Ett ledigt arbetspass är ett arbetspass som skapas utan att tilldelas en viss anställd.

Beroende på den grundläggande inställningen av lediga pass kan medarbetarna sedan begära att få ta passet, så att det bara tillhör dem. I den här artikeln kommer vi att lära oss hur man aktiverar lediga arbetspass och hur man skapar mallar för lediga arbetspass; en fördefinierad mall med specifika krav för det lediga arbetspasset.

Klicka på de ämnen som anges nedan för att hoppa direkt till en specifik del av denna artikel. Artikeln öppnas i ett nytt fönster.

En mall för lediga pass är en fördefinierad mall med specifika kriterier som kan användas när man skapar ett ledigt pass. Ett exempel på en mall för lediga pass kan vara att vi behöver någon som kan hantera returer för att ta detta lediga pass. Eller någon som är nyckelinnehavare och känner till rutinen för att stänga butiken på kvällen. Eller så kanske vi behöver någon som har en viss expertis, t.ex. "Denim Expert", för detta öppna skift. När vi använder en mall med vissa krav kan vi se till att vi bara får de bäst lämpade personerna för att täcka det lediga arbetspasset.

Innan vi kan skapa mallarna för lediga pass måste vi ange vilka kriterier vi vill använda i dem. Kriterierna finns i de anställdas användarkort. Vanligtvis är det avdelningschefens ansvar att fylla i dessa, men det är bara administrationen som kan skapa dem. Nedan kommer vi att täcka följande:

OBS: Om du aldrig har skapat extra sektioner och extra fält i användarkortet tidigare rekommenderar vi att du läser denna grundliga guide först, eftersom beskrivningen nedan är ganska enkel.

Börja med att gå till Inställningar - Generella inställningar - Användare. Scrolla ner till alternativet som heter Sections – Extra allmänna avsnitt. Detta kommer att skapa en ny sektion i användarkortet, där du kan lägga till de kriterier som vi senare kommer att använda i mallarna för lediga arbetspass.

Vi har skapat en sektion som heter "Ansvarsområden" i vårt exempel nedan:

​

Strålande! Nu ska vi lära oss hur vi skapar våra kriterier så att vi kan placera dem i vårt nyskapade sektionsfält. Gå till Inställningar - HR - Extra fält i användarkortet. Tryck på Skapa ny i det övre högra hörnet för att skapa ett nytt fält i användarkortet och se till att ansluta det till din sektion enligt bilden nedan. Du kan skapa så många du vill.

I vårt exempel har vi gett fältet namnet "Returer", och fälttypen aktiveras genom att välja Ja/Nej. Vi har knutit den till vår sektion "Ansvarsområden":

Bra jobbat! Gå över till ett användarkort för att titta på din nya sektion och dess fält, för att se till att det ser ut som du vill.

I vårt exempel kan vi se vår sektion "Ansvarsområden", med två fält inuti; "Innehav av nyckel" och det vi just skapade som heter "Returer":

​Sektionerna nedanför “Ansvarsområden” som heter “Kurser och utbildningar” och “Arbetskläder - Detaljer” är bara två ytterligare exempel på de många sätt att använda extra fält i användarkortet!

Jättebra jobbat! Nu kan vi skapa våra mallar för lediga arbetspass. Börja med att gå till Inställningar - Schema - Sökningsmall för lediga arbetspass. Tryck på Skapa ny, uppe i högra hörnet. En tom ny mall kommer att visas:

Mallnamn

Namnet på Sökningsmallen för lediga arbetspass

Beskrivning

En beskrivning av vad som krävs för detta lediga pass.

Avdelningar

Välj de avdelningar som ska kunna använda denna mall. Om ingen är vald kommer den att gälla för alla avdelningar.

Sök enbart för valda titlar

Välj vilka titlar som ska kunna ta emot dessa förfrågningar om lediga arbetspass.

Kompetens/parametrar

Här ser du en lista över alla extra fält som finns i användarkorten. När du väljer ett eller flera fält visas ytterligare alternativ nedan. I vårt exempel vill vi ha en mall som filtrerar ut de anställda som är duktiga på att hantera returer. Först väljer vi det extra fält vi just skapade, kallat "Returer". Eftersom detta specifika fält har en Ja/Nej-inställning väljer vi "Ja" som ett obligatoriskt krav så att endast de anställda som har svarat Ja på detta fält i sitt användarkort kommer att få den här förfrågan om ledigt arbetspass.

Klicka på Skapa när du är redo, så är du klar! 🎉

När avdelningschefen planerar ett ledigt arbetspass från och med nu kommer hen att ha möjlighet att välja den mall du skapade, som visas nedan från schemat:

​Vill du veta hur lediga pass faktiskt fungerar i schemat? Kolla in den här artikeln om hur man skapar lediga arbetspass för att se hur det fungerar i praktiken! 🙌

Relaterade artiklar

Hittade du inte det du letade efter? Vår svarstid på chatten är mindre än 5 minuter under vår Supports öppettider 🚀

Måndag - Fredag: 08:00 - 18:00 CEST

Lördag: 09:00 - 16:00 CEST

Söndag: Stängt

📲 App: Klicka på Mer, följt av Kontakta supporten för att chatta med oss

🖥️ Web/PC: Klicka på den blå bubblan i nedre högra hörnet för att chatta med oss

☎️ Telefon: +46 10 424 88 28 tryck 1, för support