For at oprette en ny vagtplan, skal du gå ind under Vagtplan → Planlæg ny periode. Vælg herefter den dato, perioden skal starte – bemærk, at ved ugentlig planlægning skal perioden begynde på en mandag. Vagtplanens længde er foruddefineret i indstillingerne af din administrator.

Efter valg af startdato og klik på Planlæg, kommer du ind i skabelontilstand. Her kan du oprette en basisplan for faste vagter, der gentages uge for uge gennem hele perioden. Skabeloner er især nyttige for fastansatte, men er valgfri, fx hvis du kun har timelønnede medarbejdere. Du kan vælge, hvor mange uger skabelonen skal dække – fx én uge, hvis planen er ens hver uge, eller to uger, hvis uge 2 varierer.

Du opretter en vagt ved at klikke ind på et tomt felt på den pågældende dag og medarbejder. Her klikker du ind på tidslinjen og justerer vagtens længde ved enten at trække i fragmentets ender eller ved at udfylde det i vagtdetaljer. Du kan også anvende favorittider (se vejledning: https://helpapp.samesystem.com/en/articles/5562837-create-favourite-working-hours).

Her vælger du også pauselængden. Pauselængden kan være foruddefineret i pauseindstillingerne af din administrator efter vagtens varighed og det kan være at du bliver blokeret fra at lave en for kort eller for lang pause. Under vagtdetaljer er det også muligt at tildele vagten en zone. Disse er også foruddefineret af din administrator.

Du kan også anvende zoneoverblik. Det kræver at din administrator har oprettet nogle zoner såsom Kasse, Lager, Køkken osv. Her kan du planlægge vagter uden at tildele dem med det samme – ideelt hvis du kender bemandingsbehovet, men ikke hvem der skal tage vagten endnu. Så har du planlagt vagten, men vagten har ikke fået en ejer endnu. Dette sker først når du enten har rullet den ud, eller frigivet vagtplanen. Når du blot ruller vagtplanen ud, kan du herfra tildele disse vagter direkte til en medarbejder. Ellers er det muligt at sende den ud til specifikke (eller alle) ansatte ved frigivelse af vagtplanen.

Ved planlægning i skabelonen vises medarbejdernes saldobalance i oversigten. Dette tal afspejler, hvorvidt den planlagte arbejdstid matcher medarbejderens kontrakt. En kontrakt på f.eks. 37 timer/uge starter med en -37 timer balance. Når du tilføjer vagter, bevæger balancen sig mod 0. For at undgå store afvigelser, skal balancen så vidt muligt være 0, før du udruller planen. Hvis ikke du allerede tager højde for dette i skabelontilstand, vil disse -37 timer ganges med det antal uger der planlægges for, hvilket kan skabe store afvigelser. Hold musen over balancen for at se saldo ift. kontrakttimerne.

Når du er tilfreds med din skabelon, er det vigtigt at du husker at gemme den og gerne under et navn du kan huske. Det gør nemlig at du til fremtidig brug kan hente den ned og genbruge den. Dette gøres via Indlæs i skabelontilstand.

Du kan nu rulle din skabelon ud for vagtplansperioden. Der vil være nogle kriterier, du skal tage højde for.

Altså, er der nogle forskellige muligheder for hvordan du vil rulle skabelonen ud. I tilfælde af at du bruger en gammel skabelon, men vil udelukke enkelte medarbejdere der ikke skal rulles ud for, kan du fravælge dem.

Til sidst klikker du bekræft, og systemet kontrollerer herefter for konflikter i vagtplanen, som f.eks. ferie. Det kan være at medarbejderne har noget ferie i den periode, du vil rulle ud for, hvor du så får muligheden for at fjerne vagterne på disse dage, eller konvertere vagterne til ledige vagter. Ledige vagter fungerer på samme måde som de vagter du opretter i zone overblikket. Det er altså vagter der ikke har en ejer endnu, som enten kan tildeles efterfølgende eller sende ud som et ‘salg af vagt’, hvor de ansatte kan byde ind på dem.

Når disse konflikter er blevet gennemgået, kan du frit rulle ud for perioden.

