Das Action Board ist die Box, die auftaucht wenn Sie auf einem bestimmten Tag für einen bestimmten Mitarbeiter klicken - sowohl im veröffentlichten Dienstplan als auch in Vorlagen oder noch nicht veröffentlichten Dienstplänen. Es zeigt alle möglichen Handlungen, die man einem bestimmten Tag machen kann, sowie auch Handlungen, die sich in die Zukunft strecken, wie Urlaub oder andere periodische Abwesenheiten. 

Dieser Artikel erklärt, wie man mit dem Action Board arbeitet und wie man die wichtigsten Handlungen und Funktionalitäten benutzen kann, um Ihren Planungsprozess flexibler, praktischer und einfacher zu machen.

Wenn bestimmte Schichten regelmäßig angewendet werden, ist es möglich "Bevorzugte Arbeitszeiten" zu definieren. Sie werden in der Sektion unter der Zeitachse gezeigt. Durch Klicken auf eine dieser Schichten, werden sie sofort an dem entsprechenden Tag zugefügt. Wenn noch keine "Bevorzugten Arbeitszeiten" erstellt worden sind, klickt man auf "Bevorzugte Arbeitszeiten bearbeiten", um sie zu definieren oder zu bearbeiten.

Um an einem Tag Arbeitszeiten hinzuzufügen, klickt man auf der Zeitachse auf den Zeitpunkt an dem die Schicht anfangen soll. Hier unten ist eine Schicht geplant, die 10:30 Uhr anfängt.
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Um eine Schicht hinzuzufügen, klickt man auf die Zeitachse dort, wo die Schicht anfangen soll.

Die Arbeitszeiten können bearbeitet werden indem man den Rahmen zieht oder den ganzen Balken auf der Zeitachse bewegt. Man kann auch die Zeit Drop-Down Listen benutzen. Sie können hier unten ein Beispiel sehen.
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Abwesenheit kann auf zwei Arten eingetragen werden: 

 für ein spezifischen Zeitraum

 für einen vollen Tag
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Für ein spezifischen Zeitraum

Zuerst erstellt man den Zeitblock und dann wandelt man ihn in Abwesenheit um.  Man klickt auf den Abwesenheit-Button und wählt dann die Abwesenheitsart. Im Bild hier unten wurde die Abwesenheitsart "Child sick" ( Kind krank) gewählt.

Bitte denken Sie daran, dass wenn für die Periode schon Arbeitszeiten registriert worden sind - wenn zum Beispiel eine Schicht von 10:00 -16:00 mit Abwesenheit von 11:00 -16:00 geplant war, muss erst die Arbeitszeit erst auf 10:00- 11:00 geändert werden und dann die Abwesenheit als neuer Zeitblock registriert werden.
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Wenn man auf "Abwesenheiten hinzufügen" in der rechten oberen Ecke klickt, erhält man eine Liste aller verfügbaren Abwesenheitsarten.

Es gibt zwei Arten ganztägiger Abwesenheit:

Zeitlich bestimmte Abwesenheit - berechnet das Gleiche wie die Anzahl der geplanten Stunden

Zeitlich nicht bestimmte Abwesenheit - gilt für einen ganzen Tag und berechnet Stunden auf Basis einer festen Kalkulation, wie den vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden

Wenn man zeitlich bestimmte Abwesenheit hinzufügt, werden alle Schichten in Abwesenheit umgewandelt. Hier unten sind zwei Schichten registriert - eine von 10:00-13:00 und eine von 14:00-18:00. Wenn man die ganztägige Abwesenheit wählt, werden beide Schichten konvertiert.

Wenn man zeitlich nicht bestimmte Abwesenheit hinzufügt, gilt die Abwesenheit für den ganzen Tag. Darüber hinaus ist es auch möglich die zeitlich nicht bestimmte Abwesenheit periodisch zu machen, wie hier im Bild. Die Abwesenheit wird sich dann bis zu einem gewählten Datum in der Zukunft strecken.
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Ausleihen können auf zwei Arten angewendet werden; für ein spezifisches Zeitintervall und als eine offene Ausleihe, die den Shop Managern in anderen Abteilungen/ Filialen erlaubt die Schicht nach ihrem Bedarf zu planen.

Um Ausleihe für eine bestimmte Person auf dem Action Board hinzufügen zu können, muss man erst einen Zeitblock erstellen. Dann klickt man auf den "Ausleihen" Button und wählt die Abteilung/ Filiale an die man den Mitarbeiter ausleihen möchte. Hier unten wurde ein Mitarbeiter von 11:00-16:00 an 2. Århus ausgeliehen.
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Offene Ausleihe

Eine offene Ausleihe wird durch das Klicken auf "Ausleihe hinzufügen" in der rechten oberen Ecke erstellt. Wählen Sie die Abteilungen/ Filialen aus, die die offene Ausleihe benutzen können. Die Shop Manager der gewählten Abteilungen können dann den betroffenen Mitarbeiter an dem Tag, für die Stunden an denen sie/ er nicht in der eigenen Abteilung arbeitet, einplanen.
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Offene Ausleihen können für mehrere Abteilungen erstellt werden und für einzelne Tage oder längere Perioden sein.
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Man kann an einem einzelnen Tag so viele Zeitblöcke wie man möchte - egal ob es Schichten, Abwesenheiten oder Ausleihen sind - einrichten. Um einen weiteren Block zu erstellen, macht man das Gleiche, wie beim ersten.

