Denna artikel passar de avdelningar vars inställningar tillåter användning av lediga arbetspass. Observera att vissa av nedanstående funktioner som vi presenterar kanske inte är tillgängliga för dig. Om du inte kan skapa ett ledigt arbetspass eller se funktioner som du vill använda, vänligen kontakta din administratör för att begära att dina inställningar ändras.

Klicka på de ämnen som anges nedan för att hoppa direkt till en specifik del av denna artikel. Artikeln öppnas i ett nytt fönster.

Ett ledigt arbetspass är ett arbetspass som skapats utan att tilldelas en specifik medarbetare. Vilken anställd som får arbetspasset beror på vilka inställningar du gjorde när du skapade det lediga arbetspasset, samt vilka systeminställningar som gjorts av din administration. Vi kommer att gå igenom de två olika sätten att hantera lediga arbetspass i den här artikeln.

Att skapa ett ledigt arbetspass med manuellt godkännande innebär att du (chefen) ansvarar för att godkänna vilken medarbetare som får arbetspasset. Längre ner i denna artikel kommer vi att förklara det omvända, vilket innebär att du låter systemet automatiskt godkänna den bäst lämpade medarbetaren.

1. Börja med att gå till ditt schema via Planering - Schema i huvudmenyn. Du kan skapa ett ledigt arbetspass från antingen 2-veckorsschemat eller Hel period.

Hitta raden i ditt schema som heter Lediga arbetspass.

2. Leta upp den dag du vill placera ett ledigt arbetspass på och klicka när du ser en liten plus(+)-ikon inuti. I vårt exempel har vi valt lördagen den 26 juni.
​

3. Du får nu upp ett nytt fönster där du kan klicka var som helst i tidslinjen för att börja skapa det lediga passet:
​

Se till att kontrollera start- och sluttid, samt rastens längd. Om du vill skapa flera lediga arbetspass klickar du bara på drop-down-fältet som heter Arbetspass och väljer hur många identiska arbetspass du vill skicka ut (max 10). Tryck på knappen Fortsätt när du är klar.
​

I vårt exempel nedan börjar vårt lediga arbetspass kl. 10.00 och slutar kl. 18.00, med 30 minuters rast. Vi har beslutat att skicka ut 4 identiska lediga arbetspass.

Vi kommer att lära oss mer om sökningsmallar för lediga arbetspass samt Automatisk skicka & Godkänn senare i den här artikeln.
​

4. I nästa fönster visas en lista över alla medarbetare som är tillgängliga för detta arbetspass.

Tryck på Bekräfta när du är redo att skicka de lediga arbetspassen! 🎉

Om du håller muspekaren över det lediga arbetspasset i schemat efter att det har skapats, kommer en liten informationsruta att informera dig om följande:

Om du klickar på det lediga arbetspasset får du ännu mer information, t.ex. vem som har ansökt om att ta arbetspasset (om du inte har valt Automatiskt skicka & Godkänna).

Om du klickar på Acceptera informeras de som ansökt om arbetspasset att de har fått det. Det lediga arbetspasset flyttas automatiskt till rätt medarbetare i schemat.

Som standard kommer avdelnings-/butikschefen att få mail om aviseringar gällande det lediga arbetspasset. De anställda kommer som standard att få ett mail om de fick det lediga passet eller inte. Om din avdelning använder Check-In-appen kommer du och dina anställda också att få aviseringar på era mobila enheter.
​

Om din administration har skapat mallar för lediga arbetspass kan du använda dessa för att ytterligare specificera villkoren för ditt lediga arbetspass. Sökningsmallar är en uppsättning fördefinierade inställningar, med vissa specifika kriterier som vi vill ha för det lediga passet. Kriterierna finns i dina anställdas användarkort, som skapats av dina administratörer.

1. Börja med att gå till ditt schema via Planering - Schema i huvudmenyn. Du kan skapa det lediga arbetspasset från antingen 2-veckorsschemat eller hel period.

Lokalisera raden i ditt schema som heter Ledig arbetspass.

2. Leta upp den dag du vill lägga ett ledigt arbetspass på och klicka när du ser ett litet plus (+) inuti. I vårt exempel har vi valt lördagen den 26 juni.

3. Du får nu upp ett nytt fönster där du kan klicka var som helst i tidslinjen för att börja skapa det lediga passet:
​

Se till att kontrollera start- och sluttid, samt rastens längd. Om du vill skapa flera lediga arbetspass klickar du bara på drop-down-fältet som heter Arbetspass och väljer hur många identiska arbetspass du vill skicka ut (max 10).

4. I samma fönster klickar du på fältet som heter Standardsökning. Om dina administratörer har ställt in sökningsmallar, kommer du att se en lista över alla dina tillgängliga mallar här.
​

I vårt exempel nedan har vår administration skapat en sökningsmall för lediga arbetspass som heter "Damskor". Det innebär att systemet endast söker efter medarbetare som matchar kriteriet "Damskor". Alla medarbetare som inte uppfyller kriterierna kommer inte att få en förfrågan om ett ledigt arbetspass.

När vi använder en sökningsmall för lediga arbetspass får vi möjlighet att aktivera Automatiskt skicka & godkänna. Detta gör att systemet automatiskt skickar förfrågan till den medarbetare som bäst passar in på dina kriterier för lediga pass. Om den bäst lämpade medarbetaren tackar nej till förfrågan skickas det lediga arbetspasset automatiskt till den näst bäst lämpade medarbetaren.

När det lediga arbetspasset har skapats kan vi klicka på det i schemat för att kontrollera statusen. Tidsintervallet innan det lediga passet går vidare till nästa medarbetare i kön beror på hur många dagar det är kvar tills passet börjar.

Observera att du har möjlighet att skicka förfrågan om det lediga arbetspasset till alla på listan, om du t.ex. har ont om tid och behöver en lösning så snabbt som möjligt.

Så snart en medarbetare har accepterat det lediga arbetspasset godkänns förfrågan automatiskt. Passet flyttas från raden Lediga arbetspass i schemat till den medarbetare som tog det. Det finns inget behov av ytterligare godkännande från chefen när du använder Automatiskt skicka & godkänna.
​

Om dina administratörer har aktiverat användningen av Zoner i ditt schema kan du tillämpa detta på det lediga arbetspasset innan du skickar ut det. En zon är i princip ett filter som berättar lite mer om vad arbetspasset innebär, och/eller helt enkelt var den anställde ska arbeta, till exempel damavdelningen, skoavdelningen, mottagningsområdet, provrummen, BackOffice osv. Zonerna är fördefinierade av din administration, med en specifik titel och färg, så att de är lätta att upptäcka när man tittar på schemat.

1. Följ steg 1-3 från avsnittet "Sökningsmallar för lediga arbetspass" i den här artikeln (klicka här för att gå direkt) för att lära dig hur du börjar skapa det lediga arbetspasset.

2. Klicka på fältet Standardzon för att se vilka zonalternativ dina administratörer har gjort tillgängliga att använda. I vårt exempel nedan har vi använt zonen "Barnavdelning", vilket innebär att medarbetaren som tar det här passet kommer att arbeta på barnavdelningen i vår butik. Vi har också använt sökningsmallen som heter "Stängningsansvar" och aktiverat Automatiskt skicka & godkänna.

Om din avdelning använder Check-In-appen kommer du också att se zonen i schemat i appen.
​

Det finns ett antal olika sätt att ställa in lediga arbetspass på, både på företagsnivå och på avdelningsnivå. Allt beror på vad ditt huvudkontor/administratörer har valt att ställa in.

Här följer en översikt över några av de inställningar som kan justeras i systemet:

Om du vill veta mer om hur din installation ser ut, vänligen se vår kontaktinformation nedan och kontakta supporten. Observera att SameSystem inte har rätt att ändra några av dina inställningar utan godkännande från dina administratörer. Vi rekommenderar att du kontaktar dem om du vill begära en ändring.

Nedan följer några av våra vanligaste frågor:

Fick du inte det svar du letade efter? Tveka inte att kontakta oss. Vår svarstid på chatten är mindre än 5 minuter under vår Supports öppettider 🚀

Måndag - fredag: 08:00 - 18:00 CEST

Lördag: 09:00 - 16:00 CEST

Söndag: Stängt

📲 App: Klicka på Mer, följt av Kontakta support för att chatta med oss

🖥️ Web/PC: Klicka på den blå bubblan i nedre högra hörnet för att chatta med oss

☎️ Telefon: +46 10 424 88 28, tryck 1 för support