La función de documento en SameSystem ofrece muchas posibilidades: agregar documentos a un contrato es solo una de ellas. Si desea obtener más información sobre los documentos y cómo funciona esta función, haga clic aquí para leer otro artículo donde se explica con más detalle.
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Acerca de los documentos del contrato
Adapte el contrato con documentos adicionales y use plantillas
Al crear un contrato, a menudo es conveniente agregar documentos adicionales como un manual del empleado, pautas de la empresa u otros acuerdos con respecto a ese contrato concreto. Al agregar documentos a un contrato, nos aseguramos de que el empleado reciba toda la información necesaria en lo que respecta a su contrato, todo en un único lugar.
Algunas empresas utilizan plantillas de contrato, lo que significa que los detalles del contrato deben generarse en un documento donde la administración ya ha definido los términos y acuerdos.
Algunos consejos dignos de mención |
Tenemos que crear un contrato antes de poder agregarle documentos. |
En este artículo, aprenderemos a generar un archivo. Los archivos generados son archivos que su administración ha cargado en SameSystem para que otros cargos de gestión (como usted) puedan usarlos, por ejemplo, al crear contratos. Si su empresa utiliza, por ejemplo, plantillas de contratos para generar documentos con los detalles del contrato, la plantilla incluirá marcadores de posición que recopilan automáticamente en el documento los datos del contrato que ha creado. |
Algunas empresas utilizan bloques de documentos para una gestión de documentos aún más eficiente al crear contratos. Estos son bloques de documentos predefinidos que pueden ser aplicables a un contrato una vez creado. Su administración es quien se encarga de cargar estos bloques. |
Siempre podemos agregar documentos a contratos próximos, activos y cumplidos. |
Al agregar documentos a un contrato, se aplican específicamente al contrato que seleccionamos. Eso significa que podemos agregar documentos que solo son válidos durante el período de tiempo del contrato seleccionado. De este modo, no tenemos que preocuparnos de acordarnos de eliminar cualquier documento si se genera un contrato nuevo, y no es aplicable a los documentos del contrato anterior. También significa que podemos agregar documentos a un próximo contrato sin que afecte al contrato activo. |
Agregar documentos a los contratos
1. Comience navegando por la lista de empleados y diríjase al Resumen del contrato o haga clic en el botón de abajo para ir directamente.
2. Haga clic en el usuario y busque el contrato correcto. En nuestro ejemplo, queremos agregar un documento al próximo contrato de Josh. De forma predeterminada, el contrato activo está resaltado, por lo que debemos expandir el próximo.
Pulse Agregar documento cuando esté listo.
3. Se presentan dos opciones de documento. Podemos cargar un archivo a través de nuestro propio ordenador o generar un archivo que nuestra administración ya haya cargado en el sistema.
A los efectos de este artículo, queremos generar un archivo para Josh.
4. Pulse Generar archivo para ver qué documentos están disponibles para su uso y simplemente haga clic en los documentos que desea agregar. Tenga en cuenta que puede hacer clic en el icono del ojo pequeño junto al documento para obtener una vista previa rápida del archivo generado antes de crearlo. En este paso también puede descargar el/los documento(s).
En nuestro ejemplo, queremos la plantilla «Store Helper».
NOTA: Recuerde que solo los administradores tienen acceso a cargar plantillas que se pueden generar desde el sistema. Si no puede ver ningún documento al pulsar en «Generar archivo», significa que su oficina central no ha cargado ningún documento que coincida con este contrato concreto.
5. Pulse Crear para terminar de adaptar el contrato.
Automáticamente se nos redirige de nuevo a la pestaña del contrato, donde podemos ver que se han agregado los documentos.
Si desea ver los documentos, diríjase a la pestaña del documento en el lado izquierdo de la ficha de usuario. Busque el contrato y descargue los documentos.
Bloques de documentos
En caso de que exista un patrón en el tipo de documentos contractuales que deben ser firmados para determinados contratos, y quién debe firmarlos, es posible utilizar bloques de documentos.
Su administración es la encargada de crear y subir los bloques de documentos. Si no puede ver ninguna opción de bloque como muestra la imagen a continuación, significa que no se han creado o que el contrato que ha creado no coincide con los requisitos específicos para ningún bloque de documentos creado por su administración.
Estos bloques de documentos consisten básicamente en una combinación preestructurada de documentos y firmantes que se aplicarán a un contrato.
1. Primero, necesita crear un contrato
2. Cuando se haya creado el contrato, haga clic en Agregar documento y seleccione un bloque, como se muestra a continuación:
3. Todos los documentos del bloque seleccionado se agregarán automáticamente al contrato. En nuestro ejemplo de abajo, el bloque incluía un contrato de trabajo y un manual del empleado, así como la opción de firmar el contrato digitalmente, donde se agregó el nombre del empleado como firmante.
4. Pulse Crear cuando haya terminado.
Si desea saber más sobre cómo configurar los bloques de documentos, le recomendamos que consulte este artículo. Tenga en cuenta que el artículo está restringido, por lo que es posible que no tenga acceso para leerlo.
¡Buen trabajo! 🎉 Esperamos haberle proporcionado la ayuda suficiente sobre cómo agregar documentos a contratos. En caso contrario, consulte nuestra sección de Servicio de asistencia.
Servicio de asistencia
Dar el siguiente paso: enviar el contrato para su firma digital
¿Se pregunta cómo enviar el contrato y los documentos? Consulte este artículo para saber cómo 🙌
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