erstellen, gehen Sie zu Dienstplan → Neue Periode planen. Wählen Sie anschließend das Startdatum für die Periode aus – beachten Sie, dass bei einer Wochenplanung der Zeitraum an einem Montag beginnen muss. Die Länge des Dienstplans ist in den Einstellungen von Ihrem Administrator vordefiniert.

Nachdem Sie das Startdatum ausgewählt und auf Planung starten geklickt haben, gelangen Sie in den Vorlagenmodus. Hier können Sie einen Basisdienstplan für feste Schichten erstellen, die sich während des gesamten Zeitraums wöchentlich wiederholen. Vorlagen sind besonders nützlich für Vollzeitmitarbeiter, aber optional – zum Beispiel, wenn Sie nur stundenweise beschäftigte Mitarbeiter haben.

Sie können festlegen, wie viele Wochen Ihre Vorlage abdecken soll. Wählen Sie eine Woche, wenn sich der gleiche Plan jede Woche wiederholt. Falls sich Ihr Plan in der zweiten Woche unterscheidet, stellen Sie die Vorlage so ein, dass sie zwei Wochen umfasst.

Um eine Schicht zu erstellen, klicken Sie auf eine leere Zelle für den jeweiligen Tag und Mitarbeiter. Klicken Sie auf die Zeitleiste und passen Sie die Schichtlänge entweder an, indem Sie die Enden des Segments ziehen oder die Details im Bereich Schichtdetails eingeben. Sie können auch bevorzugte Arbeitszeiten verwenden (siehe Anleitung hier: https://helpapp.samesystem.com/en/articles/5562837-create-favourite-working-hours).

Hier wählen Sie auch die Pausenlänge aus. Die Pausenlänge kann in den Pauseneinstellungen von Ihrem Administrator vordefiniert werden, basierend auf der Schichtdauer. Das System kann Sie daran hindern, eine zu kurze oder zu lange Pause festzulegen. Unter Schichtdetails können Sie der Schicht außerdem eine Zone zuweisen. Zonen werden von Ihrem Administrator vordefiniert.

Sie können auch die Zonenansicht verwenden, sofern Ihr Administrator zuvor Zonen eingerichtet hat (z. B. Kasse, Lagerraum, Küche usw.). Dies ermöglicht es Ihnen, Schichten zu planen, ohne sie sofort zuzuweisen – ideal, wenn Sie den Personalbedarf kennen, aber noch nicht wissen, wer die Schicht übernimmt.

Sie können die Schicht auch direkt einem Mitarbeiter zuordnen. Solange die Schicht geplant, aber noch nicht veröffentlicht oder ausgerollt wurde, hat sie keinen festen Inhaber. Nach dem Ausrollen des Plans können Sie diese Schichten direkt einem Mitarbeiter zuweisen oder sie beim Veröffentlichen des Plans bestimmten (oder allen) Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Bei der Planung im Vorlagenmodus wird der Saldo jedes Mitarbeiters angezeigt. Diese Zahl zeigt, ob die geplanten Stunden mit dem Arbeitsvertrag übereinstimmen. Beispielsweise beginnt ein Vertrag über 37 Stunden pro Woche mit einem Saldo von -37 Stunden. Wenn Sie Schichten hinzufügen, bewegt sich der Saldo in Richtung null.

Um größere Abweichungen zu vermeiden, sollte der Saldo idealerweise 0 betragen, bevor der Plan ausgerollt wird. Andernfalls wird der Wert von -37 Stunden mit der Anzahl der geplanten Wochen multipliziert, was zu einem erheblichen Defizit gegenüber den vertraglichen Stunden führt.

Den Status Ihrer Planung im Verhältnis zu den vertraglichen Stunden können Sie sehen, indem Sie mit der Maus über den Saldo fahren.

Sobald Sie mit der Vorlage zufrieden sind, sollten Sie sie unter einem gut erkennbaren Namen speichern. So können Sie sie später im Vorlagenmodus über Laden ganz einfach erneut verwenden.

Sie können nun Ihre Vorlage für den geplanten Zeitraum ausrollen. Dabei sollten mehrere Kriterien beachtet werden:

Klicken Sie abschließend auf Bestätigen. Das System prüft nun, ob es Konflikte im Plan gibt, z. B. Urlaubszeiten. Hat ein Mitarbeiter im Ausrollzeitraum Urlaub, können Sie entweder die Schichten an diesen Tagen entfernen oder sie in freie Schichten umwandeln, die wie in der Zonenansicht geplante Schichten funktionieren und später zugewiesen oder zur Übernahme angeboten werden können.

