I denne artikel vil vi give dig en overordnet gennemgang af hvordan dokumenter håndteres i SameSystem. Vi vil blandt andet forklare hvordan overblikket fungerer, samt hvad man kan gøre for at gøre dokument-håndteringen endnu smartere.
Hvis du specifikt leder efter hvordan du kan tilføje dokumenter til kontrakter, så anbefaler vi denne klassiske vejledning i stedet. 🙌
Indholdet
Emnerne nedenfor vil blive gennemgået i denne artikel. Du kan klikke direkte på linket (vil åbne et nyt browser-faneblad) eller blot scrolle ned i gennem artiklen her, så vil du i sidste ende med, at komme det hele i gennem.
Hvorfra håndteres dokumenterne?
Dokumenter kan håndteres to steder fra – nedenfor gennemgåes begge steder.
Dokument-overblikket
I dokument-overblikket kan man se flere medarbejdere på en gang og danne sig et hurtigt overblik over hvor mange dokumenter der er tilknyttet hver enkel medarbejder, samt hvilken status disse dokumenter har.
1. Naviger til Afdeling - Ansatte eller Administration – Ansatte.
2. Klik på overblikket “Dokumenter”. Her vil du se en liste over alle medarbejdere du har adgang til, samt en række kolonner med information om medarbejdernes dokumenter. I eksemplet nedenfor kan du se, at Josh har 2 dokumenter i alt, hvoraf en af dem er ved at blive underskrevet.
Hvis du klikker på en medarbejder kommer du direkte ind på dokument-fanebladet i deres stamkort.
Dokument-fanebladet
Dokument-fanebladet er en sektion i selve stamkortet. Det er her, at alle dokumenter for den givne medarbejdere hører til. Her er det både muligt at tilføje og slette dokumenter, samt se status på hvem som har underskrevet.
I eksemplet nedenfor kan du se at Josh har et dokument tilknyttet “Newsletter”-mappen, samt et dokument der er tilknyttet hans nuværende kontrakt, som lige nu er sendt til underskrift og mangler to underskrivere.
Hvis du klikker på den lille pil udfra dokumentet, åbner du selve dokumentet. Herfra kan du se yderligere information, downloade eller slette filen, samt sende den igjen hvis den ikke blev underskrevet i første omgang.
Dokumentbundter
Hvis der er nogen faste dokumenter som skal underskrives for visse tillinger (som salgsassistent eller butikschef), og nogen faste underskrivere på virksomhedens vegne, så er det muligt at bruge dokumentbundter. Disse bundter er prædefineret at administrationen, så når en medarbejder opretter en ny kontrakt, så vil vedkommende kun kunne vælge de dokumentbundterne der er sat op for den valgte stilling i kontrakten.
Hvis du er administrator, og du gerne vil lære om hvordan man sætter dokumentbundter op, så anbefaler vi du læser denne artikel.
Hvis du er butikschef og du gerne vil vide hvordan du tilføjer dokumentbundter til en ny kontrakt, læs denne artikel.
Godt arbejde! 🎉 Vi håber at denne gennemgang har givet dig et godt indblik i hvordan dokument-håndteringen fungerer i SameSystem. Hvis ikke, så tag et kig i vores Hjælp & Support sektion.
Hjælp & Support
Vi har lavet en liste over de mest hyppige spørgsmål, samt svar til disse;
Spørgsmål | Solution |
Hvordan uploader jeg et dokument som ikke er til en kontrakt? | Læs denne artikel for, at lære hvordan du uploader personlige dokumenter. |
Hvordan tilføjer jeg et dokument til en specifik kontrakt? | Læs denne artikel for, at lære hvordan du uploader kontrakt dokumenter. |
Jeg kan ikke finde den rigtige dokument-mappe til dokumentet jeg vil uploade. | Kontakt din administration, da det er dem som opretter dokument-mapperne for dit selskab. |
Min fil er JPG og jeg kan ikke uploade det. | Lige nu understøttes fil-formaterne PDF og DOCX. |
Jeg har uploadet det forkerte dokument. | Naviger hen til stamkortet og dokument-fanebladet, hvorefter du åbner det specifikke dokument og trykker på slet. |
Som administrator vil jeg gerne uploade et dokument som flere af mine medarbejdere kan til gå. | Dette er helt andet værktøj som kan tilgås gennem menuen – forsiden – dokumenter. |
Vores supportteam er klar til at hjælpe. Svartiden på chat er mindre end 5 minutter på hverdage 🚀
🖥️ Web/PC: Klik på den blå chatboble i nederste højre hjørne.
📲 App: Klik på Mere efterfulgt af Kontakt support.