Action Board är vad du ser när du klickar på en dag för en viss anställd, både i det publicerade schemat såväl som i mallar och scheman som ännu inte har publicerats. Den presenterar alla åtgärder du kan göra på en bestämd dag, inklusive åtgärder som sträcker sig till kommande dagar, till exempel semester eller annan frånvaro.

I den här artikeln kommer vi att förklara hur du arbetar med action board och hur du använder de viktigaste åtgärderna och funktionerna för att göra din planeringsrutin mer flexibel, funktionell och enklare.

Då vissa vakter tillämpas regelbundet, är det möjligt att skapa “Favorit timmar”. De visas i kolonnen nedanför tidslinjen. Klicka på en av dessa favorit timmar, så läggs den omedelbart till dagen. Om inga favorit timmar har skapats, klickar du på “Redigera favorit timmar” för att skapa och hantera favorit timmarna.

Här kan du se Action Board när det inte finns något planerat. För att lägga till ett pass till dagen - klicka på tidslinjen vid den tidpunkt då passet ska börja. På bilden nedan planeras en skift att börja klockan 10:30.

För att lägga till ett pass klickar du på tidslinjen där du vill att det ska börja.

Arbetstiden kan redigeras genom att dra i kanterna eller flytta hela fältet i tidslinjen. Det är också möjligt att använda rullgardinslistorna. Du kan se ett exempel på bilden nedan.

Frånvaro kan läggas till på två sätt:

för ett specifikt tidsintervall

för hela dagen
​

För ett spefifikt tidsintervall

För det första skapar du tidsblocket efter vilket du konverterar det till frånvaro. Klicka på frånvaroknappen och välj sedan frånværstypen. På bilden nedan har frånvarotypen "Child sick" (Vård av sjuk barn) valts.
​

Observera att om det redan finns arbetstid under perioden - till exempel planerad arbetstid från 10 till 16, med frånvaro från 11 till 16, måste du först minska arbetstiden till 10 till 11 och sedan lägga till frånvaron som ett nytt tidsblock.
​

Klicka på "Lägg till heldagsfrånvaro" i det övre högra hörnet ser du en lista över alla tillgängliga frånvarotyper.
​

Det finns två typer av heldagsfrånvarotyper:

Tidsfrånvaro - räknar samma som antalet schemalagda timmar

Heldagsfrånvaro - ansöker om en hel dag och räknar baserat på en fast beräkning, till exempel den anställdes kontraktstid

När du lägger till en tidsfrånvaro konverteras hela passet till frånvaron. På bilden nedan finns det två skift, en från 10: 00-13: 00 och en från 14: 00-18: 00. När du har valt heldagfrånvaron konverteras båda.

När du lägger till en oavsiktlig frånvaro gäller frånvaron hela dagen. Vidare, när du lägger till en oavsiktlig frånvaro är det också möjligt att göra dem periodiska, som visas på bilden, vilket gör att frånvaron sträcker sig in i framtiden baserat på det valda datumet.
​

Utlåning kan göras på två sätt; för ett specifikt tidsintervall och som en öppen utlåning, vilket gör det möjligt för cheferna i andra avdelningar att planera vagt för den anställde eftersom det passar deras behov.

Låna ut för ett specifikt tidsintervall

För att kunna göra en utlånging för medarbetaren i Action Board måste du skapa ett tidsblock först. Klicka sedan på knappen Utlånad" och välj den avdelning du vill låna ut till. På bilden nedan har en anställd utlånats till 2. "Århus" från 11:00-16:00. 

Öppen utlån

En öppen utlåning läggs till genom att klicka på knappen "Lägg till heldagsutlån" i det övre högra hörnet. Välj de avdelningar som kan använda det öppen utlånet. Cheferna för de utvalda avdelningarna kan planera för den givna medarbetaren på dagen, i de timmar där de inte har någon skift i sin hemavdelning.

Det går att lägga till öppen utlåning för flera avdelningar och det kan göras på en enda dag såväl som längre perioder.

Lägg till fler tidsblock till en dag
​
Det är möjligt att lägga till så många tidsblock du vill - oavsett om det är skift, frånvaro eller utlåning - för en enda dag. För att lägga till ett flera tidsblock gör du bara samma sak som när du lägger till det första.
​
För att redigera ett specifikt tidsblock klickar du på det så visas alla redigeringsalternativ nedan.

Om du vill ta bort ett tidsblock klickar du på knappen "Ta bort vagt / frånvaro / utlån" till höger. För att ta bort alla, klicka på knappen "Återställ dag" i nedre högra sidan av tidslinjen.
Se bilden nedan för ett exempel på hur flera växlingar ser ut

En vagt tidsblock innehåller en rad olika funktionaliteter, som kan användas för bättre och mer detaljerad planering.

Här är en lista över olika funktioner som kan användas i planeringen:

ZONER - de zoner / områden som den anställde bör arbeta i

UPPGIFTER - de uppgifter som måste utföras

PASUER - pauser som bör tas under hela dagen

NOTAT - notar om vagten

Med zoner är det möjligt att i mer detaljer specificera vad vagten innebär, till exempel om den anställde ska arbeta i "Cashier"-zon (kassan), "Dressing Room"-zon (omkläddningrum) eller en helt tredje zon. Det är också möjligt att använda zoner för andra behöv, till exempel om det är en morgonskift, en middagskift eller en kvällskift.
​

OBS! Det är bara möjligt att välja en zon för en vagt, vilket kommer att ändra färgen på det givna vagt, vilket gör det enkelt att snabbt upptäcka zonen direkt från schemat.

Uppgifter är mål som kan planeras för en anställd under hela vagten, såsom visuell merchandising eller lagerupptagning. För att lägga till en uppgift, klicka på "Lägg till uppgift" till höger.

I schemat finns det "Produktiva timmar" KPI, som spårar timmar med säljförmåga anställda på golvet, och uppgifter kan påverka dessa timmar beroende på typ. Om en uppgift tar medarbetaren bort från golvet och gör att personen inte kan sälja räknas inte dessa timmar till KPI för "Produktiva timmar".

Pauser kan hanteras på två sätt: som en enkel längd, eller genom att lägga till det i specifika tidsintervall. Vilka som är tillgängliga beror på dina inställningar.

För att lägga till en paus, klicka på "Lägg till paus" till höger.

För att få mer kontroll använder du pausplaceringar, vilket gör det möjligt att lägga till en eller flera pauser när som helst under hela skiftet. Se ett exempel på detta på bilden nedan.
​

Det är också möjligt att specificera om pausen är en obetald eller betald paus. Om det är en obetald paus dras avbrottets längd från den totala arbetstiden. Om det är en betald paus förblir pausens varaktighet en del av den totala arbetstiden.

Det är möjligt att lägga till anteckningar till en vagt.   Anteckningen kan ses av den anställda från webbappen och mobilappen. För att lägga till anteckningar, klicka på knappen "Lägg till notat" på höger sida
​

Tillägg

De flesta tillägg tillämpas automatiskt, till exempel tilläggstypen* "OB-timmar", som gäller baserat på vardag och tid på dagen. I vissa fall måste bonusar tillämpas manuellt, och detta kan göras genom att klicka på knappen "Lägg till tillägg" på höger sida.
Bonusar kan tillämpas som en varaktighet eller som ett tidsintervall.
​

*Bonustyper skapas av administrationen, och endast om bonusen är inställd på att vara manuell kommer den att vara tillgänglig för ansökan från Action Board.