Hvis du har Baseplan aktiveret, kan du opsætte en fast arbejdsplan for medarbejdere, der følger et ensartet arbejds­mønster. Baseplan fungerer på samme måde som en skabelon, men forbliver aktiv på ubestemt tid, indtil den manuelt bliver overskrevet. For eksempel: Hvis du bruger en 16-ugers planlægningsperiode med en skabelon, gælder den kun for de 16 uger, indtil skabelonen genindlæses. Med Baseplan fortsætter arbejds­mønsteret automatisk på tværs af planlægnings­perioder – det er ikke nødvendigt at genindlæse, medmindre medarbejderens arbejdstid ændres.

Bemærk: Baseplan er ideel for medarbejdere med langvarige, tilbagevendende arbejds­mønstre. For korttidsplaner eller sæsonbaserede rotationer kan skabeloner være mere velegnede.

Efter udrulning bliver vagtplanen synlig med datoer og ugenumre, og saldobalancerne er nu opdateret, hvis der har været en afvigelse fra de kontraktmæssige timer. Det er igen for at understrege at det er vigtigt at man forholder sig til at ramme det korrekte antal timer allerede fra skabelonen af.

I den udrullet vagtplan er der nu mulighed for at lave justeringer, som normalt ikke ville være faste. Dvs. fravær (f.eks. ferie eller sygdom). Det er også muligt at gøre medarbejderen tilgængelig for udlån til andre afdelinger. Det hele foregår inde på vagtens actionboard. Når du klikker ind på vagten, er der forskellige handlinger, du kan foretage dig.

Hvis en handling skal foretages for hele dagen, er det i ‘tilføj’ knappen, det foregår. Her kan du tilføje fravær eller udlån for hele dagen. Er det noget der skal tilføjes til fragmenter/enkelte vagter på dagen, foregår det i de tre overblik lige under tidslinjen (Vagt, Fravær, Udlån). Her klikker du altså på det ene fragment og foretager dig handlingerne. Med fragmenter menes der altså, at man har delt dagen op i flere vagter. Det gør du ved at klikke på tidslinjen uden for den oprindelige vagt, og tilpasser den til det rigtige tidspunkt.

Dette kan være relevant hvis man har en vagt i lageret og man så skal i kassen bagefter. Det er også relevant når man er gået hjem grundet fravær i løbet af dagen, eller hvis man skal over i en anden afdeling midt på dagen.

Alle handlinger vil blive logget i historikken, som man kan tilgå inde på vagtens actionboard.

Når alle nødvendige tilpasninger er foretaget, frigives planen til medarbejderne via Frigiv knappen. Du kan se, at en vagt er frigivet, når den blå kant på vagterne forsvinder.

Nu er medarbejderen informeret om sine vagter og kan nu også se de ledige vagter, der er blevet frigivet, og byde ind på dem. Har man tidsregistrering slået til (enten via browser eller App), kan medarbejderne nu tjekke ind og ud på de aktuelle vagter.

Det er nu også muligt for medarbejderen at anmode om fravær, ferie og gøre sig tilgængelig eller utilgængelig på specifikke dage i vagtplanen. At markere sin tilgængelighed gør det blot visuelt for vagtplanlæggeren, om medarbejderen kunne tænke sig at arbejde på specifikke dage kontra dage de ikke kan arbejde. Det betyder ikke at man ikke kan oprette en vagt på de pågældende dage, men værktøjet bruges som et forslag.

Som leder er du ansvarlig for at godkende tidsregistreringer ved afvigelser.

Sådan gennemgår du tidsregistreringer:

Når alle vagter er gennemgået, kan du bekræfte dagen i bunden af vagtplanen, hvilket låser dagen til lønkørsel.

Bemærk: Hvad du kan se og redigere i HR-sektionen afhænger af dine rettigheder. Det er din administrator, der bestemmer, hvilke data (f.eks. kontrakter, feriesaldo, dokumenter) du har adgang til.

Under HR → Medarbejdere finder du en liste over alle tilknyttede medarbejdere med oplysninger om:

Du kan filtrere listen efter titel, status og afdeling. Hvis du har adgang til flere afdelinger, kan du også filtrere efter dette. Hvis medarbejderen ikke er startet eller ligger i kladde (kontrakt er ikke oprettet), skal du klikke på knappen Kladde, da medarbejderen ikke fremgår på den overordnede liste endnu.

Har du ansat en ny medarbejder, skal du ind og tilføje den inde på din medarbejderliste.

For at oprette en ny medarbejder:

Nu er din medarbejder i kladde. Dvs. at der ikke er blevet oprettet en kontrakt, og dermed fremgår medarbejderen ikke i vagtplanen endnu. Når du tilgår medarbejderens stamkort som kladde, kan du nu oprette en kontrakt til medarbejderen. Her skal du som minimum udfylde startdato, titel og kontrakttimer pr. uge. Hvis ikke du kender lønnen på medarbejderen endnu, vil du altid kunne gå ind og korrigere kontrakten.

Bemærk: Nogle felter er valgfrie. Hvis du er i tvivl om, hvilke du skal udfylde, så kontakt din administrator.

Når medarbejderen er oprettet med en kontrakt, vil vedkommende automatisk fremgå i vagtplanen. En velkomstmail med et link til at oprette en adgangskode bliver sendt automatisk – medmindre du vælger at udsætte det, når kontrakten oprettes. Linket er gyldigt i 24 timer og kan gensendes af dig, hvis nødvendigt.

Du kan tilgå medarbejdernes stamkort for at se de individuelle oplysninger, med de samme faner som der er i overblikket. Her vil du bl.a. kunne opdatere medarbejdernes oplysninger, korrigere kontrakter og justere feriesaldi. Sker der en ændring i din ansattes kontraktforhold, såsom en stigning i løn eller ændring i kontrakttimer om ugen, er det vigtigt at du opretter en ny kontrakt og ikke korrigerer den eksisterende kontrakt. Ellers risikerer du at overskrive eller miste historisk data.

Under medarbejderens stamkort, er det også muligt at nulstille adgangskoden, i tilfælde af at medarbejderen har glemt det og ikke kan logge på systemet.

Det er muligt at planlægge ferie frem i tiden via den langsigtet planlægger, som du kan tilgå via Vagtplan → Langsigtet planlægger. Her vil du kunne se anmodet og godkendt ferie. Her vil du også kunne filtrere for mere specifik visning.

Det er muligt at anmode om ferie på vegne af dig selv eller andre. Du udfylder start-og slutdato, medarbejder og hvilken fraværstype du vil anmode om. Når disse er udfyldt, får du et overblik over hvor meget ferie du har opsparet, hvor meget du bruger ved at anmode, og hvor meget du har tilbage når ferien er godkendt. Det kræver altså en godkendelse fra lederen. Dvs. at hvis du som leder anmoder på vegne af andre, skal du ind og godkende ferien efter du har anmodet.

Godkendt ferie overskriver alle eksisterende vagter eller fravær. Hvis din administrator har aktiveret indstillingen under Generelle Indstillinger, kan du konvertere de overskrevne vagter til ledige vagter.

Nu er alle dage i vagtplanen for en lønperiode blevet bekræftet i vagtplanen og timerne er nu klar til at blive udlæst til løn.

Bemærk: Hvad du kan se og gøre i lønadministration afhænger af dine tilladelser. Det er din administrator, der bestemmer, hvilke funktioner (f.eks. godkende timer, eksportere løn) du har adgang til.

Vi anbefaler, at du godkender lønperioden, inden du eksporterer lønnen til lønsystemet. Dette sikrer, at alle registrerede timer er blevet gennemgået og endeligt bekræftet. Eksporten vil afspejle timerne, som de er på godkendelsestidspunktet, og det fungerer derfor som en sidste kontrol, før lønnen behandles.

Bemærk: Før godkendelse kan en administrator genåbne enkelte dage i vagtplanen for at foretage rettelser. Når lønperioden først er godkendt, skal hele perioden genåbnes for at kunne lave ændringer. Dette giver et ekstra sikkerhedslag ved at låse timerne, så de eksporterede data afspejler den endelige vagtplan.

