Action Boardet er det, du ser, når du klikker på en dag for en bestemt medarbejder, både i den frigivne vagtplan såvel som i skabeloner og planer, der endnu ikke er frigivet. Den præsenterer alle de handlinger, du kan foretage på den givne dag, herunder handlinger der strækker sig til fremtidige dage, såsom ferie eller andet periodisk fravær.

I denne artikel vil vi forklare hvordan man arbejder med action boardet, og hvordan man bruger de vigtigste handlinger og funktioner til at gøre din planlægningsrutine mere fleksibel, funktionel og lettere.

Når visse vagter anvendes regelmæssigt, er det muligt at oprette "Favorittider". De vises i sektionen under tidslinjen. Klik på en af disse favorittider, så tilføjes den straks til dagen. Hvis der ikke er oprettet favorittider, skal du klikke på "Rediger favorittider" for at oprette og administrere favorittider.

Her kan du se Action Boardet, når der ikke er noget planlagt. For at tilføje en vagt til dagen skal du klikke på tidslinjen på det tidspunkt, hvor vagten skal starte. På billedet nedenfor planlægges en vagt til at starte kl.10.30.
​

For at tilføje en vagt skal du klikke på tidslinjen, der hvor du vil have vagten til at starte.

Arbejdstiden kan ændres ved at trække i kanterne eller flytte hele tidsblokken på tidslinjen. Det er også muligt at bruge rullemenuerne med tider. Du kan se et eksempel på billedet herunder.
​

Fravær kan anvendes på to måder:

 for et bestemt tidsinterval

 for en hel dag
​

For et bestemt tidsinterval

For det første opretter du tidsblokken, hvorefter du ændrer den til fravær. Klik på fraværsknappen, og vælg derefter fraværstypen. På billedet herunder er fraværstypen "Barn syg" valgt.

Bemærk, at hvis der allerede er vagter i perioden - for eksempel planlagt vagt fra 10 til 16 - og fraværet er fra 11 til 16, skal du først reducere arbejdstiden til 10 til 11, og derefter tilføje fraværet som en ny tidsblok.
​

Hel-dags fravær

Ved at klikke på "Tilføj fravær" i øverste højre hjørne ser du en liste over alle tilgængelige fraværstyper.

Der er to typer af heldags fraværstyper: 

Tidsbestemt fravær -  tæller det samme som antallet af planlagte timer

Tidsubestemt fravær - gælder for en hel dag og tæller baseret på en fast beregning, såsom den ansattes kontrakt timer

Når du tilføjer et tidsbestemt fravær, ændres alle vagter til fravær. På billedet herunder er der to vagter, en fra 10:00-13:00 og en fra 14:00-18:00. Når du har valgt heldags fravær, ændres begge.
​

Når du tilføjer et tidsubestemt fravær, gælder fraværet for hele dagen. Ved tilføjelse af et tidsubestemt fravær er det også muligt at gøre det periodisk, som vist på billedet, hvilket vil gøre, at fraværet strækker sig ind i fremtiden baseret på den valgte dato.
​

Udlån kan anvendes på to måder; i et bestemt tidsinterval eller som et åbent udlån, der giver lederne i andre afdelinger mulighed for at planlægge vagter for medarbejderen, hvor det passer til deres behov.

Udlån i et bestemt tidsinterval

For at kunne udlåne medarbejderen i Action boardet skal du først oprette en tidsblok. Klik derefter på knappen "Lån ud", og vælg den afdeling, der skal udlånes til. På billedet herunder er en medarbejder udlånt til 2. "Århus" fra 11:00-16:00.
​

Åben udlån

Du laver et åben udlån ved at klikke på knappen "Tilføj heldags udlån" i øverste højre hjørne. Vælg de afdelinger, der kan bruge det åbne udlån. Ledere for de udvalgte afdelinger er i stand til at planlægge for den givne medarbejder på dagen, i de timer, hvor de ikke har en vagt i deres hjemmeafdeling.
​

Åbne udlån kan tilbydes til flere afdelinger, og det kan anvendes på en enkelt dag såvel som i længere perioder.
​

Det er muligt at tilføje så mange tidsblokke, som du ønsker - uanset om det er vagter, fravær eller udlån - på en enkelt dag. For at tilføje en anden tidsblok skal du blot gøre det samme, som når du tilføjer den første.

For at redigere en tidsblok skal du klikke på den, så vil alle redigeringsindstillinger vises nedenfor.

Hvis du vil fjerne en tidsblok, skal du klikke på knappen "Fjern vagt / fravær / udlån" knappen i højre side. For at fjerne alt, skal du klikke på knappen "Ryd dag" - knappen i nederste højre side af tidslinjen. 

Se billedet herunder for et eksempel på, hvordan det ser ud med flere vagter på en dag.
​

 Bemærk! De fleste af funktionere skal være aktiveret af en administrator. 

En tidsblok med vagter indeholder en række forskellige funktioner, som kan bruges til bedre og mere detaljeret planlægning.

Her er en liste over forskellige funktioner, der kan bruges i planlægningen:

ZONER - de zoner / områder, som medarbejderen skal arbejde i 

OPGAVER - de opgaver, der skal udføres 

PAUSER - pauser, der skal tages i løbet af dagen 

NOTER - noter om vagten 

Med zoner er det muligt at specificere mere detaljeret, hvad vagten indebærer, for eksempel, hvis medarbejderen skal arbejde i en kasse-zone, en prøverums-zone eller en helt tredje zone. Det er også muligt at bruge zoner til andre ting, såsom om det er en morgenvagt eller en aftenvagt.

Bemærk! Det er kun muligt at vælge én zone til en vagt, hvilket ændrer farven på den givne vagt, og gør det nemt at hurtigt finde zonen lige fra vagtplanen. 

Opgaver er mål, der kan planlægges for en medarbejder løbende med vagten, såsom visual merchandising eller lageroptælling<l:style1>. For at tilføje en opgave skal du klikke på "Tilføj opgave" i højre side. 

I tidsplanen er der "Produktive timer" KPI'en, der sporer timer med salgsmedarbejdere på gulvet, og opgaver kan påvirke disse timer afhængigt af typen. Hvis en opgave tager medarbejderen væk fra gulvet og gør personen ude af stand til at sælge, tæller disse timer ikke med i "Produktive timer" KPI'en.
​

Pauser kan håndteres på to måder: Som en simpel varighed eller ved at tilføje det i bestemte tidsintervaller. Hvilke, der er tilgængelige, afhænger af dine indstillinger. 

For at tilføje en pause skal du klikke på "Tilføj pause" i højre side.

Når du tilføjer som en simpel varighed, placerer systemet stadig pausen i baggrunden midt i vagten. Dette er nødvendigt for at beregne den effekt, det har på arbejdstid og bonus.

For at have mere kontrol skal du bruge pause-placeringer, hvilket gør det muligt at tilføje en eller flere pauser på et bestemt tidspunkt i løbet af vagten. Se et eksempel på dette på billedet herunder.
​

Det er også muligt at angive, om pausen er en ubetalt eller betalt pause. Hvis det er en ubetalt pause, trækkes pausens varighed fra den samlede arbejdstid. Hvis det er en betalt pause, forbliver varigheden af pausen en del af den samlede arbejdstid.

Det er muligt at tilføje noter til en vagt. Denne note kan ses af medarbejderen fra webappen og mobilappen. For at tilføje noter skal du klikke på knappen "Tilføj note" i højre side.
​

De fleste tillæg beregnes automatisk, f.eks. "Forskudttidstillæg", der gælder baseret på ugedag og tidspunkt på dagen. I nogle tilfælde skal tillæg tilføjes manuelt, og det kan gøres ved at klikke på knappen "Tilføj tillæg" i højre side. 

Tillæg kan tilføjes som en varighed eller som et tidsinterval.
​

*Tillægstyper oprettes af administrationen, og kun hvis tillægget er indstillet til at være manuelt, vil det være tilgængeligt fra Action Boardet.