Sobald alle Konflikte gelöst sind, kann das Ausrollen durchgeführt werden.

Wenn der Basisplan aktiviert ist, können Sie für Mitarbeiter mit einem gleichbleibenden Arbeitsmuster einen festen Dienstplan einrichten. Der Basisplan funktioniert ähnlich wie eine Vorlage, bleibt jedoch unbegrenzt aktiv, bis er manuell überschrieben wird.

Beispiel: Verwenden Sie eine 16-wöchige Planungsperiode mit einer Vorlage, gilt diese nur für diese 16 Wochen, bis die Vorlage erneut geladen wird. Beim Basisplan hingegen setzt sich das Arbeitsmuster automatisch über mehrere Planungsperioden hinweg fort – ein erneutes Laden ist nicht erforderlich, es sei denn, der Dienstplan des Mitarbeiters ändert sich.

Hinweis: Der Basisplan eignet sich besonders für Mitarbeiter mit langfristigen, wiederkehrenden Arbeitsmustern. Für kurzfristige Pläne oder saisonale Rotationen sind Vorlagen möglicherweise besser geeignet.

Nach dem Ausrollen wird der Dienstplan mit Daten und Kalenderwochen angezeigt. Die Salden werden basierend auf Abweichungen von den vertraglichen Stunden aktualisiert – daher ist es wichtig, dass die Stunden bereits in der Vorlage korrekt übereinstimmen.

Im ausgerollten Dienstplan können Sie flexible Anpassungen vornehmen, z. B. Abwesenheiten hinzufügen (z. B. Urlaub oder Krankmeldung). Außerdem können Sie den Mitarbeiter zur Ausleihe an andere Abteilungen freigeben – alles direkt über das Aktionsboard der Schicht.

Um Änderungen für einen ganzen Tag vorzunehmen, verwenden Sie die Hinzufügen-Schaltfläche – z. B. um eine Abwesenheit zu registrieren oder den Mitarbeiter für den gesamten Tag auszuleihen.

Für einzelne Schichtsegmente nutzen Sie die Registerkarten direkt unter der Zeitleiste (Schicht, Abwesenheit, Ausleihen). Ein Segment bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Tag in mehrere Schichten aufgeteilt ist – z. B. zuerst Arbeit im Lager, danach an der Kasse.

Diese Segmentierung ist besonders nützlich, wenn Mitarbeiter während einer Schicht die Zone oder den Standort wechseln oder aufgrund einer Abwesenheit früher gehen.

Alle Aktionen werden im Verlauf der Schicht im Aktionsboard protokolliert.

Sobald alle Anpassungen vorgenommen wurden, veröffentlichen Sie den Dienstplan über die Veröffentlichen-Schaltfläche. Sie erkennen, dass eine Schicht veröffentlicht ist, wenn der blaue Rahmen verschwindet.

Nach der Veröffentlichung werden die Mitarbeiter über ihre Schichten informiert und können verfügbare Schichten einsehen und darauf bieten. Wenn die Zeiterfassung aktiviert ist (über Browser oder App), können sich Mitarbeiter nun zu ihren Schichten ein- und ausstempeln.

Mitarbeiter können außerdem Abwesenheiten und Urlaub beantragen sowie ihre Verfügbarkeit oder Nichtverfügbarkeit für bestimmte Tage angeben. Die Markierung der Verfügbarkeit dient dabei lediglich als Vorschlag für den Planer und verhindert nicht, dass Schichten zugewiesen werden.

Als Manager sind Sie dafür verantwortlich, Zeiterfassungen zu genehmigen, wenn es Abweichungen gibt.

So überprüfen Sie Zeiterfassungen:

Sobald alles überprüft ist, können Sie unten im Dienstplan auf Tag bestätigen klicken, um ihn für die Lohnabrechnung zu sperren.

Hinweis: Welche Informationen Sie im HR-Bereich sehen und bearbeiten können, hängt von Ihren Berechtigungen ab. Ihr Administrator legt fest, auf welche Daten (z. B. Verträge, Urlaubssaldo, Dokumente) Sie Zugriff haben.

Unter HR → Mitarbeiter finden Sie eine Liste aller registrierten Mitarbeiter mit Informationen zu:

Sie können nach Titel, Status und Abteilung filtern. Wenn Sie Zugriff auf mehrere Abteilungen haben, können Sie auch danach filtern.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, fügen Sie ihn zur Mitarbeiterliste hinzu.

So erstellen Sie einen neuen Mitarbeiter:

Der Mitarbeiter befindet sich nun im Entwurfsstatus – das bedeutet, es wurde noch kein Vertrag erstellt, und er erscheint noch nicht im Dienstplan.

