For å opprette en ny vaktplan, gå til Vaktplan → Planlegg ny periode. Velg deretter startdatoen for perioden – merk at ved ukentlig planlegging må perioden starte på en mandag. Lengden på vaktplanen er forhåndsdefinert i innstillingene av din administrator.

Etter at du har valgt startdato og klikket på Planlegg, kommer du inn i turnus-modus. Her kan du opprette en basisplan (mal) for faste vakter som gjentas uke for uke gjennom hele perioden. Maler er spesielt nyttige for fast ansatte, men er valgfrie, for eksempel hvis du kun har timeansatte medarbeidere.

Du kan velge hvor mange uker malen skal dekke – vbnm,, m for eksempel én uke hvis planen er lik hver uke, eller to uker hvis uke 2 varierer.

Du oppretter en vakt ved å klikke på en tom celle for den aktuelle dagen og medarbeideren. Der klikker du på tidslinjen og justerer vaktens lengde enten ved å dra i endene av fragmentet eller ved å fylle det inn under Vaktdetaljer. Du kan også bruke favorittider (se veiledning: https://helpapp.samesystem.com/en/articles/5562837-create-favourite-working-hours).

Her velger du også lengden på pausen. Pauselengden kan være forhåndsdefinert i pauseinnstillingene av din administrator basert på vaktens varighet, og det kan hende du blir blokkert fra å legge inn en for kort eller for lang pause.

Under Vaktdetaljer er det også mulig å tildele vakten en sone. Disse er også forhåndsdefinert av din administrator.

Du kan også bruke sonevisningen. Dette krever at administratoren din har opprettet soner som for eksempel Kasse, Lager, Kjøkken osv. Her kan du planlegge vakter uten å tildele dem med en gang – ideelt hvis du kjenner bemanningsbehovet, men ikke hvem som skal ta vakten ennå.

Da er vakten planlagt, men den har ennå ingen eier. Dette skjer først når du enten ruller den ut eller publiserer vaktplanen. Når du bare ruller ut vaktplanen, kan du tildele disse vaktene direkte til en medarbeider derfra. Alternativt kan du sende den ut til bestemte (eller alle) ansatte når vaktplanen publiseres.

Ved planlegging i turnus-modus vises medarbeidernes saldobalanse i oversikten. Dette tallet viser om den planlagte arbeidstiden samsvarer med medarbeiderens kontrakt. En kontrakt på for eksempel 37 timer per uke starter med en balanse på -37 timer. Når du legger til vakter, beveger balansen seg mot 0.

For å unngå store avvik bør balansen så langt som mulig være 0 før du ruller ut planen. Hvis du ikke allerede tar høyde for dette i turnus-modus, vil disse -37 timene bli multiplisert med antall uker det planlegges for, noe som kan føre til store avvik. Hold musepekeren over balansen for å se saldoen i forhold til kontraktstimer.

Når du er fornøyd med malen din, er det viktig at du husker å lagre den – gjerne med et navn du lett kan huske. Da kan du enkelt hente den frem og gjenbruke den senere. Dette gjøres via Laste i turnus-modus

.

Du kan nå rulle ut malen din for vaktplansperioden. Det er noen kriterier du må ta hensyn til:

Du har altså flere muligheter for hvordan du vil rulle ut malen. Dersom du bruker en eldre mal, men ønsker å utelate enkelte medarbeidere, kan du velge dem bort.

Til slutt klikker du Bekreft, og systemet vil deretter sjekke for konflikter i vaktplanen, som for eksempel ferie. Dersom en medarbeider har ferie i perioden du vil rulle ut for, får du mulighet til å enten fjerne vaktene på disse dagene eller konvertere dem til ledige vakter. Ledige vakter fungerer på samme måte som vaktene du oppretter i sonevisningen – altså vakter uten eier som enten kan tildeles senere eller sendes ut som et "salg av vakt", hvor de ansatte kan melde seg på.

Når disse konfliktene er gjennomgått, kan du fritt rulle ut for perioden.

Hvis du har grunnplan aktivert, kan du sette opp en fast arbeidsplan for medarbeidere som følger et jevnt arbeidsmønster. Grunnplan fungerer på samme måte som en mal, men forblir aktiv på ubestemt tid til den manuelt blir overskrevet.

For eksempel: Hvis du bruker en 16-ukers planleggingsperiode med en mal, gjelder den kun for disse 16 ukene til malen lastes inn på nytt. Med grunnplan fortsetter arbeidsmønsteret automatisk på tvers av planleggingsperioder – det er ikke nødvendig å laste inn på nytt med mindre medarbeiderens arbeidstid endres.

Merk: Grunnplan er ideell for medarbeidere med langsiktige, tilbakevendende arbeidsmønstre. For korttidsplaner eller sesongbaserte rotasjoner kan maler være mer hensiktsmessige.

Etter utrulling blir vaktplanen synlig med datoer og ukenummer, og saldobalansene er nå oppdatert dersom det har vært avvik fra de kontraktsmessige timene. Dette understreker igjen hvor viktig det er å treffe riktig antall timer allerede i malen.

I den utrullede vaktplanen er det nå mulig å gjøre justeringer som normalt ikke er faste – for eksempel fravær (som ferie eller sykdom). Det er også mulig å gjøre medarbeideren tilgjengelig for utlån til andre avdelinger. Alt dette gjøres inne på vaktens actionboard. Når du klikker på vakten, finnes det ulike handlinger du kan utføre.

Hvis en handling skal utføres for hele dagen, gjøres dette via Legg til-knappen. Her kan du legge til fravær eller utlån for hele dagen.

Hvis det er noe som skal legges til i fragmenter/enkeltvakter i løpet av dagen, gjøres dette i de tre oversiktene rett under tidslinjen (Vakt, Fravær, Utlån). Her klikker du på det aktuelle fragmentet og utfører handlingene. Med fragmenter menes at dagen er delt opp i flere vakter. Dette gjør du ved å klikke på tidslinjen utenfor den opprinnelige vakten og tilpasse den til riktig tidspunkt.

Dette kan være aktuelt hvis man for eksempel har en vakt på lageret og deretter skal i kassen. Det er også relevant dersom man har gått hjem på grunn av fravær i løpet av dagen, eller hvis man skal over til en annen avdeling midt på dagen.

Alle handlinger blir logget i historikken, som du finner på vaktens actionboard.

Når alle nødvendige tilpasninger er gjort, publiseres planen til medarbeiderne via Publiser-knappen. Du kan se at en vakt er publisert når den blå kanten rundt vaktene forsvinner.

Nå er medarbeideren informert om sine vakter og kan også se de ledige vaktene som er publisert, og melde seg på dem. Hvis tidsregistrering er aktivert (enten via browser eller app), kan medarbeiderne nå sjekke inn og ut på de aktuelle vaktene.

Det er også mulig for medarbeideren å be om fravær, ferie og markere seg som tilgjengelig eller utilgjengelig på spesifikke dager i vaktplanen. Å markere tilgjengelighet gir bare en visuell indikasjon til vaktplanleggeren om hvilke dager medarbeideren ønsker å jobbe, kontra dager de ikke kan jobbe. Det betyr ikke at man ikke kan opprette en vakt på disse dagene – verktøyet fungerer kun som et forslag.

Som leder er du ansvarlig for å godkjenne tidsregistreringer ved avvik.

Slik går du gjennom tidsregistreringer:

Når alle vakter er gjennomgått, kan du bekrefte dagen nederst i vaktplanen, noe som låser dagen for lønnskjøring.

Merk: Hva du kan se og redigere i HR-delen avhenger av dine rettigheter. Det er administratoren din som bestemmer hvilke data (for eksempel kontrakter, feriesaldo, dokumenter) du har tilgang til.

Under HR → Medarbeidere finner du en liste over alle tilknyttede medarbeidere med informasjon om:

Du kan filtrere listen etter tittel, status og avdeling. Hvis du har tilgang til flere avdelinger, kan du også filtrere etter dette.

