Die Dokumentfunktion in SameSystem bietet viele Möglichkeiten – das Hinzufügen von Dokumenten zu einem Vertrag ist nur eine davon. Wenn Sie mehr über Dokumente und die Funktionsweise dieser Funktion erfahren möchten, klicken Sie hier, um einen anderen Artikel zu lesen, wo dies ausführlicher erläutert wird.
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Über Vertragsdokumente
Passen Sie den Vertrag mit zusätzlichen Dokumenten und der Verwendung von Vorlagen an
Bei der Erstellung eines Vertrags ist es häufig sinnvoll, zusätzliche Dokumente wie ein Mitarbeiterhandbuch, Unternehmensrichtlinien und/oder andere Vereinbarungen in Bezug auf diesen bestimmten Vertrag hinzuzufügen. Durch das Hinzufügen von Dokumenten zu einem Vertrag stellen wir sicher, dass der Mitarbeiter alle erforderlichen Informationen zu seinem Vertrag an einem Ort erhält.
Einige Unternehmen verwenden Vertragsvorlagen. Dies bedeutet, dass die Vertragsdetails in einem Dokument generiert werden sollten, in dem die Bedingungen und Vereinbarungen bereits von der Administration festgelegt wurden.
Einige erwähnenswerte Hinweise |
Wir müssen einen Vertrag erstellen, bevor wir Dokumente hinzufügen können. |
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Datei generieren. Generierte Dateien sind Dateien, die von Ihrer Administration in SameSystem hochgeladen wurden, damit andere Verwaltungsrollen (wie Sie) sie beim Erstellen von z. B. Verträgen verwenden können. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Vertragsvorlagen verwendet, um Dokumente mit Vertragsdetails zu generieren, enthält die Vorlage Platzhalter, die die Daten aus dem von Ihnen erstellten Vertrag automatisch in das Dokument integriert. |
Einige Unternehmen verwenden Dokumentenpakete, um die Dokumentenverarbeitung beim Erstellen von Verträgen noch effizienter zu gestalten. Hierbei handelt es sich um Pakete mit vordefinierten Dokumenten, die nach Abschluss eines Vertrags darauf angewandt werden können. Ihre Administration ist für das Hochladen dieser Pakete verantwortlich. |
Wir können jederzeit Dokumente zu bevorstehenden, aktiven und erfüllten Verträgen hinzufügen. |
Wenn Sie einem Vertrag Dokumente hinzufügen, werden diese speziell auf den von uns ausgewählten Vertrag angewandt. Das heißt, das wir Dokumente hinzufügen können, die nur während der Zeitspanne des ausgewählten Vertrags gültig sind. Auf diese Weise müssen wir nicht daran denken Dokumente zu entfernen, wenn ein neuer Vertrag erstellt wird, und dies gilt nicht für die vorherigen Vertragsdokumente. Dies bedeutet auch, dass wir einem bevorstehenden Vertrag Dokumente hinzufügen können, ohne dass dies Auswirkungen auf den aktiven Vertrag hat. |
Hinzufügen von Dokumenten zu Verträgen
1. Navigieren Sie zunächst zur Mitarbeiterliste und wechseln Sie zur Vertragsübersicht, oder klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um direkt weitergeleitet zu werden.
2. Klicken Sie auf den Benutzer und finden Sie den richtigen Vertrag. In unserem Beispiel möchten wir ein Dokument zu Joshs bevorstehendem Vertrag hinzufügen. Standardmäßig ist der aktive Vertrag hervorgehoben, daher müssen wir stattdessen den bevorstehenden Vertrag erweitern.
Klicken Sie auf Dokument hinzufügen, wenn Sie bereit sind.
3. Es werden zwei Dokumentoptionen angezeigt. Wir können entweder eine Datei von unserem eigenen Computer hochladen oder eine Datei generieren, die unsere Administration bereits in das System hochgeladen hat.
Für den Zweck dieses Artikels möchten wir für Josh eine Datei generieren.
4. Klicken Sie auf Datei generieren, um zu sehen, welche Dokumente für Sie verfügbar sind, und klicken Sie einfach auf die Dokumente, die Sie hinzufügen möchten. Beachten Sie, dass Sie auf das kleine Augensymbol neben dem Dokument klicken können, um eine schnelle Vorschau der generierten Datei zu erhalten, bevor Sie diese erstellen. Sie können das/die Dokument(e) zu diesem Zeitpunkt auch herunterladen.
In unserem Beispiel wählen wir die Vorlage „Store Helper“.
HINWEIS: Denken Sie daran, dass nur Administratoren Zugriff darauf haben, Vorlagen hochzuladen, die vom System generiert werden können. Wenn Sie beim Klicken auf „Datei generieren“ keine Dokumente sehen können, bedeutet dies, dass Ihr Hauptquartier keine Dokumente hochgeladen hat, die diesem bestimmten Vertrag entsprechen.
5. Klicken Sie auf Erstellen, um die Anpassung des Vertrags abzuschließen.
Wir werden automatisch zur Registerkarte „Vertrag“ zurückgeleitet, wo wir sehen können, dass die Dokumente hinzugefügt wurden.
Wenn Sie die Dokumente anzeigen möchten, wechseln Sie zur Registerkarte „Dokument“ auf der linken Seite der Benutzerkarte. Suchen Sie den Vertrag und laden Sie die Dokumente herunter.
Dokumentenpakete
Wenn es ein Muster gibt in Bezug auf die Art der Vertragsdokumente, die für bestimmte Verträge unterzeichnet werden müssen, und im Bezug darauf, wer sie unterzeichnen muss, können Dokumentenpakete verwendet werden.
Ihre Administration ist für das Erstellen und Hochladen von Dokumentenpaketen verantwortlich. Wenn Sie keine Paketoptionen sehen können, wie das folgende Bild zeigt, bedeutet dies, dass diese nicht erstellt wurden, oder dass der von Ihnen erstellte Vertrag nicht den spezifischen Anforderungen für von Ihrer Verwaltung erstellte Dokumentenpakete entspricht.
Diese Dokumentenpakete sind im Grunde vorstrukturierte Kombinationen von Dokumenten und Unterzeichnern, die auf einen Vertrag angewendet werden.
1. Zunächst müssen Sie einen Vertrag erstellen.
2. Wenn der Vertrag erstellt wurde, klicken Sie auf Dokument hinzufügen und wählen Sie ein Bundle aus (siehe unten):
3. Automatisch werden alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Pakets zum Vertrag hinzugefügt. In unserem Beispiel unten enthielt das Paket einen Arbeitsvertrag und ein Mitarbeiterhandbuch sowie die Option, den Vertrag digital zu unterzeichnen, wobei der Name des Mitarbeiters als Unterzeichner hinzugefügt wurde.
4. Klicken Sie auf Erstellen, wenn Sie fertig sind.
Wenn Sie mehr über das Einrichten von Dokumentenpaketen erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen. Beachten Sie, dass der Artikel eingeschränkt ist, sodass Sie möglicherweise keinen Zugriff darauf haben.
Tolle Leistung 🎉 Wir hoffen, Sie beim Hinzufügen von Dokumenten zu Verträgen ausreichend unterstützt zu haben. Wenn nicht, lesen Sie bitte unseren Abschnitt Hilfe und Support;
Hilfe und Support
Machen Sie den nächsten Schritt: Senden Sie den Vertrag zur digitalen Signatur
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