Im Mitarbeiterprofil können Sie nun einen Vertrag anlegen, der mindestens das Startdatum, die Titel und die wöchentliche Vertragsstundenzahl enthält. Falls der Lohn noch nicht bekannt ist, können Sie diesen später ergänzen.

Hinweis: Einige Felder sind optional. Wenn Sie unsicher sind, welche Felder auszufüllen sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Sobald der Mitarbeiter mit einem Vertrag erstellt wurde, erscheint er im Dienstplan.

Eine Willkommens-E-Mail mit einem Link zum Festlegen eines Passworts wird automatisch versendet – es sei denn, Sie entscheiden sich beim Erstellen des Vertrags dafür, den Versand zu verzögern. Der Link ist 24 Stunden gültig und kann bei Bedarf von Ihnen erneut gesendet werden.

Sie können auf das Profil eines Mitarbeiters zugreifen, um persönliche Daten zu aktualisieren, Verträge zu korrigieren oder Urlaubssalden anzupassen.

Wenn sich eine Anstellungsbedingung ändert (z. B. Gehaltserhöhung oder Änderung der Vertragsstunden), erstellen Sie einen neuen Vertrag, anstatt den bestehenden zu bearbeiten. Andernfalls riskieren Sie, wichtige historische Daten zu überschreiben oder zu verlieren.

Ein neuer Vertrag ist beispielsweise erforderlich, wenn ein Mitarbeiter in eine andere Filiale versetzt wird oder wenn wesentliche Änderungen wie Anpassungen der Tätigkeitsbeschreibung oder der Arbeitszeit vorgenommen werden. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass die betrieblichen und planerischen Anforderungen präzise eingehalten werden und die Integrität der Mitarbeiterdaten erhalten bleibt.

Sie können aus dem Mitarbeiterprofil auch eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden, falls der Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat. Die E-Mail enthält einen Link zum Zurücksetzen, der 1 Stunde lang gültig ist.

Über Dienstplan → Langzeitzplaner können Sie zukünftige Urlaube planen. Hier sehen Sie beantragte und genehmigte Abwesenheiten und können gezielt nach bestimmten Ansichten filtern.

Sie können Urlaub für sich selbst oder für andere beantragen. Geben Sie das Start- und Enddatum, den Mitarbeiter sowie die Art der Abwesenheit an. Sie sehen, wie viel Urlaub bereits angesammelt wurde, wie viel durch den Antrag verbraucht wird und wie viel Resturlaub verbleibt.

Urlaubsanträge müssen von einem Manager genehmigt werden. Wenn Sie im Namen einer anderen Person einen Antrag stellen, müssen Sie diesen nach dem Absenden selbst genehmigen.

Genehmigter Urlaub überschreibt alle bestehenden Schichten oder Abwesenheiten. Falls Ihr Administrator die entsprechende Option in den Allgemeinen Einstellungen aktiviert hat, können Sie alle überschriebenen Schichten in freie Schichten umwandeln.

Sobald alle Tage im Dienstplan bestätigt sind, sind die Stunden für den Lohnexport bereit.

Hinweis: Welche Informationen und Funktionen Sie im Bereich Lohnabrechnung sehen und nutzen können, hängt von Ihren Berechtigungen ab. Ihr Administrator legt fest, auf welche Funktionen (z. B. Stunden genehmigen, Lohnabrechnung exportieren) Sie Zugriff haben.

Wir empfehlen, den Abrechnungszeitraum zu genehmigen, bevor Sie Daten exportieren. So stellen Sie sicher, dass alle erfassten Stunden überprüft und finalisiert wurden. Der Export spiegelt die Stunden zum Zeitpunkt der Genehmigung wider und dient somit als hilfreiche letzte Kontrolle vor der Verarbeitung.

Hinweis: Vor der Genehmigung kann ein Administrator einzelne Tage im Dienstplan wieder öffnen, um Änderungen vorzunehmen. Nach der Genehmigung des Abrechnungszeitraums müssen Sie jedoch den gesamten Zeitraum erneut öffnen, um Änderungen vorzunehmen. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, da die Stunden gesperrt werden und die exportierten Daten den finalisierten Dienstplan widerspiegeln.

Gehen Sie zu Gehalt → Genehmigung Stunden / Lohn genehmigen.
Wählen Sie den Zeitraum und die Mitarbeiter aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Sie sehen:

Scrollen Sie nach rechts, um zu prüfen, ob alle Tage bestätigt sind. Sie können den Abrechnungszeitraum erst genehmigen, wenn alle Tage bestätigt wurden.

Nach der Genehmigung können Sie die Lohnabrechnungsdatei unter Gehalt → Lohn exportieren herunterladen.

Wählen Sie den Abrechnungszeitraum und die Abteilung aus und setzen Sie Häkchen bei Dienstplan und Boni. Falls Abwesenheiten in einer separaten Datei verarbeitet werden, laden Sie diese anschließend herunter.

Das Exportformat wird von Ihrem Administrator speziell auf Ihr Lohnabrechnungssystem abgestimmt.

Unter Berichte → Berichte-Übersicht finden Sie verschiedene Auswertungen. Jede Auswertung enthält eine Beschreibung, und mit Filtern können Sie die Ergebnisse eingrenzen. Beispielsweise können Sie nach Mitarbeitern filtern und auf Aktualisieren klicken. Diagramme lassen sich vergrößern und als Bild- oder CSV-Dateien exportieren.

Unter Berichte → Übersichten finden Sie KPIs (Umsatz, Lohnprozentsatz usw.) nach Tag, Woche oder Monat. Sie können auch benutzerdefinierte Zeiträume festlegen.

Dieser Bereich enthält außerdem Übersichten zu Abwesenheiten. Wählen Sie einen Zeitraum und die gewünschte(n) Abwesenheitsart(en) und klicken Sie auf Berechnen. Anschließend können Sie nach Abteilung, Titel oder Mitarbeiter filtern und optional die Anzahl der Abwesenheitstage anzeigen lassen. Sie können die Daten in SameSystem ansehen oder nach Excel, CSV oder PDF exportieren.

Unter Berichte → Statistiken finden Sie:

Sie können Berichte abonnieren und automatisch per E-Mail erhalten.

Unter Home erhalten Sie einen Überblick über Ihre aktuellen und kommenden Schichten. Hier können Sie sich ein- und ausstempeln, sofern die Zeiterfassung aktiviert ist.

Sie sehen außerdem eine Übersicht über Anfragen wie Abwesenheitsanträge, Schichttausch-Anfragen und freie Schichten, die auf Ihre Genehmigung warten, sowie Tage im Dienstplan, die auf Ihre Bestätigung warten.

Weiter unten finden Sie eine Übersicht über Ihre eigenen Anfragen sowie eine Übersicht über Änderungen im Dienstplan.

Unter Dienstplan erhalten Sie eine Monatsübersicht Ihrer geplanten Schichten. Punkte markieren Aktivitäten an bestimmten Tagen: Blaue Punkte stehen für Schichten, rote Punkte für Abwesenheiten.

Sie können den Dienstplan nach den Schichtarten filtern, die Sie anzeigen möchten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihren Dienstplan über iCalendar abrufen in Ihren persönlichen Dienstplan herunterzuladen.

Unter Abteilung können Sie den Dienstplan Ihrer Abteilung einsehen. Wenn Sie Zugriff auf mehrere Abteilungen haben, müssen Sie auswählen, welche Sie anzeigen möchten. Wie in der Webversion können Sie hier die Dienstpläne für verschiedene Wochen aufrufen.

Sie können zwischen der Wochen- und der Tagesansicht wählen und auch die Zonenansicht einsehen.

In der Tagesansicht erhalten Sie eine Zusammenfassung wichtiger KPIs. Außerdem können Sie eine Liste der Schichten in der Abteilung anzeigen. Die dritte Ansicht zeigt die in der Abteilung erfassten Arbeitszeiten, bei denen Sie Schichten direkt in der App genehmigen können.

In der Wochenansicht können Sie als Manager Schichten und Abwesenheiten erstellen, indem Sie auf das +-Symbol klicken.

Um eine Schicht zu erstellen, wählen Sie zunächst die Abteilung aus (falls es nicht Ihre Standardabteilung ist), dann das Datum und die Uhrzeit. Zur Vereinfachung können Sie Ihre bevorzugten Arbeitszeiten aus der Webversion verwenden. Klicken Sie anschließend auf Weiter und weisen Sie den Mitarbeiter zu, der die Schicht übernehmen soll.

Für Abwesenheiten folgen Sie demselben Ablauf – wählen Sie den richtigen Mitarbeiter und anschließend das Datum der Abwesenheit.

Hier können Sie die Kontaktdaten der Abteilungen des Unternehmens einsehen.

Wenn die Chatfunktion aktiviert ist, können Sie im Chat-Menü mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren – entweder einzeln oder in Gruppenchats.

Unter Mehr können Sie auf verschiedene Funktionen zugreifen: