Enkel dokumenthantering
I den här artikeln lär vi dig allt du behöver veta om hantering av dokument i SameSystem, så att du kan optimera din administrationstid när du hanterar uppgifter angående dokument. Vi lär oss mer om dokumentöversikten och hur du lägger till dokument på ett användarkort nedan.
Om du söker vägledning för hur du specifikt lägger till dokument till avtal, rekommenderar vi att du tittar på den här steg-för-steg-artikeln istället 🙌
Letar du efter något specifikt?
Detta är ämnena som vi berör i den här artikeln. Du når dem alla när du skrollar ner, men om du vill gå direkt till ett visst ämne klickar du på länkarna nedan för att öppna artikeln i ett nytt fönster:
Var finns dokumentfunktionen?
Det finns två huvudsakliga dokumentområden i systemet. Låt oss ta en närmare titt på dem båda.
Dokumentöversikten
Dokumentöversikten är exakt som det låter - en översikt över användarnas dokument. Detta är den plats vi vill vara på när det är viktigare att se statusen för dokument från flera användare samtidigt, snarare än specifika dokumentdetaljer per anställd.
1. Börja med att navigera till användarlistan via Avdelning – Användare – Avdelningsanvändare, eller klicka på knappen nedan för att gå direkt till din avdelning.
2. Klicka på översikten som heter Dokument. Här ser du en lista över dina användare, följt av kolumner som beskriver deras dokument. I vårt exempel kan vi se att Josh har två dokument på sitt användarkort. Ett av dessa väntar på att bli undertecknat.
Om du klickar på en av användarna dirigeras du till deras användarkort, där du kan inspektera, ta bort eller lägga till dokument för den specifika användaren. Lägg märke till att du kommer direkt till fliken Dokument inuti användarkortet. Detta är det andra huvudområdet för dokumentfunktionen. Låt oss titta närmare på det nu.
Observera att om du är administratör kan du också se dokumentöversikten via Administration - Användare - Alla användare. Här ser du en översikt över alla användare du har tillgång till, oavsett deras avdelning.
Fliken Dokument
Dokumentfliken finns på varje enskilt användarkort. Det är här som alla dokument för den specifika användaren finns. Här kan vi både lägga till, redigera och radera dokument.
I vårt exempel kan vi se att Josh har ett dokument som ligger i mappen Nyhetsbrev, samt två dokument i väntan på signaturer kopplade till hans aktiva avtal. Vi lär oss mer om olika typer av dokument senare i den här artikeln.
Vi kan klicka på de små pilarna som pekar till höger om vi vill se mer information om det specifika dokumentet. Här kan vi också ladda ner dokumenten eller radera dem helt.
Dokumentbuntar
Om det finns ett mönster i vilken typ av avtalsdokument som måste undertecknas för vissa avtal, och vem som behöver underteckna dem, är det möjligt att använda dokumentbuntar. Dessa dokumentbuntar är i grunden förstrukturerade kombinationer av dokument och undertecknare som kommer att tillämpas på ett avtal.
Administrationen i ditt företag ansvarar för att skapa och ladda upp dokumentbuntarna.
Om du är administratör och vill lära dig mer om hur du ställer in dokumentbuntar, rekommenderar vi att du läser den här artikeln.
Om du är chef och vill veta hur du laddar upp ett dokumentpaket till ett avtal, rekommenderar vi att du läser den här artikeln.
Bra jobbat! 🎉 Vi hoppas att du har fått tillräckligt med support för att förstå dokumentfunktionen. Om inte, ta en titt på vårt avsnitt Hjälp och Support:
Hjälp & Support
Vi har samlat några av de vanligaste frågorna och gett möjliga lösningar nedan:
Problem | Lösning |
Hur laddar jag upp ett dokument? | Ta en titt på den här artikeln för att lära dig hur du laddar upp ett dokument i fliken Dokument. |
Hur laddar jag upp ett dokument till ett specifikt avtal? | Ta en titt på den här artikeln för att lära dig hur du laddar upp ett dokument till ett avtal på fliken Avtal. |
Ingen av kategorierna matchar den typ av dokument jag vill ladda upp | Kontakta din administration, eftersom de har kontroll över inställningen av företagets dokumentkategorier. |
Min fil är i .jpg-format, men jag kan inte välja den när jag laddar upp den? | Vi stödjer för närvarande PDF- och .docx- format. Ändra formatet på din fil och försök igen. |
Skapa-knappen är grå/inte klickbar | Se till att du har laddat upp en fil via knappen Ladda upp fil. |
Jag har laddat upp fel dokument! | Gå till dokumentfliken på användarkortet och klicka på den lilla pilen bredvid dokumentet. Du kommer att dirigeras till ett fönster där du ser knappen Radera dokument. |
Som administratör vill jag ladda upp ett dokument som flera användare kan läsa. Måste jag ladda upp dokumentet till varje användarkort? | Vi rekommenderar att du går till |
Om inget av ovanstående förslag löste problemet, tveka inte att kontakta vårt supportteam. Svarstiden på chatten är mindre än 5 minuter på vardagar 🚀
🖥️ Webb/PC : Klicka på den blå chattbubblan längst ned till höger.
📲 App: Klicka på Mer följt av Kontakta support.
☎️ Telefon : +45 78 70 06 59 ring 1 för support.