Gestion simplifiée des documents
Dans cet article, nous vous apprendrons tout ce que vous devez savoir sur la gestion des documents dans SameSystem, afin que vous puissiez optimiser votre temps d'administration lors de la gestion des tâches relatives à des documents. Nous en découvrirons davantage ci-dessous sur la présentation des documents, ainsi que sur la façon d'ajouter des documents à une carte utilisateur.
Si vous cherchez des conseils sur la façon d'ajouter spécifiquement des documents à des contrats, nous vous recommandons de consulter cet article étape par étape à la place 🙌
Vous cherchez quelque chose en particulier ?
Voici les sujets que nous aborderons dans cet article. Vous y accéderez en faisant défiler votre souris vers le bas, mais si vous souhaitez passer à un sujet spécifique, cliquez sur les liens ci-dessous pour ouvrir l'article concerné dans une nouvelle fenêtre :
Où se trouve la fonction Document ?
Le système comporte deux zones de documents principales. Examinons les deux de plus près.
Vue d’ensemble des documents
La vue d’ensemble des documents est telle que son nom l’indique : une vue d’ensemble des documents des utilisateurs. C'est l'endroit où nous souhaitons nous trouver lorsqu'il est plus important de consulter le statut des documents de plusieurs utilisateurs en même temps, plutôt que les détails spécifiques du document par employé.
1. Commencez par naviguer vers la liste des utilisateurs via Service - Utilisateurs - Utilisateurs du service, ou cliquez sur le bouton ci-dessous pour accéder directement à votre service.
2. Cliquez sur la vue d’ensemble appelée Documents. Ici, vous verrez une liste de vos utilisateurs, suivie de colonnes décrivant le statut de leurs documents. Dans notre exemple, nous pouvons remarquer que Josh possède deux documents sur sa carte utilisateur. L'un d’eux est en attente de signature.
Si vous cliquez sur l'un des utilisateurs, vous serez dirigé vers sa carte utilisateur, où vous pourrez inspecter, supprimer ou ajouter des documents pour cet utilisateur spécifique. Notez que vous serez dirigé directement dans l'onglet Documents à l'intérieur de la carte utilisateur. Il s'agit de la deuxième zone principale de la fonction de document. Observons cela de plus près à présent.
Notez que si vous êtes administrateur, vous pouvez également voir la vue d’ensemble des documents via Administration - Utilisateurs - Tous les utilisateurs. Vous verrez ici une vue d’ensemble de tous les utilisateurs auxquels vous avez accès, quel que soit leur service.
Onglet Documents
L'onglet de documents se trouve dans chaque carte utilisateur. C'est là que se trouvent tous les documents de l'utilisateur spécifique. Ici, nous pouvons à la fois ajouter, modifier et supprimer des documents.
Dans notre exemple, nous pouvons remarquer que Josh possède un document situé dans le dossier Newsletter, ainsi que deux documents en attente de signature liés à son contrat actif. Nous en apprendrons plus sur les différents types de documents plus loin dans cet article.
Nous pouvons cliquer sur les petites flèches pointant vers la droite si nous souhaitons voir plus de détails concernant ce document spécifique. Ici, nous pouvons également télécharger le(s) document(s), ou les supprimer intégralement.
Lots de documents
S'il existe un modèle dans le type de documents contractuels à signer pour certains contrats et qui doit les signer, il est possible d'utiliser des lots de documents. Ces lots sont essentiellement des combinaisons pré-structurées de documents et de signataires qui seront appliquées à un contrat.
L'administration de votre entreprise est en charge de la création et du téléchargement des lots de documents.
Si vous êtes administrateur et souhaitez en savoir plus sur la configuration des lots de documents, nous vous recommandons de consulter cet article.
Si vous êtes gestionnaire et souhaitez savoir comment télécharger un lot de documents dans un contrat, nous vous recommandons de consulter cet article.
Excellent travail 🎉 Nous espérons vous avoir fourni un soutien suffisant sur la création des contrats. Dans le cas contraire, veuillez consulter notre section Aide et assistance ;
Aide et assistance
Nous avons réuni quelques-uns des problèmes les plus courants et fourni des solutions possibles ci-dessous ;
Problème | Solution |
Comment télécharger un document ? | Consultez cet article pour savoir comment télécharger un document dans l'onglet Documents. |
Comment télécharger un document dans un contrat spécifique ? | Consultez cet article pour savoir comment télécharger un document dans un contrat dans l'onglet Contrats. |
Aucune des catégories ne correspond au type de document que je souhaite télécharger | Contactez votre administration, car elle contrôle la configuration des catégories de documents des entreprises. |
Mon fichier est au format .jpg, mais je ne parviens pas à le sélectionner lors du téléchargement ? | Nous prenons actuellement en charge les formats PDF et .docx. Veuillez modifier le format de votre fichier et réessayer. |
Le bouton "Créer" est grisé/il est impossible de cliquer dessus | Assurez-vous que vous avez téléchargé un fichier via le bouton Télécharger le fichier. |
J'ai téléchargé le mauvais document ! | Rendez-vous sur l'onglet des documents dans la carte utilisateur, puis cliquez sur la petite flèche située à côté du document. Vous serez dirigé vers une fenêtre où vous devriez voir un bouton Supprimer le document. |
En tant qu'administrateur, je souhaite télécharger un document que plusieurs utilisateurs peuvent lire. Dois-je télécharger le document sur chaque carte utilisateur ? | Nous vous recommandons à la place de vous rendre à la Page d'accueil - Documents dans le menu principal. Ici, vous pouvez télécharger des documents et décider quels titres peuvent y accéder. Notez que les utilisateurs trouveront les documents ici, et non dans leurs cartes utilisateur. |
Si aucune des suggestions ci-dessus n'a résolu votre problème, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance. Le temps de réponse sur le chat est inférieur à 5 minutes en semaine 🚀
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