Gå til Løn → Godkend Timer/Løn. Vælg perioden og medarbejderne, og klik derefter på Vis. Du vil se:

Rul til højre for at tjekke, om alle dage er bekræftet. Du kan ikke godkende lønperioden, før alle dage er bekræftet.

Når du har godkendt lønperioden, kan du nu eksportere lønfilen, som du kan indlæse til dit lønsystem. Dette kan du gøre via Løn → Eksporter løn. Her vælger du lønperioden, og din afdeling, samt sætter flueben i vagtplan og tillæg. Er der blevet lavet en separat eksport for fravær, kan du hente den efter. Filformatet er tilpasset jeres lønsystem af din administrator.

Under Rapporter → Rapport hub finder du forskellige rapporter. Hver rapport har en beskrivelse, og filtre giver dig mulighed for at indsnævre resultaterne. For eksempel kan du filtrere efter medarbejder og klikke på Opdater. Grafer kan udvides og eksporteres som billeder eller CSV-filer.

Under Rapporter → Oversigter finder du KPI’er (omsætning, lønprocent osv.) pr. dag, uge eller måned. Du kan også definere brugerdefinerede perioder.

Dette afsnit indeholder også fraværsoversigter. Vælg en periode, fraværstype(r), og klik på Beregn. Filtrer derefter efter afdeling, titel eller medarbejder, og vælg eventuelt at vise antallet af fraværsdage. Du kan se dette i SameSystem eller eksportere det til Excel, CSV eller PDF.

Under Rapporter → Statistik finder du:

Du kan abonnere på rapporter og modtage dem automatisk via e-mail.

Under ‘Hjem’ får du et overblik over din nuværende og kommende vagter. Her har du mulighed for at checke ind og ud af dine vagter, hvis du har tidsregistrering slået til.

Du får også et overblik over anmodninger, såsom fraværsanmodninger, vagtbytte-anmodninger, og ledige vagter, der afventer din godkendelse, samt dage i vagtplanen der afventer din bekræftelse.

Længere nede får du en oversigt over dine egne anmodninger og en oversigt over vagtplansændringer.

Under kalenderen, får du en kalenderoversigt med de vagter du er planlagt til i løbet af måneden. Der er markeret med prikker alt efter hvad der sker den dag. Blå prikker indikerer vagter, og røde prikker indikerer fravær. Du kan filtrere kalenderen efter hvilke typer af vagter du vil se. Du har også mulighed for at hente din vagtplan ned til din egen personlige kalender via ‘Få iCalendar’.

Under afdeling kan du tilgå din afdelings vagtplan. Har du adgang til flere afdelinger, skal du vælge hvilken afdeling du vil se for. Her kan du, ligesom i web-versionen, tilgå forskellige ugers vagtplaner. Du kan vælge om du vil se det ugentlige eller daglige overblik. Desuden kan du også se zoneviewet herinde.

Tilgår du det daglige overblik, får du en oversigt over nogle enkelte KPI’er. Du kan også se en oversigt over vagter i den enkelte afdeling, i listeform. Det tredje overblik, giver dig en visning over tidsregistreringer foretaget i afdelingen. Her kan du godkende vagter direkte i appen.

Under det ugentlige overblik, kan du som manager, oprette vagter og fravær ved at klikke på +-ikonet. For at oprette en vagt, skal du først vælge afdelingen, hvis ikke den skal være din egen afdeling som er standard. Herefter vælger du dato og tidspunkt. Du kan med fordel bruge de favorittider I allerede benytter i web-versionen. Herefter klikker du fortsæt og tildeler den medarbejder der skal arbejde. Med fravær skal du på samme måde, vælge den korrekte medarbejder og herefter datoen for fraværet.

Her har du mulighed for at se kontaktoplysninger på de afdelinger virksomheden har.

Har du chatfunktionen slået til, kan du under Chat menuen, chatte med dine medarbejdere, enten individuelle brugere eller gruppechats.

Under ‘mere’ kan du tilgå forskellige funktioner: