Den här artikeln kommer att passa de avdelningar som har ett intresse av historikloggar frånschemat. Observera att några av nedanstående funktioner som vi presenterar kanske inte är tillgängliga för dig. Om du inte kan se någon data i schemaöversikten, eller se funktioner du vill använda, vänligen kontakta din administratör för att begära ändring av dina inställningar.

Detta lär du dig i den här artikeln:

Allt om schemaöversikten
Var du hittar schemaöversikten
Hur man läser data som presenteras i översikten
Så här skriver du ut och exporterar schemaöversikten

Vad är schemaöversikten?

Schemaöversikten är en detaljerad historiklogg som samlar information från schemat. Översikten visar data från skift under tre olika stadier som standard:

Publicerad (standard)
Tidsregistrering (standard)
Bekräftelse (standard)
Skillnad (måste väljas i rullgardinsmenyn för kolumner)

Standardvyn (det du ser direkt) innehåller information från igår, men du kan alltid använda filterverktyget och kolumnväljaren för att ytterligare specificera och skräddarsy översikten efter dina exakta behov: Datum, titlar, anställda och vilken typ av skillnad du vill jämföra. Vi ska lära oss mer om detta:

Skräddarsy översikten med filter

Klicka på Lägg till filter högst upp i rapporten för att se dina alternativ:

Ett filter fönster visas där du kan välja att filtrera bort efter titlar, användare och skillnad. Som ett exempel har vi valt butikschef titlar, tre anställda och skillnaden vi vill jämföra publicerat / bekräftat timmar. Kom ihåg att klicka på Använd för att tillämpa ändringarna:

Välj vilka kolumner som är relevanta för dig

I rullgardinsmenyn för kolumner kommer du att kunna ändra den övergripande schemaöversikten, för att fokusera på det som är viktigast för dig. Klicka på knappen Kolumner:

...och välj vilka kolumner som ska visas i översikten:

Innan vi fortsätter, vänligen notera följande:

👷‍♀️ Till en början kommer schemaöversikten att begränsas till att endast visa data för en dag, upp till en hel månadsperiod, eftersom prestandadelen fortfarande är ett "pågående arbete" för den aktuella versionen.

⏳ Var medveten om att stora datamängder för en hel månadsperiod och +25 anställda kan ta ett tag att ladda (mellan 1–5 minuter).

Läser schemaöversikten

Överst i rapporten har du möjlighet att se totaler för data som visas i schemaöversikten, beroende på vilka filter du arbetar med. Om du till exempel tittar på en hel avdelning för en dag, kommer du att se summorna för alla anställda för den specifika dagen.

Nedanför summorna hittar du en rad med information per anställd. Låt oss ta en närmare titt på hur man förstår dessa data:

Vilka data som kan förväntas i schema översikt kolumner

Publicerad

I den här kolumnen kommer du att kunna se vad som har publicerats i schemat (hur det var planerat när du publicerade det). Om den initiala publicerade planeringen ändrades efteråt, visar vi fortfarande bara de första planerade uppgifterna.

När du tittar på hela avdelningen kommer du att kunna se inlånade skift till din avdelning, frånvaro och normala skift.

Om medarbetar filtrering väljs, kommer du att kunna se utlåning för varje specifik anställd också. Tänk på att endast inlåning kommer att visas i den fullständiga avdelnings vyn, eftersom utlåning inte räknas in i din totala avdelningssumma.

Tidsregistrering

Den här kolumnen ger dig möjlighet att se registrerad, planerad och faktisk registrering.

Registrerad betyder den tidsregistrering som den anställde gör (berörd av avrundningsregler), medan planerad visar hur skiftet förväntades registrerat för det givna skiftet (om schemat ändrades efter att det publicerats, kommer du att kunna se vad som planerats precis innan tidsregistreringen startade).

Faktisk registrering innebär den specifika tidsstämpeln när den anställde checkade in eller ut. Den faktiska tidsstämpeln visas inom parentes i ett verktygstips, genom att hålla muspekaren över den orangea pricken:

Hur är det med oplanerade skift? Du kommer att kunna se tidsregistreringen för oplanerade skift också om det skulle vara fallet för din avdelning. Precis som vi ser faktisk tidsregistrering, genom att hålla muspekaren över den orangea pricken för att se avvikelser, kommer du att se “oplanerat skift" som en avvikelse beskrivning här.

Bekräftelse

I bekräftelse kolumnen kommer du att kunna se vad som bekräftades via chefens godkännandeflöde för den specifika dagen och anställde.

OBS! Bekräftelsen av en dag görs i själva schemat längst ner på schemat.

Hur är det med raster? Genom att hålla muspekaren över frågetecken-ikonen visas ett verktygstips, som visar bekräftelse på rastplacering för den specifika dagen och anställde.

Skillnad

I den här kolumnen kommer du att kunna se avvikelsen mellan det som publicerades och det som bekräftades.

Tips: Använd filter funktionen som förklarades tidigare för att välja olika avvikelser att jämföra (publicerad/bekräftad, planerad/registerad, registrerad/bekräftad och publicerad/planerad).

Behöver du översikten på papper? Inga problem!

Ett utskriftsalternativ 🖨 kommer att finnas tillgängligt i rubriken på schemaöversikten, precis bredvid kolumnrullgardinsmenyn. Genom att klicka på utskriftsknappen visas standardutskrifts-layouten för webbläsaren. Det här alternativet är begränsat till den specifika webbläsaren som används, vilket betyder att "det du ser är det du får".

Utskriftsalternativet är tillgängligt i webbläsarna Google Chrome, Safari och MS Edge.

Utskrifts och export alternativ:

Behöver du översikten på papper eller behöver du exportera data? Inga problem!
I schemaöversiktens rubrik finns utskrifts- och exportalternativ tillgängliga, precis bredvid drop-down menyn.

Genom att klicka på utskriftsknappen, kommer webbläsarens standardutskriftslayout visas. Detta alternativ är begränsat till den specifika webbläsare som används, vilket innebär ’what you see, is what you get”.