De documentfunctie in SameSystem biedt heel wat mogelijkheden. Het toevoegen van documenten aan een contract is slechts een van die functies. In dit artikel komt u meer te weten over documenten en hoe die functie werkt.
Op zoek naar informatie over een bepaald onderwerp?
Dit zijn de onderwerpen die we in dit artikel zullen bespreken. Als u naar een specifiek onderdeel wilt gaan, kunt u op de onderstaande links klikken om het artikel in een nieuw venster te openen.
Over contractdocumenten
Pas het contract aan met aanvullende documenten en sjablonen
Bij het aanmaken van een contract is het vaak zinvol om aanvullende documenten toe te voegen, zoals een personeelshandboek, bedrijfsrichtlijnen en/of andere overeenkomsten met betrekking tot dat specifieke contract. Door documenten aan een contract toe te voegen, zorgen we ervoor dat de werknemer alle nodige informatie over zijn contract op één plek krijgt.
Sommige bedrijven gebruiken contractsjablonen. Dat betekent dat de gegevens van het contract ingevuld moeten worden in een document waarin de voorwaarden en afspraken al zijn vastgelegd door de administratie.
Enkele aandachtspunten |
We moeten een contract aanmaken voordat we er documenten aan kunnen toevoegen. |
In dit artikel zullen we leren over het genereren van een bestand. Gegenereerde bestanden zijn bestanden die door uw administratie naar SameSystem zijn geüpload zodat andere managers (zoals u) ze kunnen gebruiken bij het aanmaken van bijvoorbeeld contracten. Als uw bedrijf bijvoorbeeld contractsjablonen gebruikt om documenten met contractgegevens te genereren, bevat het sjabloon placeholders die automatisch de gegevens van het contract dat u hebt gemaakt in het document verzamelen. |
Sommige bedrijven gebruiken documentbundels om documenten bij het aanmaken van contracten nog efficiënter af te handelen. Dit zijn bundels met vooraf gedefinieerde documenten die kunnen worden gebruikt nadat een contract is aangemaakt. Uw administratie is verantwoordelijk voor het uploaden van deze bundels. |
We kunnen altijd documenten toevoegen aan nieuwe, huidige en vervulde contracten. |
Wanneer u documenten aan een contract toevoegt, worden ze specifiek toegepast op het contract dat we selecteren. Dat betekent dat we documenten alleen kunnen toevoegen als ze geldig zijn gedurende de tijdspanne van het geselecteerde contract. Op die manier hoeven we er niet aan te denken om documenten te verwijderen als er een nieuw contract wordt gegenereerd. De documenten hebben geen invloed op de vorige contractdocumenten. Het betekent ook dat we documenten kunnen toevoegen aan een nieuw contract, zonder dat dit gevolgen heeft voor het huidige contract. |
Documenten toevoegen aan contracten
1. Ga eerst naar de werknemerslijst en vervolgens naar het Contractoverzicht, of klik op de onderstaande knop om er meteen heen te gaan.
2. Klik op de werknemer en zoek het juiste contract. In ons voorbeeld willen we een document toevoegen aan het nieuwe contract van Josh. Standaard is het huidige contract aangeduid. We moeten daarom het nieuwe contract uitbreiden.
Druk op Document toevoegen als u klaar bent.
3. Er worden twee mogelijkheden voorgesteld. We kunnen een bestand uploaden via onze eigen computer of we genereren een bestand dat onze administratie al in het systeem heeft geüpload.
In dit artikel gaan we een bestand genereren voor Josh.
4. Druk op Bestand genereren om te zien welke documenten voor u beschikbaar zijn. Klik op de documenten die u wilt toevoegen. U kunt klikken op het kleine oogpictogram naast het document om een snel voorbeeld van het gegenereerde bestand te krijgen, voordat u het aanmaakt. U kunt het document/de documenten in dit stadium ook downloaden.
In ons voorbeeld werken we met het 'Store Helper'-sjabloon.
OPMERKING: Alleen beheerders hebben toegang tot het uploaden van sjablonen die vanuit het systeem kunnen worden gegenereerd. Ziet u geen documenten wanneer u op "Bestand genereren" klikt? Dat betekent dat uw hoofdkantoor geen documenten voor dit specifieke contract heeft geüpload.
5. Druk op Aanmaken om het aanpassen van het contract te voltooien.
We worden automatisch teruggeleid naar het contracttabblad. Hier kunnen we zien dat de documenten zijn toegevoegd.
Als u de documenten wilt bekijken, gaat u naar het documenttabblad aan de linkerkant van de werknemerskaart. Zoek het contract en download de documenten.
Documentbundels
U kunt documentbundels gebruiken als er een patroon zit in het soort contractdocumenten dat voor bepaalde contracten getekend moet worden, en wie ze moet ondertekenen.
Uw administratie is verantwoordelijk voor het aanmaken en uploaden van documentbundels. Als u geen bundelopties zoals op de onderstaande afbeelding kunt zien, betekent dit dat deze niet zijn aangemaakt. Het is ook mogelijk dat het aangemaakte contract niet voldoet aan de specifieke vereisten voor documentenbundels die door uw administratie zijn gemaakt.
De documentbundels zijn in feite voorgestructureerde combinaties van documenten en ondertekenaars die op een contract zullen worden toegepast.
Eerst moet u een contract aanmaken.
Wanneer het contract aangemaakt is, klikt u op Document toevoegen. Selecteer een bundel zoals u hieronder kunt zien.
3. Alle documenten worden automatisch binnen de geselecteerde bundel aan het contract toegevoegd. In ons voorbeeld hieronder bevatte de bundel een arbeidsovereenkomst en werknemershandboek, evenals de mogelijkheid om het contract digitaal te ondertekenen, waarbij de naam van de werknemer als ondertekenaar is toegevoegd.
4. Druk op Aanmaken als u klaar bent.
Lees dit artikel als u meer wilt weten over het aanmaken van documentbundels. De toegang tot het artikel is beperkt. Mogelijk hebt u geen rechten om het te lezen.
Goed gedaan! 🎉 We hopen dat we u voldoende geholpen hebben bij het toevoegen van documenten aan contracten. Bekijk ons Help & Ondersteuning-menu als dat niet het geval zou zijn.
Help & Ondersteuning
De volgende stap - het contract verzenden voor digitale ondertekening
Vraagt u zich af hoe u het contract en de documenten moet verzenden? Bekijk dit artikel om meer te weten 🙌
Aarzel niet om contact op te nemen met ons Support-team, zodat we u kunnen helpen uw doel te bereiken. Tijdens de week reageren we in minder dan vijf minuten op de chat 🚀
🖥️ Web/pc: Klik op de blauwe chatballon in de rechter benedenhoek.
📲 App: Klik op Meer en Contact ondersteuning.
☎️ Telefoon : +31 85 888 7700