Manejo de documentos de manera sencilla
En este artículo, vamos a explicarle todo lo que necesita saber sobre el manejo de documentos en SameSystem, para que pueda aprovechar al máximo su tiempo dedicado a la gestión de tareas relacionadas con los documentos. A continuación descubriremos la vista general de documentos, así como la forma de añadir documentos a una tarjeta de usuario.
Si está buscando orientación sobre cómo añadir documentos específicamente a los contratos , le recomendamos que consulte este artículo explicativo 🙌
¿Está buscando algo en concreto?
Estos son los temas que vamos a tratar en este artículo. A medida que se desplaza hacia abajo, los encontrará todos, pero si desea saltar a un tema específico, haga clic en uno de los siguientes enlaces para abrir el artículo en cuestión en una nueva ventana:
¿Dónde se encuentra la característica Documento?
El sistema cuenta con dos áreas principales de documentos. Vamos a ver con más detalle cada una de estas.
Vista general de documentos
La vista general de documentos es exactamente lo que parece: una vista general de los documentos de los usuarios. Este es el lugar donde hay que estar cuando es más importante ver el estado de los documentos de varios usuarios al mismo tiempo, en vez de los detalles específicos de documentos por empleado.
1. Vaya a la lista de usuarios desde Departamento - Usuarios - Usuarios del departamento, o haga clic en el botón de abajo para ir directamente a su departamento.
2. Haga clic en la vista general llamada Documentos. Aquí encontrará una lista de sus usuarios, acompañada de columnas que describen el estado de sus documentos. En el ejemplo, podemos ver que Josh tiene dos documentos en su tarjeta de usuario. Uno de ellos está pendiente de ser firmado.
Si hace clic en uno de los usuarios, será dirigido a su tarjeta de usuario, donde podrá examinar, eliminar o añadir documentos para ese usuario específico. Observe en cuenta que será dirigido directamente a la pestaña de documentos dentro de la tarjeta de usuario. Esta es la segunda área principal de la característica de documentos. Veamos ahora con más detalle esto.
Tenga en cuenta que si es usted administrador, también podrá ver la vista general de documentos desde Administración - Usuarios - Todos los usuarios. Aquí encontrará una vista general de todos los usuarios a los que tiene acceso, independientemente de su departamento.
Pestaña de documentos
La pestaña de documentos aparece en cada una de las tarjetas de usuario. Aquí es donde se encuentran todos los documentos para el usuario específico. Aquí se pueden añadir, editar y eliminar documentos.
En el ejemplo, podemos ver que Josh tiene un documento que se encuentra en la carpeta Newsletter, así como dos documentos pendientes de ser firmados relacionados con su contrato activo. Ampliaremos la información sobre los diferentes tipos de documentos más adelante en este artículo.
Podemos hacer clic en las pequeñas flechas que apuntan a la derecha si nos interesa consultar más detalles sobre ese documento concreto. Aquí también podemos descargar el o los documentos, o eliminarlos definitivamente.
Paquetes de documentos
En caso de que exista un patrón en el tipo de documentos contractuales que deben ser firmados para determinados contratos, y quién debe firmarlos, es posible utilizar paquetes de documentos. Estos paquetes de documentos consisten básicamente en una combinación preestructurada de documentos y firmantes que se aplicarán a un contrato.
La administración de su empresa es la encargada de crear y cargar los paquetes de documentos.
Si usted es un administrador y desea conocer más sobre cómo configurar los paquetes de documentos, le recomendamos que consulte este este artículo.
Si usted es un encargado y desea saber cómo cargar un paquete de documentos en un contrato, le recomendamos que consulte este artículo.
¡Buen trabajo! 🎉 Esperamos haberle proporcionado la ayuda suficiente sobre lo que es la característica de los documentos. En caso contrario, consulte nuestra sección de Servicio de asistencia;
Servicio de asistencia
A continuación hemos recopilado algunas de las cuestiones más comunes y hemos proporcionado posibles soluciones;
Cuestión | Solución |
¿Cómo puedo subir un documento? | Consulte este artículo para ver cómo subir un documento en la pestaña de documentos. |
¿Cómo puedo subir un documento en un contrato específico? | Consulte este artículo para ver cómo subir un documento en un contrato en la pestaña de contratos. |
Ninguna de las categorías coincide con el tipo de documento que deseo subir | Póngase en contacto con la administración, ya que son ellos los que controlan la configuración de las categorías de documentos de la empresa. |
Mi archivo está en formato .jpg, pero no puedo elegirlo para subirlo. | Actualmente se admiten los formatos PDF y .docx. Por favor, cambie el formato de su archivo y vuelva a intentarlo. |
El botón "Crear" es gris/no se puede pulsar | Asegúrese de haber subido un archivo utilizando el botón Subir archivo. |
¡He subido el documento equivocado! | Vaya a la pestaña de documentos de la tarjeta de usuario y haga clic en la pequeña flecha que aparece al lado del documento. Se le dirigirá a una ventana donde debería ver un botón de Eliminar documento. |
Como administrador, me gustaría subir un documento que puede ser leído por varios usuarios. ¿Tengo que subir el documento a cada tarjeta de usuario? | Le recomendamos que vaya a la Página principal - Documentos en el menú principal. Aquí puede subir documentos y decidir qué cargos pueden acceder a ellos. Tenga en cuenta que los usuarios encontrarán los documentos aquí y no en sus tarjetas de usuario. |
En caso de que ninguna de las sugerencias anteriores resuelva su cuestión, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia. Nuestro tiempo de respuesta en el chat es inferior a 5 minutos en días laborables. 🚀
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