Documenten eenvoudig gebruiken
In dit artikel leert u alles wat u moet weten om documenten in SameSystem te gebruiken. Op die manier bespaart u tijd bij het afhandelen van uw administratieve taken. Hieronder leert u meer over het documentoverzicht en hoe u documenten aan een werknemerskaart kunt toevoegen.
Lees dit stapsgewijze artikel als u hulp zoekt bij het toevoegen van documenten aan contracten 🙌
Op zoek naar informatie over een bepaald onderwerp?
Dit zijn de onderwerpen die we in dit artikel behandelen. U kunt ze allemaal bekijken als u naar beneden scrolt. Wilt u naar een specifiek onderwerp gaan? Klik dan op de onderstaande links om het betreffende artikel in een nieuw venster te openen:
Waar vind ik de documentfunctie?
U kunt documenten op twee plaatsen terugvinden in het systeem. Laten we ze allebei eens nader bekijken.
Het documentoverzicht
Het documentoverzicht is precies wat het woord zegt: een overzicht van de werknemersdocumenten. Dit is de plek waar u de status van de documenten van meerdere werknemers tegelijk kunt zien, in plaats van de specifieke documentgegevens per werknemer.
1. Ga eerst naar de werknemerslijst via Afdeling - Werknemers - Afdelingswerknemers, of klik op de onderstaande knop om rechtstreeks naar uw afdeling te gaan.
2. Klik op het overzicht met de naam Documenten. Hier ziet u een lijst van uw werknemers, gevolgd door kolommen met de status van hun documenten. In ons voorbeeld kunnen we zien dat Josh twee documenten op zijn werknemerskaart heeft staan. Een daarvan is in afwachting van ondertekening.
Als u op een van de werknemers klikt, komt u op hun werknemerskaart terecht. Hier kunt u documenten voor die specifieke werknemer zien, verwijderen of toevoegen. U komt rechtstreeks op het Documenttabblad van de werknemerskaart terecht. Dit is de tweede belangrijke plaats van de documentfunctie. Laten we deze eens nader bekijken.
Als u een beheerder bent, kunt u het documentoverzicht ook bekijken via Beheer - Werknemers - Alle werknemers. Hier ziet u een overzicht van alle werknemers waar u toegang tot hebt, ongeacht hun afdeling.
Het documenttablad
U vindt het documenttabblad op elke afzonderlijke werknemerskaart. Hier bevinden zich alle documenten voor de specifieke werknemer. U kunt hier zowel documenten toevoegen, bewerken als verwijderen.
In ons voorbeeld kunt u zien dat Josh één document in de map Nieuwsbrief heeft, evenals twee nog te ondertekenen documenten bij zijn huidige contract. Later in dit artikel leert u meer over de verschillende soorten documenten.
U kunt op de kleine pijlen naar rechts klikken als u meer details over dat specifieke document willen zien. Hier kunt u ook het document/de documenten downloaden of ze volledig verwijderen.
Documentbundels
U kunt documentbundels gebruiken als er een patroon zit in het soort contractdocumenten dat voor bepaalde contracten getekend moet worden, en wie ze moet ondertekenen. De documentbundels zijn in feite voorgestructureerde combinaties van documenten en ondertekenaars die op een contract zullen worden toegepast.
De administratie van uw bedrijf is verantwoordelijk voor het aanmaken en uploaden van de documentbundels.
Lees dit artikel als u een beheerder bent en meer wilt weten over het aanmaken van documentbundels.
Lees dit artikel als u een manager bent en wilt weten hoe u een documentenbundel uploadt naar een contract.
Goed gedaan 🎉 We hopen dat we u voldoende uitleg over de documentfunctie gegeven hebben. Bekijk ons Help & Ondersteuning-menu als dat niet het geval zou zijn.
Help en ondersteuning
We hebben een aantal van de meest voorkomende problemen op een rijtje gezet en hieronder mogelijke oplossingen geformuleerd.
Probleem | Oplossing |
Hoe upload ik een document? | Bekijk dit artikel om te zien hoe u een document uploadt in het Documenttablad. |
Hoe upload ik een document naar een specifiek contract? | Bekijk dit artikel om te zien hoe u een document uploadt naar een contract op het tabblad Contract. |
Geen van de categorieën komt overeen met het type document dat ik wil uploaden | Neem contact op met uw administratie. Zij stellen de categorieën van de bedrijfsdocumenten in. |
Mijn bestand heeft de .jpg-indeling, maar ik kan het niet selecteren tijdens het uploaden? | We ondersteunen momenteel pdf- en .docx-indelingen. Wijzig de indeling van uw bestand en probeer het opnieuw. |
De knop "Aanmaken" is grijs/kan niet worden aangeklikt | Zorg ervoor dat u een bestand heeft geüpload via de knop Bestand uploaden. |
Ik heb het verkeerde document geüpload! | Ga naar het documenttabblad op de werknemerskaart en klik op de kleine pijl naast het document. U wordt naar een venster geleid waar u een knop Document verwijderen zou moeten zien. |
Als beheerder wil ik een document uploaden dat meerdere werknemers kunnen lezen. Moet ik het document naar elke werknemerskaart uploaden? | We raden u aan om naar Voorpagina - Documenten in het hoofdmenu te gaan. Hier kunt u documenten uploaden en beslissen welke werknemers toegang toe hebben. Werknemers zullen de documenten hier zien, en niet op hun werknemerskaart. |
Aarzel niet om contact op te nemen met ons Support-team als geen van de bovenstaande suggesties uw probleem heeft opgelost. Tijdens de week reageren we in minder dan vijf minuten op de chat 🚀
🖥️ Web/pc: Klik op de blauwe chatballon in de rechter benedenhoek.
📲 App: Klik op Meer en Contact ondersteuning.
☎️ Telefoon : +45 78 70 06 59 (kies 1 voor ondersteuning).