Hva er ledige vakter?
En ledig vakt er en vakt som er opprettet uten å være tildelt en bestemt ansatt.
Avhengig av det opprinnelige oppsettet av ledige vakter, kan de ansatte be om å få ta vakten, slik at den kun tilhører dem. I denne artikkelen skal vi se hvordan du aktiverer ledige vakter og hvordan du oppretter maler for ledige vakter - en forhåndsdefinert mal med spesifikke krav til den åpne vakten.
Forutsetninger
Du trenger tilgangsnivå som administrator for å få tilgang til de fleste av innstillingene som presenteres i denne artikkelen. Hvis du oppdager at du mangler tilgang til noen av innstillingene, kan du kontakte support slik at de kan hjelpe deg (kontaktinformasjon finner du nederst i denne artikkelen).
Funksjonen for ledige vakter må være aktivert for at du skal kunne opprette maler for åpne vakter. Les denne artikkelen for å finne ut hvordan du aktiverer åpne vakter hvis du ikke har gjort dette ennå.
Leter du etter noe bestemt med en gang?
Klikk på emnene nedenfor for å gå direkte til en bestemt del av denne artikkelen. Artikkelen åpnes i et nytt vindu.
Ledig Vaktmaler
Hva er en ledig vaktmal?
En mal for ledige vakter er en forhåndsdefinert mal med spesifikke kriterier som kan brukes når du oppretter en ledig vakt. Et eksempel på en mal for et ledig skift kan være at vi trenger en person som kan håndtere returer til å ta dette ledige skiftet. Eller noen som er nøkkelinnehaver og kjenner rutinen for å stenge butikken om kvelden. Eller kanskje vi trenger noen som har en bestemt kompetanse, f.eks. en "denimekspert", til denne ledige vakten. Når vi bruker en mal med bestemte krav, kan vi sørge for at vi bare får de best egnede personene til å ta den ledige vakten.
Slik konfigurerer du kriteriene som brukes i ledig vaktmaler
Før vi kan opprette malene for ledige vakter, må vi angi hvilke kriterier vi vil bruke i dem. Kriteriene ligger i de ansattes brukerkort. Vanligvis er det avdelingslederens ansvar å fylle ut disse, men det er bare administrasjonen som kan opprette dem. Nedenfor går vi gjennom følgende:
Hvordan du oppretter ekstra seksjoner i brukerkortet
Slik oppretter du ekstra felter i brukerkortet
MERK: Hvis du aldri har opprettet ekstra seksjoner og ekstra felt i brukerkortet før, anbefaler vi at du leser denne grundige veiledningen først, da beskrivelsen nedenfor er ganske enkle.
Begynn med å gå til Administrasjon - Innstillinger - Generelle innstillinger. Bytt så til fanen for «Brukere», også rull ned til alternativet som heter «Sections». Merk så av boksen for «Generelt felt 1» og legg inn et navn for seksjoner i tekstboksen. Dette oppretter en ny seksjon i brukerkortet, der du kan legge til kriteriene som vi senere skal bruke i malene for åpne vakter.
Vi har opprettet en seksjon kalt «ansvar» under:
Flott! Nå skal vi finne ut hvordan vi oppretter kriteriene våre, slik at vi kan plassere dem i den nyopprettede seksjonen. Gå til Instillinger – HR – Ekstra felt I brukerkort. Trykk på Opprett ny øverst til høyre for å opprette et nytt felt i brukerkortet, og sørg for å koble det til seksjonen din, som vist nedenfor. Du kan opprette så mange du vil.
I vårt eksempel har vi kalt det "Retur?", og felttypen aktiveres ved å velge Ja/Nei. Vi har knyttet det til seksjonen «Ansvar» som vi opprettet istad:
Nå er du godt i gang. Gå til et brukerkort for å ta en titt på den nye seksjonen og feltene for å sikre at den ser ut som du ønsker.
I vårt eksempel så kan vi se “Ansvar” seksjonen, med et felt for retur hvor man kan velge ja/nei:
Slik oppretter du ledig vaktmaler
Utmerket arbeid! Nå kan vi opprette våre ledige vaktmaler. Begynn med å gå til Instillinger – Vaktplan – Søkningsmal til ledige vakter. Trykk på Opprett ny øverst til høyre. En tom, ny mal vises:
Fyll inn følgende felt:
Navn på turnus
Navnet på den ledige vaktmalen.
Beskrivelse
En beskrivelse av hva som kreves for denne ledige vakten
Avdelinger
Velg hvilke avdelinger som skal kunne bruke denne malen. Hvis ingen er valgt, gjelder den for alle avdelinger.
“Legg til betingelse”
Trykk på den nederste “Legg til betingelse”:
Under velg kompetanse velger du så ekstrafeltet du har opprettet. I vårt tilfelle «retur?»
"Ja" som et obligatorisk krav, slik at bare de ansatte som har svart "Ja" i dette feltet på brukerkortet, vil motta denne forespørselen om åpne vakter.
Klikk på Opprett når du er klar, og du er ferdig! 🎉
Når avdelingslederen planlegger en ledig vakt fra nå av, har han/hun mulighet til å velge malen du opprettet, som vist nedenfor fra vaktplanen:
Vil du vite hvordan ledige vakter faktisk fungerer i arbeidsplanen? Ta en titt på denne artikkelen om hvordan du oppretter åpne vakter for å se det i praksis! 🙌
Hjelp & Support
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til sikkerhetsfanen, må du gjerne kontakte vårt Support team. Vår svartid på chat er mindre enn 5 minutter på hverdager 🚀
🖥️ Web/PC: Klikk på den blå chatboblen nede i høyre hjørne.
📲 App: Klikk Mer etterfulgt av Kontakt Support.
☎️ Phone: +47 23 65 42 03.