Dokumentfunktionen i SameSystem ger många möjligheter – att lägga till dokument i ett avtal är bara en av dem. Om du vill lära dig mer om dokumenter och hur den här funktionen fungerar, klicka här för att läsa en separat artikel som förklarar det mer detaljerat.

Letar du efter något specifikt?

Det här är ämnena vi kommer att gå igenom i den här artikeln. Om du vill gå direkt till ett visst avsnitt kan du klicka på länkarna nedan, för att öppna artikeln i ett nytt fönster från det valda ämnet:

Om avtalsdokument
Så här lägger du till dokument i ett avtal
Så här lägger du till ett dokumentpaket i ett avtal

Om avtalsdokument

Skräddarsy avtalet med ytterligare dokument och användning av mallar

När du skapar ett avtal är det ofta meningsfullt att lägga till ytterligare dokument, som en anställningshandbok, företagets riktlinjer och/eller andra överenskommelser med avseende på det specifika avtalet. Genom att lägga till dokument i ett avtal ser vi till att den anställde får all nödvändig information om sitt avtal på ett ställe.

Vissa företag använder avtalsmallar, vilket innebär att informationen i avtalet ska genereras i ett dokument, där villkor och överenskommelser redan har definierats av administrationen.

Tips värda att notera

Vi måste skapa ett avtal innan vi kan lägga till dokument i det.

Vi lär oss om att skapa en fil i den här artikeln. Genererade filer är filer som har laddats upp till SameSystem av din administration, så att andra hanteringsfunktioner (som du själv) kan använda dem för att skapa t.ex. avtal. Om ditt företag använder t.ex. avtalsmallar för att generera dokument med avtalsinformation, kommer mallen att inkludera platshållare som automatiskt samlar in data från det avtal du skapade i dokumentet.

Vissa företag använder dokumentpaket för ännu effektivare dokumenthantering när de skapar avtal. Det är paket med fördefinierade dokument som kan tillämpas på ett avtal efter att det har skapats. Det är din administration som ansvarar för att ladda upp dessa paket.

Vi kan alltid lägga till dokument i kommande, aktiva och uppfyllda avtal.

När vi lägger till dokument i ett avtal tillämpas de specifikt på det avtal vi väljer. Det betyder att vi kan lägga till dokument som bara är giltiga under det valda avtalets tidsperiod. På så sätt behöver vi inte oroa oss för att komma ihåg att ta bort några dokument om ett nytt avtal genereras och det inte överensstämmer med de tidigare avtalsdokumenten. Det betyder också att vi kan lägga till dokument i ett kommande avtal utan att det påverkar det aktiva avtalet.

Att lägga till dokument i avtal

1. Börja med att gå till listan över de anställda och gå till Avtalsöversikt, eller klicka på knappen nedan för att gå dit direkt.

Avtalsöversikt

2. Klicka på användaren och hitta rätt avtal. I vårt exempel vill vi lägga till ett dokument till Joshs kommande avtal. Det aktiva avtalet är markerat som standard, så vi måste utöka det kommande avtalet istället.

Klicka på Lägg till dokument när du är redo.

3. Två dokumentalternativ presenteras; Vi kan antingen ladda upp en fil via vår egen dator, eller generera en fil som vår administration redan har laddat upp till systemet.

I den här artikeln vill vi skapa en fil för Josh.

4. Tryck på Skapa fil för att se vilka dokument som är tillgängliga för dig, och klicka bara på de dokument du vill lägga till. Observera att du kan klicka på den lilla ögonikonen bredvid dokumentet för en snabb förhandsgranskning av den genererade filen innan du skapar den. Du kan också ladda ner dokumenten/dokumenten i detta skede.

I vårt exempel vill vi ha "Store Helper"-mallen.

OBS. Kom ihåg att endast administratörer har åtkomst till uppladdningsmallar som kan genereras från systemet. Om du inte kan se några dokument när du trycker på "Skapa fil" betyder det att ditt huvudkontor inte har laddat upp några dokument som matchar detta specifika avtal.

5. Klicka på Skapa för att slutföra ett skräddarsytt avtal.
Vi omdirigeras automatiskt till kontraktsfliken , där vi kan se att dokumenten har lagts till.

Om du vill visa dokumenten, gå till dokumentfliken till vänster på användarkortet. Hitta avtalet och ladda ner dokumenten.

Dokumentpaket

Om det finns ett mönster i vilken typ av avtalsdokument som behöver undertecknas för vissa avtal, och vem som behöver underteckna dem, så kan man använda dokumentpaket.

Din administration ansvarar för att skapa och ladda upp dokumentpaket. Om du inte kan se några paketalternativ, som bilden nedan visar, betyder det att dessa inte har skapats, eller att avtalet som du skapat inte matchar de specifika kraven för de dokumentpaket som skapats av din administration.

Dessa dokumentpaket är i grunden förstrukturerade kombinationer av dokument och undertecknare, som kommer att tillämpas på ett avtal.

1. Först måste du skapa ett avtal.

2. När avtalet har skapats klickar du på Lägg till dokument och väljer ett paket, som visas nedan:

3. Alla dokument inom det valda paketet läggs automatiskt till i avtalet. I vårt exempel nedan inkluderade paketet ett anställningsavtal och en anställningshandbok, samt möjligheten att underteckna avtalet digitalt, där arbetstagarens namn har lagts till som undertecknare.

4. Klicka på Skapa när du är klar.

Om du vill lära dig mer om hur man lägger upp dokumentpaket rekommenderar vi att du läser den här artikeln. Observera att artikeln är begränsad, så du kanske inte har tillgång till att läsa den.

Bra jobbat! 🎉 Vi hoppas att du har fått tillräckligt med support för hur du lägger till dokument i avtal. Om inte, ta en titt på vårt avsnitt Hjälp och Support.