Denne artikkelen passer til de avdelingene hvis innstillinger tillater bruk av åpne skift. Vær oppmerksom på at noen av funksjonene nedenfor vi presenterer, kanskje ikke er tilgjengelige for deg. Hvis du ikke kan opprette en åpen vakt, eller se funksjoner du ønsker å bruke, kan du kontakte administratoren din for å be om å endre innstillingene dine.

Klikk på emnene nedenfor for å hoppe direkte til en bestemt del av denne artikkelen. Artikkelen åpnes i et nytt vindu.

Et åpent skift er et skift opprettet uten å være tilordnet en bestemt ansatt. Hvilken medarbeider som får vakten, avhenger av hvilket oppsett du gjorde da du opprettet det åpne skiftet, samt systeminnstillinger gjort av administrasjonen din. Vi vil gå gjennom de to forskjellige måtene å håndtere åpne skift på i denne artikkelen.

Å opprette en åpen vakt med manuell godkjenning betyr at du (lederen) har ansvaret for å godkjenne hvilken medarbeider som får vakten. Lenger ned i denne artikkelen vil vi forklare omvendt, som er der du lar systemet automatisk godkjenne den best egnede medarbeideren.

1. For å starte, naviger til timeplanen din via Avdeling - Tidsplan i hovedmenyen. Du kan opprette et åpent skift fra enten 2-ukersplanen eller hele timeplanen din.

Lokaliser linjen i tidsplanen som heter Åpne skift.

2. Finn dagen du vil plassere et åpent skift, og klikk når du ser et lite pluss(+)-ikon inni. I vårt eksempel har vi valgt lørdag 26.

3. Du blir nå presentert med et nytt vindu der du kan klikke hvor som helst på tidslinjen som presenteres, for å begynne å lage det åpne skiftet:

Sørg for å kontrollere start- og sluttid, samt pausevarigheten. Hvis du vil opprette flere åpne vakter , klikker du bare på nedtrekksfeltet som heter Skift, og velger hvor mange identiske vakter du vil sende ut (maks 10). Trykk på Fortsett-knappen når du er klar.
​

I vårt eksempel nedenfor starter vårt åpne skift kl 10:00, slutter kl 18:00, med en 30-minutters pause. Vi har besluttet å sende ut 4 identiske åpne vakter.

Vi vil lære mer om åpne skiftmaler samt Automatisk Send og godkjenn senere i denne artikkelen.

4. I neste vindu vil du se en liste over alle ansatte som er tilgjengelige for å jobbe dette skiftet.

Trykk på Bekreft når du er klar til å sende de åpne skiftene! 🎉

Ved å holde musepekeren over det åpne skiftet i timeplanen etter at den er opprettet, vil en liten infoboks informere deg om følgende:

Ved å klikke på det åpne skiftet får du enda flere detaljer, for eksempel hvem som har søkt om å ta skiftet (med mindre du valgte Send og godkjenn automatisk).

Ved å klikke på Godta vil de som søkte på skiftet informere om at de fikk det. Det åpne skiftet flyttes automatisk til riktig ansatt i vaktplanen.

Som standard vil avdelingen/butikksjefen få e-poster om varsler om den åpne vakten. De ansatte vil som standard få en e-post hvis de fikk den åpne vakten, eller ikke gjorde det. Hvis avdelingen din bruker Check-In-appen, vil du og dine ansatte også få varsler på mobile enheter.

Hvis administrasjonen din har opprettet åpne vaktmaler, kan du bruke disse til å spesifisere vilkårene for din åpne vakt ytterligere. Åpne skiftmaler er et sett med forhåndsdefinerte innstillinger, med noen spesifikke kriterier som vi ønsker for det åpne skiftet. Kriteriene finnes i brukerkortene til de ansatte, opprettet av administratorene.

1. For å starte, naviger til timeplanen din via Avdeling - Tidsplan i hovedmenyen. Du kan opprette det åpne skiftet fra enten 2-ukersplanen eller den fullstendige tidsplanen.

Lokaliser linjen i tidsplanen som heter Åpne skift.

2. Finn dagen du vil plassere et åpent skift, og klikk når du ser et lite pluss(+)-ikon inni. I vårt eksempel har vi valgt lørdag 26.
​

3. Du blir nå presentert med et nytt vindu der du kan klikke hvor som helst på tidslinjen som presenteres, for å begynne å lage det åpne skiftet:
​

Sørg for å kontrollere start- og sluttid, samt pausevarigheten. Hvis du vil opprette flere åpne vakter , klikker du bare på nedtrekksfeltet som heter Skift, og velger hvor mange identiske vakter du vil sende ut (maks 10).

4. I samme vindu klikker du på feltet som heter Standardsøk. Hvis administratorene dine har satt opp åpne skiftmaler, vil du se en liste over alle tilgjengelige maler her.

I vårt eksempel nedenfor har administrasjonen vår laget en åpen skiftmal kalt "Damesko". Det betyr at systemet bare vil søke etter ansatte som samsvarer med kriteriene "Damesko". Ansatte som ikke oppfyller kriteriene, vil ikke motta forespørsel om åpent skift.
​

Når vi bruker en åpen skiftmal, får vi muligheten til å aktivere automatisk sending og godkjenning. Dette lar systemet automatisk sende forespørselen til den ansatte som passer best til dine åpne skiftkriterier. Hvis den best egnede medarbeideren avslår forespørselen, vil det åpne skiftet automatisk sendes til den nest beste medarbeideren.

Når det åpne skiftet er opprettet, kan vi klikke på det fra tidsplanen for å sjekke statusen. Tidsintervallet før det åpne skiftet går videre til neste ansatt i køen, avhenger av hvor mange dager det er til vakten begynner.
​

Merk at du har muligheten til å sende forespørsel om åpen vakt til alle på listen, i tilfelle du for eksempel er presset med tiden og trenger en løsning så raskt som mulig.

Så snart en ansatt har akseptert det åpne skiftet, blir forespørselen automatisk godkjent. Skiftet flyttes fra linjen Åpne skift i tidsplanen, til den ansatte som tok den. Det er ikke behov for ytterligere godkjenning fra lederen når du bruker Automatisk Send og godkjenn.
​

Hvis administratorene dine har aktivert bruk av soner i tidsplanen din, kan du bruke dette på det åpne skiftet før du sender det ut. En sone er egentlig et filter som forteller litt mer om hva skiftet innebærer, og/eller ganske enkelt hvor den ansatte skal jobbe, for eksempel kvinneavdelingen, skoavdelingen, hilseområdet, prøverommene, backoffice osv. Soner er forhåndsdefinert av administrasjonen din, med en bestemt tittel og farge, slik at det er lett å få øye på når du ser på timeplanen.

1. Følg trinn nr 1-3 fra avsnittet "Åpne vaktmaler" i denne artikkelen (klikk her for å gå direkte) for å lære hvordan du begynner å opprette det åpne skiftet.

2. Klikk på feltet som heter Standardsone for å se hvilke sonealternativer administratorene dine har gjort tilgjengelig for bruk. I eksemplet nedenfor har vi brukt sonen "Barneavdeling", noe som betyr at den ansatte som tar dette skiftet, vil jobbe i barneområdet i butikken vår. Vi har også brukt den åpne skiftmalen kalt "Lukkeansvar", og aktivert Automatisk send og godkjenn.

Hvis avdelingen din bruker Check-In-appen, vil du også se sonen i kalenderen i appen.
​

Det er flere måter å sette opp åpne vakter på; både per selskapsnivå og per avdelingsnivå. Alt avhenger av hva HQ / administratorer har valgt å sette opp.

Her er en oversikt over noen av innstillingene som er tilgjengelige for justering i systemet:

Hvis du vil vite mer om hvordan oppsettet ditt ser ut, kan du se kontaktinformasjonen vår nedenfor og kontakte kundeservice. Merk at SameSystem ikke har lov til å endre noen av innstillingene dine uten godkjenning fra administratorene dine. Vi anbefaler at du kontakter dem hvis du ønsker å be om en endring.

Nedenfor følger noen av våre mest stilte spørsmål;

Fikk du ikke svaret du lette etter? Ikke nøl med å kontakte oss. Vår svartid på chat er mindre enn 5 minutter i løpet av vår Support åpningstid 🚀

Mandag - fredag: 08:00 - 18:00 CEST

Lørdag: 09:00 - 16:00 CEST

Søndag: Stengt

📲 App: Klikk på Mer, etterfulgt av Kontakt kundestøtte for å chatte med oss

🖥️ Web/PC: Klikk på den blå boblen nederst i høyre hjørne for å chatte med oss

☎️ Telefon: +45 78 70 06 59, ring 1 for støtte