Hvis medarbeideren ikke har startet ennå eller ligger som kladd (kontrakt er ikke opprettet), må du klikke på knappen Kladd, ettersom medarbeideren ennå ikke vises på den overordnede listen.

Hvis du har ansatt en ny medarbeider, må du legge denne inn i medarbeiderlisten din.

For å opprette en ny medarbeider:

Nå er medarbeideren din et utkast. Det betyr at det ikke er opprettet en kontrakt, og dermed vises ikke medarbeideren i vaktplanen ennå.

Når du åpner medarbeiderens profil som et utkast, kan du opprette en kontrakt. Her må du som minimum fylle ut startdato, tittel og kontraktstimer per uke. Hvis du ikke kjenner medarbeiderens lønn ennå, kan du alltid gå inn og korrigere kontrakten senere.

Merk: Noen felt er valgfrie. Hvis du er usikker på hvilke du skal fylle ut, kontakt administratoren din.

Når medarbeideren er opprettet med en kontrakt, vil vedkommende automatisk vises i vaktplanen.

En velkomst-e-post med en lenke for å opprette et passord sendes automatisk – med mindre du velger å utsette dette når kontrakten opprettes. Lenken er gyldig i 24 timer og kan sendes på nytt av deg ved behov.

Du kan åpne medarbeiderens profil for å se de individuelle opplysningene, med de samme fanene som i oversikten. Her kan du blant annet oppdatere medarbeiderens informasjon, korrigere kontrakter og justere feriesaldoer.

Hvis det skjer en endring i den ansattes kontraktsforhold, for eksempel en lønnsøkning eller endring i kontraktstimer per uke, er det viktig at du oppretter en ny kontrakt i stedet for å endre den eksisterende. Ellers risikerer du å overskrive eller miste historiske data.

Under medarbeiderens profil er det også mulig å tilbakestille passordet dersom medarbeideren har glemt det og ikke kan logge inn i systemet.

Det er mulig å planlegge ferie frem i tid via langtidsplanleggeren, som du finner under Vaktplan → Langtidsplanlegger. Her kan du se både forespurt og godkjent ferie, og du kan filtrere for en mer spesifikk visning.

Det er mulig å be om ferie på vegne av deg selv eller andre. Du fyller ut start- og sluttdato, medarbeider og hvilken fraværstype du vil be om. Når dette er fylt ut, får du en oversikt over hvor mye ferie du har opptjent, hvor mye som brukes i forespørselen, og hvor mye du har igjen når ferien er godkjent.

Ferie må godkjennes av en leder. Det betyr at hvis du som leder ber om ferie på vegne av andre, må du gå inn og godkjenne ferien etter at du har sendt forespørselen.

Godkjent ferie overskriver alle eksisterende vakter eller fravær. Hvis administratoren din har aktivert innstillingen under Generelle innstillinger, kan du konvertere de overskrevne vaktene til ledige vakter.

Når alle dager i vaktplanen for en lønnsperiode er bekreftet, er timene klare til å bli eksportert til lønn.

Merk: Hva du kan se og gjøre i lønnsadministrasjonen avhenger av dine tillatelser. Det er administratoren din som bestemmer hvilke funksjoner (for eksempel godkjenne timer, eksportere lønn) du har tilgang til.

Vi anbefaler at du godkjenner lønnsperioden før du eksporterer lønnen til lønnssystemet. Dette sikrer at alle registrerte timer er gjennomgått og endelig bekreftet. Eksporten vil gjenspeile timene slik de er på godkjenningstidspunktet, og fungerer derfor som en siste kontroll før lønnen behandles.

Merk: Før godkjenning kan en administrator gjenåpne enkelte dager i vaktplanen for å gjøre rettelser. Når lønnsperioden først er godkjent, må hele perioden gjenåpnes for å kunne gjøre endringer. Dette gir et ekstra sikkerhetslag ved å låse timene, slik at de eksporterte dataene gjenspeiler den endelige vaktplanen.

Gå til Lønn → Godkjenn timer/lønn. Velg perioden og medarbeiderne, og klikk deretter på Vis. Du vil se:

Rull til høyre for å sjekke om alle dager er bekreftet. Du kan ikke godkjenne lønnsperioden før alle dager er bekreftet.

Når du har godkjent lønnsperioden, kan du eksportere lønnsfilen som du kan laste opp i lønnssystemet ditt. Dette gjør du via Lønn → Eksporter lønn.

Her velger du lønnsperioden og avdelingen din, samt setter hake ved Vaktplan og Tillegg. Hvis det er laget en egen eksport for fravær, kan du laste den ned etterpå. Filformatet er tilpasset deres lønnssystem av administratoren din.

Under Rapporter → Rapporthub finner du ulike rapporter. Hver rapport har en beskrivelse, og filtre gir deg mulighet til å begrense resultatene. For eksempel kan du filtrere etter medarbeider og klikke på Oppdater. Grafer kan utvides og eksporteres som bilder eller CSV-filer.

Under Rapporter → Oversikter finner du KPI-er (omsetning, lønnsprosent osv.) per dag, uke eller måned. Du kan også definere egendefinerte perioder.

Denne delen inneholder også fraværsoversikter. Velg en periode og fraværstype(r), og klikk på Beregn. Filtrer deretter etter avdeling, tittel eller medarbeider, og velg eventuelt å vise antall fraværsdager. Du kan se dette i SameSystem eller eksportere det til Excel, CSV eller PDF.

Under Rapporter → Statistikk finner du:

Du kan abonnere på rapporter og motta dem automatisk via e-post.

Under Hjem får du en oversikt over dine nåværende og kommende vakter. Her kan du sjekke inn og ut av vaktene dine dersom tidsregistrering er aktivert.

Du får også en oversikt over forespørsler, som fraværsforespørsler, vaktbytteforespørsler og ledige vakter som venter på din godkjenning, samt dager i vaktplanen som venter på din bekreftelse.

Lenger ned finner du en oversikt over dine egne forespørsler og en oversikt over endringer i vaktplanen.

Under Kalender får du en månedsoversikt over vaktene du er planlagt til i løpet av måneden. Det er markert med prikker avhengig av hva som skjer den dagen: blå prikker indikerer vakter, og røde prikker indikerer fravær.

Du kan filtrere kalenderen etter hvilke typer vakter du vil se. Du har også mulighet til å laste ned vaktplanen din til din personlige kalender via Skaff deg iCalendar.

Under Avdeling kan du få tilgang til avdelingens vaktplan. Har du tilgang til flere avdelinger, må du velge hvilken avdeling du vil se. Her kan du, akkurat som i webversjonen, få tilgang til vaktplaner for forskjellige uker. Du kan velge om du vil se ukesoversikten eller dagsoversikten. I tillegg kan du også se sonevisningen her.

I dagsoversikten får du en oversikt over enkelte KPI-er. Du kan også se en oversikt over vakter i den aktuelle avdelingen i listeform. Den tredje oversikten gir deg en visning av tidsregistreringer gjort i avdelingen. Her kan du godkjenne vakter direkte i appen.

I ukeoversikten kan du som leder opprette vakter og fravær ved å klikke på +-ikonet.

For å opprette en vakt må du først velge avdelingen, hvis den ikke skal være din egen avdeling som er standard. Deretter velger du dato og tidspunkt. Du kan med fordel bruke favorittidene dere allerede benytter i webversjonen. Deretter klikker du Fortsett og tildeler den medarbeideren som skal jobbe.

For fravær følger du samme prosess – velg riktig medarbeider og deretter datoen for fraværet.

Her kan du se kontaktinformasjon for selskapets avdelinger.

Hvis chatfunksjonen er aktivert, kan du under Chat-menyen chatte med dine medarbeidere, enten enkeltvis eller i gruppechatter.

Under Mer kan du få tilgang til ulike funksjoner: