Hva du lærer i denne artikkelen:
Hva ledige vakter er
Hvordan du aktiverer funksjonen for ledige vakter for alle avdelingene dine
Forutsetninger
Du må være logget inn på din egen SameSystem-konto.
Tittelen din er Administrator (eller tilsvarende), eller du har følgende utvidete tilganger:
- 'Administrasjon av vaktplan’ [Full tilgang].- ' Instillinger for ledige vakter' [Full tilgang].
Hva er ledige vakter?
En ledig vakt er en vakt som er planlagt, men som ikke er tildelt noen ennå. Det er avdelingslederen som har ansvaret for å planlegge og sende ut vakten, mens de ansatte må be om å få den ledige vakten. Hvem som får vakten, avhenger av hvilken av de to innstillingene lederen brukte da vakten ble opprettet:
Den første som søker om vakten, får den automatisk. Et varsel sendes til den ansatte som fikk vakten og til de som ikke fikk den.
Flere personer kan søke på vakten, men det er opp til lederen å avgjøre hvem som får den til slutt. Når avgjørelsen er tatt, får de ansatte beskjed om at de enten fikk skiftet eller ikke.
Når du skal bruke ledige vakter
Et godt eksempel på når du kan bruke ledige vakter, er når en avdeling har behov for flere ansatte til å dekke vakter på en bestemt dag. Men det finnes mange andre situasjoner der ledige vakter virkelig kan spare både tid og krefter, slik at lederen eller du selv får mer tid til å fokusere på de viktigste prioriteringene. Her er noen eksempler:
Noen har meldt seg syk på kort varsel: En ledig vakt løser problemet raskt, siden vi ikke trenger å bruke tid på å ringe rundt eller sende meldinger til teamet vårt; alle tilgjengelige medarbeidere får et varsel på telefonen umiddelbart etter at vi har publisert forespørselen, direkte fra appen.
Spesielle arrangementer: Utvidede åpningstider, kampanjedager, markedsdager - noen dager krever flere ekstra medarbeidere. Det tar bare noen få sekunder å publisere flere identiske ledige vakter samtidig, slik at vi får mer tid til å forberede oss på de store dagene.
Planlegging av vaktplanen: Det er alltid en risiko for at noen melder seg utilgjengelige etter at vaktplanen er publisert. Hvis du publiserer vaktplanen med ledige vakter, kan de medarbeiderne som faktisk er tilgjengelige, selv fylle vaktene.
Nå som du er bedre kjent med hva ledige vakter er og hvordan de fungerer, kan du lære mer om hvordan du aktiverer funksjonen slik at ledere og ansatte kan begynne å høste fordelene av den!💪
Slik aktiverer du ledige vakter
❗ Vær oppmerksom på at denne funksjonen er aktivert i de generelle innstillingene og ikke i avdelingsinnstillingene, noe som betyr at den vil være aktivert for alle avdelinger i bedriften.
1. Begynn med å navigere til de generelle innstillingene og fanen "Ledige vakter" via Innstillinger > Generelle innstillinger i menyen Innstillinger for ledige vakter
2. Huk av boksen for "Aktiver Ledige vakter":
3. Trykk på Lagre-knappen, og du er ferdig - nå er funksjonen for åpne vakter aktiv i alle avdelingene i bedriften. 🎉
Avdelingslederne kan nå planlegge og sende forespørsler om ledige vakter til sine ansatte. Standard godkjenningsflyt når ansatte ber om å ta ledige vakter, er at avdelingslederen har ansvaret for å godkjenne manuelt hvem som får den ledige vakten. Det betyr at hvis den ledige vakten sendes ut til 10 ansatte, og 5 personer ber om å få den, er det opp til avdelingslederen å avgjøre hvem som til slutt får vakten.
Ta det neste steget 💪
Det finnes et annet, mer automatisert alternativ for godkjenningsflyt: La systemet sende den ledige vakten til den medarbeideren som passer best, ved å bruke maler for ledige vakter med den automatiserte send- og godkjenningsfunksjonen. Denne flyten krever betydelig mindre administrasjonstid fra avdelingslederne. Vil du vite mer? Ta en titt på denne artikkelen om funksjonen for automatisk sending og godkjenning, etterfulgt av denne artikkelen om konfigurering av åpne vaktmaler!
Hjelp & Support
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til sikkerhetsfanen, må du gjerne kontakte vårt Support team. Vår svartid på chat er mindre enn 5 minutter på hverdager 🚀
🖥️ Web/PC: Klikk på den blå chatboblen nede i høyre hjørne.
📲 App: Klikk Mer etterfulgt av Kontakt Support.
☎️ Phone: +47 23 65 42 03.