Dokumentfunktionen i SameSystem giver mange muligheder - tilføjelse af dokumenter til en kontrakt er kun en af dem. Hvis du vil lære mere om dokumenter, og hvordan denne funktion fungerer, skal du klikke her for at læse en separat artikel, der forklarer det mere detaljeret.

Leder du efter noget specifikt?

Her er de emner, vi vil gennemgå i denne artikel. Hvis du vil springe til et bestemt afsnit, kan du klikke på nedenstående links for at åbne artiklen i et nyt vindue fra det valgte emne:

Om kontraktdokumenter
Sådan føjes dokumenter til en kontrakt
Sådan føjes et dokumentbundt til en kontrakt

Om kontraktdokumenter

Skræddersy kontrakten med yderligere dokumenter og brug af skabeloner

Når du opretter en kontrakt, giver det ofte mening at tilføje yderligere dokumenter såsom en medarbejderhåndbog, virksomhedsretningslinjer og/eller andre aftaler relateret til den specifikke kontrakt. Ved at føje dokumenter til en kontrakt sørger vi for, at medarbejderne får alle de nødvendige oplysninger i forbindelse med deres kontrakt, på ét og samme sted.

Nogle virksomheder bruger kontraktskabeloner, hvilket betyder, at detaljerne i kontrakten skal genereres i et dokument, hvor vilkårene og aftalerne allerede er blevet defineret af administrationen.

Nogle punkter, der er værd at bemærke

Vi er nødt til at oprette en kontrakt, før vi kan føje dokumenter til den.

Vi lærer om generering af en fil i denne artikel. Genererede filer er filer, der er blevet oploadet til SameSystem af din administration, så andre administrerende roller (som dig) kan bruge dem, når de opretter f.eks. kontrakter. Hvis din virksomhed f.eks. bruger kontraktskabeloner til at generere dokumenter med kontraktoplysninger, inkluderer skabelonen pladsholdere, der automatisk indsamler dataene fra den kontrakt, du har oprettet, i dokumentet.

Nogle virksomheder bruger dokumentbundter til endnu mere effektiv dokumenthåndtering, når de opretter kontrakter. Det er bundter med foruddefinerede dokumenter, der kan anvendes til en kontrakt, efter at den er lavet. Det er din administration, der har ansvaret for at oploade disse bundter.

Vi kan altid tilføje dokumenter til kommende, aktive og opfyldte kontrakter.

Når du føjer dokumenter til en kontrakt, anvendes de specifikt på den kontrakt, vi vælger. Det betyder, at vi kan tilføje dokumenter, der kun er gyldige i kontraktperioden for den valgte kontrakt. På denne måde behøver vi ikke bekymre os om at huske at fjerne dokumenter, hvis der genereres en ny kontrakt, og den gælder ikke for de tidligere kontraktdokumenter. Det betyder også, at vi kan føje dokumenter til en kommende kontrakt, uden at det påvirker den aktive kontrakt.

Tilføjelse af dokumenter til kontrakter

1. Start med at navigere til medarbejderlisten og gå over til kontraktoversigten, eller klik her for direkte adgang.

2. Klik på brugeren og find den rigtige kontrakt. I vores eksempel ønsker vi at tilføje et dokument til Joshs kommende kontrakt. Som standard er den aktive kontrakt fremhævet, så vi skal gå videre til den kommende i stedet.

Tryk på Tilføj dokument, når du er klar.

3. To dokumentmuligheder præsenteres: vi kan enten oploade en fil via vores egen computer eller generere en fil, som vores administration allerede har oploadet til systemet. I forbindelse med denne artikel vil vi generere en fil til Josh.

4. Tryk på Generer fil for at se, hvilke dokumenter der er tilgængelige for dig, og klik blot på de dokumenter, du vil tilføje. Bemærk, at du kan klikke på ikonet med det lille øje ved siden af dokumentet for at få en hurtig forhåndsvisning af den genererede fil, før du opretter den. Du kan også downloade dokumentet/-erne på dette trin.

I vores eksempel ønsker vi skabelonen 'Store Helper'.

BEMÆRK: Husk, at kun administratorer har adgang til at oploade skabeloner, der kan genereres fra systemet. Hvis du ikke kan se nogle dokumenter, når du trykker på "Generer fil", betyder det, at dit hovedkvarter ikke har oploadet nogle dokumenter, der matcher denne specifikke kontrakt.

5. Tryk på Opret for at afslutte tilpasningen af kontrakten.
Vi omdirigeres automatisk tilbage til kontraktfanen, hvor vi kan se, at dokumenterne er blevet tilføjet.

Hvis du vil se dokumenterne, skal du gå over til dokumentfanen på venstre side af brugerkortet. Find kontrakten og download dokumenterne.

Dokumentbundter

Hvis der er et mønster i typen af kontraktdokumenter, der skal underskrives til visse kontrakter, og hvem der skal underskrive dem, er det muligt at bruge dokumentbundter.

Din administration har ansvaret for at oprette og oploade dokumentbundter. Hvis du ikke kan se nogle bundt-indstillinger, som billedet nedenfor viser, betyder det, at disse ikke er oprettet, eller at den kontrakt, du har oprettet, ikke svarer til de specifikke krav til eventuelle dokumentbundter oprettet af din administration.

Disse dokumentbundter er i bund og grund præstrukturerede kombinationer af dokumenter og underskrivere, der vil blive anvendt på en kontrakt.

1. Først skal du oprette en kontrakt.

2. Når kontrakten er oprettet, skal du klikke på Tilføj dokument og vælge et bundt som vist nedenfor:

3. Automatisk tilføjes alle dokumenter fra det valgte bundt til kontrakten. I vores eksempel nedenfor indeholdt bundtet en ansættelseskontrakt og en medarbejderhåndbog, samt mulighed for at underskrive kontrakten digitalt, hvor medarbejderens navn er blevet tilføjet som underskriver.

4. Tryk på Opret, når du er færdig.

Hvis du vil lære mere om, hvordan du opretter dokumentbundter, anbefaler vi, at du kigger på denne artikel. Bemærk, at artiklen er begrænset, så du har muligvis ikke adgang til at læse den.

Godt gået! 🎉 Vi håber, vi har givet dig tilstrækkelig support til, hvordan du føjer dokumenter til kontrakter. Hvis ikke, så tjek vores Hjælp & Support afsnit.