Het actiebord is wat u ziet wanneer u op een dag klikt voor een specifieke medewerker, zowel in de vrijgegeven urenplanning als ook in sjablonen en de nog niet vrijgegeven urenplanningen. Het bevat alle acties die u op de betreffende dag kunt invoeren, inclusief acties die van toepassing zijn op toekomstige dagen, zoals vakantie of een andere periodieke afwezigheid.

In dit artikel leggen we uit hoe u met het actiebord kunt werken en hoe u de belangrijkste acties en functionaliteiten kunt gebruiken om de urenplanning flexibeler, functioneler en eenvoudiger te maken.

Wanneer bepaalde werktijden regelmatig worden toegepast, is het mogelijk om "Favoriete werktijden" te creëren. Ze worden weergegeven in het gedeelte onder de tijdlijn. Klik op een van deze favoriete werktijden en deze wordt direct aan de dag toegevoegd. Als er geen favoriete werktijden zijn aangemaakt, klik dan op "Favoriete werktijden bewerken" om favoriete werktijd aan te maken en te beheren.

Hier ziet u op het Actiebord dat er geen werktijden gepland zijn. Om een werktijd toe te voegen, klik op de tijdlijn op het tijdstip dat de werktijd moet beginnen. In onderstaande afbeelding wordt een werktijd gepland die om 10:30 begint.
​

Om een werktijd toe te voegen, klik in de tijdlijn op het tijdstip waarop de werktijd begint.

De werktijden kunnen worden bewerkt door de randen te slepen naar links of naar rechts, of de gehele balk in de tijdlijn te verplaatsen. Het is ook mogelijk om een tijd uit een drop-down menu te kiezen. U ziet hieronder daar een voorbeeld van.
​

Afwezigheden kunnen op 2 verschillende manieren worden toegepast:

 voor een specifiek tijdstip

 voor een volledige dag
​

 
​Voor een specifiek tijdstip

Maak eerst een tijdsblok aan en verander deze vervolgens in een afwezigheid. Klik op de afwezigheidsknop en kies het type afwezigheid. In de afbeelding hieronder betreft dit de afwezigheidscode 'Kind ziek'.

Houd er rekening mee dat als er in de periode al werktijden zijn - bijvoorbeeld geplande werktijd van 10 tot 16, waarvan afwezigheid van 11 tot 16 uur is, u eerst de werkuren moet aanpassen naar 10 tot 11 uur en vervolgens de afwezigheid als nieuw tijdsblok moet toevoegen (van 11 tot 16 uur).
​

Door te klikken op de 'Volledige dag afwezig toevoegen' in de rechterbovenhoek ziet u een lijst met alle beschikbare afwezigheidstypen.

Er zijn 2 types van Volledige dag afwezig:

Tijd gebaseerde afwezigheid - berekend hetzelfde aantal uren als de geplande uren

Afwezigheid zonder tijd - geldt voor een volledige dag en rekent op basis van een vaste berekening, zoals de contracturen van de werknemer.

Tijd gebaseerde afwezigheid

Bij het toevoegen van een tijdgebaseerde afwezigheid worden alle werktijden omgezet in afwezigheid. In de onderstaande afbeelding zijn er twee werktijden, één van 10:00 - 13:00 uur en één van 14:00 - 18:00 uur. Na het selecteren van de Volledige dag afwezig worden beide werktijden omgezet naar afwezigheid.
​

Afwezigheid zonder werktijd

Wanneer u een afwezigheid zonder tijd toevoegt, geldt de afwezigheid voor de hele dag. Bovendien is het bij het toevoegen van een afwezigheid zonder werktijden ook mogelijk om deze periodiek te maken waardoor de afwezigheid voor een langere periode (ook tot een toekomstige datum) ingeven kan worden, zie onderstaand voorbeeld.
​

Uitlenen kan op twee manieren worden toegepast; voor een specifiek geplande tijdsinterval of als een open uitleenperiode. Met deze laatste optie kunnen managers van andere filialen werktijden plannen voor extra medewerkers die zij nodig hebben.

Uitlenen voor een specifiek tijdsinterval

Om Uitlenen voor een werknemer toe te voegen aan het actiebord, moet u eerst een tijdblok maken. Klik vervolgens op de knop 'Uitlenen' en selecteer het filiaal om de medewerker aan uit te lenen. In de afbeelding hieronder is een medewerker uitgeleend aan filiaal 2. "Århus" voor het tijdsvak van 11:00 - 16:00.
​

Beschikbaar voor uitlenen

Beschikbaar voor uitlenen wordt toegevoegd door in de rechterbovenhoek op de knop Beschikbaar voor uitlenen' te klikken. Selecteer de filialen die een medewerker zouden kunnen gebruiken. De managers van de geselecteerde filialen kunnen de betreffende medewerker op die dag zelf plannen voor zover deze de werktijden in het eigen filiaal van de medewerker overlappen.
​

Beschikbaar voor uitlenen kan voor meerdere filialen worden toegevoegd en kan worden toegepast voor één dag of voor een langere periode.
​

Het is mogelijk om zoveel tijdblokken toe te voegen als u maar wilt - of het nu gaat om werktijden, afwezigheid of uitlenen - dit alles voor op één dag. Als u een tweede tijdblok wilt toevoegen, doet u gewoon hetzelfde als bij het toevoegen van de eerste.

Als u een specifiek tijdblok wilt bewerken, klikt u erop waarnaar alle bewerkingsopties eronder worden weergegeven.

Als u een tijdblok wilt verwijderen, klikt u op de knop 'Werktijd / Afwezigheid / Uitlenen verwijderen' aan de rechterkant. Als u alles wilt verwijderen, klikt u op de knop 'Dag verwijderen' rechtsonder in de tijdlijn.

Zie onderstaande afbeelding een voorbeeld van hoe meerdere werktijden eruit zien.
​

Opmerking! De meeste functionaliteiten moeten door de administrator ingeschakeld zijn. 

Een overzicht van tijdsblokken bevat een reeks verschillende functionaliteiten, die gebruikt kunnen worden voor een betere en gedetailleerdere planning.

Hier is een lijst van de verschillende functionaliteiten die gebruikt kunnen worden in de urenplanning:

ZONES - de zones / locaties waarin de werknemer moet werken

TAKEN - de taken die moeten worden uitgevoerd

PAUZES - pauzes die gedurende de dag moeten worden opgenomen

OPMERKINGEN - opmerkingen over de werktijden

Met zones is het mogelijk om in meer details op te geven wat de werktijd inhoudt, bijvoorbeeld als de medewerker moet werken in de 'kassa'-zone, 'paskamer'-zone of een volledig andere zone. Het is ook mogelijk om zones te gebruiken voor andere dingen, zoals het specifiek aangeven van een ochtend-, middag- of avonddienst.

Opmerking! Per werktijd kan er maar 1 zone worden geselecteerd, waardoor de kleur van de betreffende werktijd verandert en het eenvoudiger te herkennen is in de urenplanning.
​

Taken zijn doelstellingen die gedurende een werktijd voor een werknemer gepland kunnen worden, zoals visual merchandising of voorraad verwerking. Als u een taak wilt toevoegen, klikt u op 'Taak toevoegen' aan de rechterkant.

Boven in de urenplanning bij de KPI's staat 'Productieve uren' die uren van medewerkers op de vloer bijhoudt, taken kunnen deze uren beïnvloeden, dit is afhankelijk van het type taak. Als een taak de medewerker van de vloer haalt en deze medewerker niet beschikbaar is voor de verkoop, dan tellen deze uren niet mee voor de KPI 'Productieve uren'.
​

Pauzes kunnen op twee manieren worden toegepast: als een totale duur van alle pauzes tezamen of door het in specifieke tijdsintervallen in te geven. Wat voor u van toepassing is, is afhankelijk van hoe dit voor uw organisatie is ingesteld.

Als u een pauze wilt toevoegen, klikt u op 'Pauze toevoegen' aan de rechterkant.

Wanneer u één totale duur ingeeft, zal het systeem de pauze nog steeds op de achtergrond in het midden van de werktijd plaatsen. Dit is nodig om werkuren en toeslagen te kunnen berekenen.

In u meer controle wilt hebben over de tijdstippen waarop pauzes worden gehouden, maak dan gebruik van pauzeplaatsingen. Hierdoor is het mogelijk om op elk moment van de werktijd één of meerdere pauzes toe te voegen. Zie hier onderstaand een voorbeeld van.

Het is ook mogelijk om aan te geven of een pauze een onbetaalde of betaalde pauze is. Als het een onbetaalde pauze is, wordt de duur van de pauze in mindering gebracht op de totale werktijd. Als het een betaalde pauze is, blijft de duur van de pauze een onderdeel van de totale werktijd.

Het is mogelijk om notities toe te voegen aan een werktijd. Deze notitie is zichtbaar voor de medewerker via de website en via de App. Als u notities wilt toevoegen, klikt u op de knop 'Notitie toevoegen' aan de rechterkant.

De meeste toeslagen worden automatisch toegepast, zoals toeslagen op specifieke dagen en/of tijdstippen van een dag. In sommige gevallen kan het zijn dat toeslagen handmatig moeten worden toegepast. Dit kunt u doen door op de knop 'Toeslag toevoegen' te klikken aan de rechterkant.

Toeslagen kunnen worden toegepast op de duur van de werktijd of op een bepaalde tijdsinterval.
​

*Toeslagen worden aangemaakt door de Administrator. Alleen als een Toeslag is ingesteld als "handmatig toepassen" zal deze beschikbaar zijn in het Actiebord.