Handlingskorter er det du ser når du klikker på en spesifikk ansatt, i den frigitte vaktplanen, i malen og i vaktplan som ikke er frigitt. Den legger frem alle handlinger du kan utføre for den spesifikke dage, inkludert handlinger du kan strekke over flere dager. eksempelvis ferie eller andre periodiske fravær.

I denne hartikkelen vil vi forklare hvordan handlingskortet fungerer og hvordan du skal bruke hovedhandlingene og funksjonalititen for å gjøre vaktplanleggingen din mer fleksibel, funksjonell og ikke minst enklere.

Når enkelte vakter blir brukt regelmessig, er det mulig å opprette "Favorittider". De vises i seksjonen under tidslinjen. Klikk på en av disse favorittidene, så legges den umiddelbart til dagen. Hvis det ikke er opprettet noen favorittider, klikker du på "Rediger favorittider" for å opprette og administrere disse.

Her kan du se handlingskortet når ingenting er planlagt. For å kunne legge til en vakt på dagen - klikk på tidslinjen på tidspunktet vakten skal starte. I bilde under ser du at vakten har planlagt starttid kl 10:30.
​

For å legge til en vakt, klikk der du vil at skiftet skal starte på tidslinjen.

Arbeidstiden kan redigeres ved å dra i kantene eller å bevege hele linjen. Det er også mulig å bruke rullegardinen for timelistene. Du kan se eksempelet nedenfor.
​

Fravær kan legges til på to forskjellige måter:

for et bestemt tidsintervall

for en hel dag
​

For et bestemt tidsintervall

Først av alt oppretter du en tidsblokk som du deretter konverterer til et fravær. klikk på fraværsknappen og velg fraværstypen. På bildet under er fraværet "sykt barn" valgt.

Legg merke til at dersom det allerede jobbes en vakt og det skal legges fravær til for resten av dagen - for eksempel at du har planlagt en arbeidstid fra 10 til 16, hvor fraværet skal registreres fra 11 til 16. Da er det viktig at du legger til at arbeidstiden var 10 til 11, for så å legge til fravær på en ny tidsblokk mellom 11 og 16.
​

Ved å klikke på "legg til heldagsfravær" øverst til høyre ser du en liste over alle tilgjengelige fraværstyper.

Det er to typer heldagsfravær:

Tidsbestemt fravær - Teller det samme som antall timer planlagt

Fravær på ubestemt tid - gjelder for en hel dag og teller basert på en fast beregning, for eksempel den ansattes kontraktsbestemte timer

Når du legger til tidsbestemt fravær, konverteres alle vaktene til fravær. På bildet nedenfor er to vakter, ene fra 10:00 - 13:00 og den adnre fra 14:00 - 18:00. Etter at det velges heldagsfravær vil begge vaktene konverteres.
​

Når du legger til et fravær med ubestemt tid, vil det gjelde for hele dagen. Når du legge til et fravær uten tid, er det også mulig å gjøre dem periodiske, som vist på bildet. Noe som vil få fraværet til å utvide seg over en lengere periode basert på valgte dato.
​

Utlån kan legges til på to måter; for en bestemt tidsintervall eller som et åpent utlån, noe som gjør at det er mulig for butikksjefer i andre avdelinger til å planlegge vakter for den ansatte slik den passer deres behov.

For å kunne legge til utlån av ansatte i handlingskortet, trenger du først å opprette en tidsblokk. Deretter klikker du "Utlån"-knappen og velger den avdelingen den ansatte skal lånes ut til. På bildet nedenfor er en ansatt lånt ut til 2."Århus" fra 11:00 - 16:00.
​

Åpent utlån

Et åpent utlån legges til ved å klikke på knappen "Legg til heldagsutlån" øverst til høyre. Velg avdelingene som kan benytte seg av dette åpne utlånet. Butikksjefene i de ulike avdelingene har nå mulighet til å planlegge for den gitte ansatte i deres butikk for disse dagene, med de timene der det ikke er noe vakt i hovedavdelingen.
​

Et åpent utlån kan legges til flor flere avdelinger og kan gjelde for enkeltdager, men også for lengre perioder.
​

Det er nå mulig å legge til så mange tidsblokker på samme dag som du ønsker. For eksempel om det skulle være en vakt, fravær og utlån på samme dag. For å kunne legge til ekstra blokker, repeter handlingen for hvordan du la til den første.

For å redigere en bestemt tidsblokk, klikk på den, og alle redigeringsalternativene vil vises under.

Hvis du vil fjerne en tidsblokk, klikk på "Fjern vakt/fravær/utlån"-knappen på høyre side. For å fjerne alt, klikk på "Slett"-knappen nederst til høyre på tidslinjen.

Se bildet nedenfor for et eksempel på hvordan flere vakter ser ut.
​

Merk! De fleste funksjonene må være aktivert av en administrator.

En vakts tidsblokk inneholder en rekke forskjellige funksjoner som kan brukes for en bedre og mer detaljert planlegging.

Her er en oversikt over de ulike funksjonalitetene som kan brukes under planleggingen:

SONER - sonene/områdene den ansatte skal jobbe i

OPPGAVER - Oppgavene som må utføres

PAUSER - pauser som skal tas i løpet av dagen

NOTATER - notater om vakten

Med soner er det nå mulig å spesifisere mer detaljer rundt hva en skift innebærer. For eksempel om en ansatt skal jobbe i "kassa"-sonen eller ved "prøverommet" eller i en tredje sone. Det er også mulig å bruke soner for andre formål, som å definere om det er en morgen-, ettermiddags-, eller kveldsvakt.

Merk! Det er kun mulig å velge en sone per vakt, som vil redigere fargen for den gitte vakten. Dette for å enkelt kunne se hvilken sone en er tildelt i vaktplanen.
​

Oppgaver er handlinger som kan planlegges for den ansatte til å gjennomføre i løpet av vakten. Det kan være visual merchandising eller varefyll for eksempel. For å legge til oppgaver, klikk på "Legg til oppgave"-knappen på høyre side.

I vaktplanen har du en KPI for "Produktive timer". Denne sporer timer på gulvet hvor det er mulig å rette fokus på salg. Oppgaver kan ha en påvirkning på disse timene avhengig av hvordan type oppgave det er. Dersom oppgaven tar en ansatt vekk fra salgsgulvet og til et sted hvor vedkommende ikke har en mulighet for å selge, vil disse timene ha en påvirkning på "produktive timer" KPI'en.
​

Pauser kan håndteres på to måter: som en enkel varighet, eller ved å legge den til i tidsbestemte intervaller utover vakten. Hvilken som er mulig avhenger av instillingene dine.

For å legge til en pause, klikk på "Legg til pause"-knappen på høyre side.

Når du legger til en enkel varighet, vil systemet automatisk plassere pausen i bakgrunnen i midten av vakten. Dette er nødvendig for å kalkulere effekten den har på arbeidstid og tillegg/bonuser.

Får å få mer kontroll, bruk pauseplasseringer. Dette gjør det mulig å legge til ett eller flere pauser når som helst i løpet av vakten. Se et eksempel på dette bildet nedenfor.
​

Det er også mulig å spesifisere om det er en betalt eller ubetalt pause. Dersom det er en ubetalt pause vil varigheten av pausen bli trukket fra den totale arbeidstiden. Dersom det er en betalt pause vil varigheten av pausen forbli en del av den totale arbeidstiden.

Det er mulig å legge til et notat for en vakt. Den ansatte kan se dette notatet fra webplattformen og mobilappen. For å legge til et notat, klikk "Legg til notat"-knappen på høyre side.
​

De fleste bonuser og tillegg legges til autmoatisk, for eksempel "ubekvem arbeidstid" som legges til basert på ukedag og tid på dagen. I noen tilfeller må bonsuer og andre tillegg legges til manuelt. Det kan gjøres ved å trykke på "legg til bonus"-knappen på høyre side.

Bonuser og andre tillegg kan legges til for en periode eller i et tidsintervall.
​

*Bonustyper opprettes av administrasjonen. Kun dersom det er opprettet en type og innstillingen gjelder for å kunne legge til manuelt, vil den være tilgjengelig i handlingskortet.