In diesem Artikel schauen wir uns Vertrags-Entwürfe an 📝 und wie man die nötigen Platzhalter in den Dokumenten einfügt.
Wie wird ein Vertrags-Entwurf samt Platzhalter erstellt
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Wählen Sie die Mappe, in welcher der neue Entwurf angelegt werden soll und klicken Sie dann auf "Neuer Vertrags-Entwurf"
Ehe Sie ein neues Word-Dokument hochladen, müssen die Platzhalter darin eingefügt werden.
Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben der entsprechenden Kategorie. 🔻
Kopieren Sie die benötigten Platzhalter, indem Sie darauf klicken.
Gehen Sie dann in Ihr Word-Dokument und fügen den Platzhalter ein.
Sobald Sie alle benötigten Platzhalter in Ihr Dokument eingefügt haben, können Sie den Entwurf abspeichern und es als Vertrag hochladen.
Geben Sie der Vorlage einen Namen, wählen Sie die Art des Vertrages und für welche Titel dieser vorgesehen ist. Wählen Sie dann noch den Titel Administrator im Feld "Titel mit Zugriff auf Vertragsvorlagen" aus, um ihnen zu ermöglichen, den Entwurf herunterzuladen oder zu bearbeiten.
Die verwendeten Platzhalter im Dokument werden unterhalb in grün angezeigt und mit einem Häkchen versehen. ✅
Weitere Informationen zu Platzhaltern
Wenn Sie Informationen aus selbst angelegtem Zusatzfeld der Stammkarte nutzen wollen, finden Sie diese unter Erweiterte Stammdaten.
Sie können dazu entweder den Platzhalter mit dem selben Namen wie das Extrafeld (hier 👇 grün umrandet) oder
den abgekürzten Platzhalter mit der ID-Nummer kopieren (blau umrandet, beginnt mit P, gefolgt von der ID-Nummer).
In diesem Beispiel ziehen beide Platzhalter die Information aus dem gleichen Feld. @P11607 ist das Feld für USER_EXTRA_11607_ACCOUNT_NUMBER.
Der einzige Unterschied ist die Zeichenlänge des Platzhalters. Je nach Dokument-Layout ist ggf. kein Platz für die lange Bezeichnung. 💡
Ja/Nein Felder
Bei zusätzlichen Feldern, die mit Ja/Nein angegeben werden, können Sie auch die entsprechenden Platzhalter verwenden, um die Angabe im Dokument korrekt anzuzeigen.
Alle Zusatzfelder mit Ja/Nein Option haben zwei Platzhalter, welche beide aus der ID-Nummer bestehen und entweder mit @ beginnen oder auf X enden.
Um die gewählte Option richtig im Vertrag anzuzeigen, müssen beide Platzhalter nebeneinander in das Dokument eingetragen werden.
Wenn Sie den Vertrag generieren, werden die Informationen so angezeigt 👇
Nachfolgend haben wir alle Platzhalter in unserem Vertrags-Entwurf hervorgehoben, um Ihnen Beispiele für die gängisten Informationen zu geben.
Noch Fragen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf im Chat 😊.
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