Um Änderungen an einem spezifischen Block zu machen, klickt man ihn an und dann erscheinen alle Änderungsmöglichkeiten.

Wenn man einen Zeitblock entfernen möchte, klickt man auf "Schicht/ Abwesenheit/ Ausleihe entfernen" auf der rechten Seite. Um alles zu löschen, klickt man auf den "Ganzen Tag löschen" Button unten rechts von der Zeitachse.

Hier ein Beispiel wie mehrere Schichten an einen Tag aussehen können.
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Achtung! Die meisten Funktionalitäten müssen von einem Administrator aktiviert werden.

Ein Schicht-Zeitblock enthält eine Reihe von verschiedenen Funktionalitäten, die für besseres und mehr detailliertes Planen benutzt werden können.

Hier eine Liste der verschiedenen Funktionalitäten, die bei der Planung benutzt werden können:

ZONEN - die Zonen/Bereiche in denen ein Mitarbeiter arbeiten sollte.

AUFGABEN - die Aufgaben die erledigt werden sollen

PAUSEN - die Pausen, die im Laufe des Tages genommen werden sollen

BEMERKUNGEN - Bemerkungen die Schicht betreffend

Mit Zonen ist es möglich im Detail zu spezifizieren, was eine Schicht mit sich bringt, wie zum Beispiel ob der Mitarbeiter in der "Kassen"-, "Umkleide"- oder einer dritten, ganz anderen Zone arbeiten soll. Zonen können auch dafür benutzt werden, zu definieren, ob es eine Morgen-, Mittags- oder Abendschicht ist.

Achtung! Es ist nur möglich eine Zone für eine Schicht zu wählen, die dann die Farbe entsprechend ändert. Dies macht es leicht, sie schnell auf dem Dienstplan zu identifizieren.
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Aufgaben sind Ziele, die für einen Mitarbeiter während der gesamten Schicht geplant werden können, z. B. Visual Merchandising oder Bestandsaufnahme. Um eine Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie "Aufgabe hinzufügen" auf der rechten Seite.

Im Dienstplan gibt es die "Produktive Stunden" KPI, die die Stunden der verkaufsfähigen Mitarbeiter im Shop verfolgt, und Aufgaben können diese Stunden je nach ihrer Art beeinflussen. Wenn eine Aufgabe den Mitarbeiter von der Verkaufsfläche wegführt und die Person dadurch nicht verkaufsfähig macht, zählen diese Stunden nicht für die "Produktive Stunden" KPI.
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Pausen können auf zwei Arten behandelt werden: als einfache Dauer oder durch Hinzufügen bestimmter Zeiten. Welche verfügbar sind, hängt von Ihren Einstellungen ab.

Um eine Pause hinzuzufügen, klicken Sie auf "Pause hinzufügen" auf der rechten Seite.

Wenn Sie eine einfache Dauer hinzufügen, platziert das System die Pause immer noch in der Mitte der Schicht im Hintergrund. Dies ist erforderlich, um die Auswirkungen auf Arbeitsstunden und Zuschläge zu berechnen.

Um mehr Kontrolle zu haben, verwenden Sie Pausenplatzierungen, die es ermöglichen, an jedem Zeitpunkt der Schicht eine oder mehrere Pausen hinzuzufügen. Ein Beispiel dafür ist in der Abbildung unten zu sehen.
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Es ist auch möglich, anzugeben, ob es sich bei der Pause um eine unbezahlte oder bezahlte Pause handelt. Wenn es sich um eine unbezahlte Pause handelt, wird die Dauer der Pause von der Gesamtarbeitszeit abgezogen. Wenn es sich um eine bezahlte Pause handelt, bleibt die Dauer der Pause ein Teil der Gesamtarbeitszeit.

Es ist möglich, einer Schicht Bemerkungen hinzuzufügen. Diese Bemerkung kann vom Mitarbeiter über die Web-App und die mobile App eingesehen werden. Um Notizen hinzuzufügen, klicken Sie auf den "Bemerkung hinzufügen" Button auf der rechten Seite.
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Die meisten Zuschläge werden automatisch angewendet, wie z.B. die Zuschläge für "Sonntagsarbeit", die je nach Wochentag und Tageszeit gelten. In einigen Fällen müssen die Zuschläge manuell angewendet werden und dies kann durch Klicken auf den Button "Zuschlag hinzufügen" auf der rechten Seite geschehen.

Zuschläge können als Dauer oder als Zeitintervall angewendet werden.
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*Die Zuschlagstypen werden von der Verwaltung erstellt und nur wenn der Zuschlag manuell festgelegt ist, kann er vom Aktion Board angewendet werden.