Genom att aktivera funktionen för lediga pass får avdelningscheferna tillgång till att skicka ut förfrågningar om lediga pass till sina medarbetare.
Vad du får lära dig i den här artikeln:
Vad lediga arbetspass är
När man ska använda lediga arbetspass
Så här aktiverar du funktionen för lediga arbetspass för alla dina avdelningar
Förutsättningar
Du måste vara inloggad på ditt eget SameSystem-konto
Din titel är Administratör, eller så har du följande extra behörigheter:
- ' Schema administration' [Full behörighet]
- ' Inställningar för lediga pass' [Full behörighet]
Vad är lediga arbetspass?
Ett ledigt arbetspass är ett arbetspass som är planerat men som ännu inte har tilldelats någon. Avdelningschefen ansvarar för att planera och släppa det, medan de anställdas jobb är att be om att få ta det lediga arbetspasset. Vem som får passet beror på vilken av de två inställningarna som chefen använde när hen skapade det:
Den första personen som ber om arbetspasset får det automatiskt. Ett meddelande skickas till den medarbetare som fick arbetspasset och till dem som inte fick det.
Flera personer kan be om att få arbetspasset, men det är upp till chefen att avgöra vem som får det i slutändan. När beslutet har fattats meddelas de anställda att de antingen fick arbetspasset eller inte.
När ska man använda lediga arbetspass?
Att publicera ett ledigt arbetspass när en avdelning behöver extra personal för att täcka upp timmar under en viss dag är ett bra exempel på när man kan använda ledigt arbetspass. Men det finns många andra situationer där lediga arbetspass verkligen kan spara både tid och arbete, så att chefen eller du får mer tid att fokusera på det som är viktigast för er. Här är några exempel:
Någon har sjukanmält sig med kort varsel: Ett ledigt arbetspass löser problemet snabbt eftersom vi inte behöver lägga tid på att ringa runt eller skicka meddelanden till vårt team; alla tillgängliga medarbetare får ett meddelande på sin telefon direkt efter att vi publicerat förfrågan, direkt från appen.
Speciella evenemang: Utökade öppettider, kampanjdagar, marknadsdagar - vissa dagar kräver flera extra medarbetare. Att publicera flera identiska lediga arbetspass samtidigt tar bara några sekunder, vilket ger oss mer tid att förbereda oss för den stora dagen.
Planering av schemat: Det finns alltid en risk att någon ringer in och meddelar att de inte är tillgängliga efter att schemat har publicerats. Genom att publicera schemat med öppna pass inkluderade kan de medarbetare som faktiskt är tillgängliga själva hoppa in på passet.
Nu när du är mer insatt i vad lediga arbetspass är och hur de fungerar kan vi lära dig hur du aktiverar funktionen så att dina avdelningschefer och medarbetare kan börja dra nytta av fördelarna! 💪
Hur man aktiverar lediga arbetspass
❗ Observera att denna funktion aktiveras i generella inställningar och inte i avdelningsinställningar, vilket innebär att den kommer att aktiveras för alla avdelningar i ditt företag.
1. Börja med att gå till dina Generella inställningar och fliken "Lediga arbetspass" genom att klicka på knappen nedan, eller via > Inställningar > Generella inställningar.
2. Markera checkboxen Aktivera lediga arbetspass:
3. Klicka på Spara-knappen och du är klar - funktionen för lediga arbetspass är nu aktiv på alla avdelningar i ditt företag. 🎉
Avdelningscheferna kan nu planera och skicka förfrågningar om lediga pass till sina medarbetare. Standardflödet för godkännande när anställda ber om att få ta ett ledigt pass är att avdelningschefen ansvarar för att manuellt godkänna vem som får det lediga passet. Det innebär att om det lediga passet skickas ut till 10 anställda och 5 personer ber om att få ta det, är det upp till chefen att bestämma vem som får passet i slutändan.
Ta nästa steg 💪
Det finns ett andra, mer automatiserat, alternativ för godkännandeflödet: att låta systemet skicka det lediga passet till den bäst lämpade medarbetaren genom att använda mallar för lediga pass med den automatiserade funktionen Skicka & Acceptera. Detta flöde kräver betydligt mindre administrationstid från avdelningscheferna. Vill du veta mer? Kolla in den här artikeln om funktionen Skicka & Acceptera, följt av den här artikeln om konfigurering av mallar för lediga arbetspass!
Hjälp & support
Relaterade artiklar
Hittade du inte det du letade efter? Vår svarstid på chatten är mindre än 5 minuter under vår Supports öppettider 🚀
Måndag - fredag: 08:00 - 18:00 CEST
Lördag: 09:00 - 16:00 CEST
Söndag: Stängt
📲 App: Klicka på Mer, följt av Kontakta support för att chatta med oss
🖥️ Web/PC: Klicka på den blå bubblan i nedre högra hörnet för att chatta med oss
☎️ Phone: +46 10 424 88 28, slå 1 för support