Dokumentfunksjonen i SameSystem gir mange muligheter - å legge til dokumenter på en kontrakt er bare èn av dem. Hvis du vil lære mer om dokumenter generelt, og hvordan denne funksjonen fungerer, kan du klikke her for å lese en egen artikkel kun om dokumenter.

Leter du etter noe spesifikt?

Dette er temaene vi skal gå gjennom i denne artikkelen. Hvis du vil gå til en bestemt seksjon, kan du klikke på linkene nedenfor for å åpne artikkelen i et nytt vindu fra det valgte emnet:

Om kontraktsdokumenter
Slik legger man til dokumenter i en kontrakt
Slik legger man til en dokumentbunter i en kontrakt

Om kontraktdokumenter

Skreddersy kontrakten med tilleggsdokumenter og bruk av maler

Når du oppretter en kontrakt, kan det ofte gi mening å legge til tilleggsdokumenter slik som en ansatthåndbok, selskapets retningslinjer, og/eller andre avtaler med hensyn til den spesifikke kontrakten. Ved å legge til dokumenter på en kontrakt sørger vi for at den ansatte får all nødvendig informasjon om kontrakten, på samme sted, til samme tid.

Enkelte selskaper bruker kontraktsmaler, hvilket betyr at kontraktdetaljene skal genereres inn i et dokument der vilkårene allerede er definert av administrasjonen.

Verdt å merke seg

Vi må opprette en kontrakt før vi kan legge til dokumenter på den.

Vi lærer om å generere en fil i denne artikkelen. Genererte filer er filer som er lastet opp til SameSystem av administrasjonen din, slik at andre leder-roller (som deg) kan bruke de når det opprettes f.eks. kontrakter.

Hvis firmaet ditt bruker f.eks. kontraktsmaler for å generere kontrakter, inneholder denne malen plassholdere (eng. 'placeholders'), som automatisk henter dataene fra kontrakten du har opprettet i systemet, inn på kontraktsdokumentet.

Noen selskaper bruker dokumentbunter for enda mer effektiv dokumenthåndtering når de oppretter kontrakter. Dette er bunter med forhåndsdefinerte dokumenter som kan brukes i en kontrakt etter at den er opprettet. Det er administrasjonen din som har ansvaret for å laste opp disse buntene.

Vi kan alltid legge til dokumenter i både kommende, aktive og avsluttede kontrakter.

Når du legger til dokumenter på en kontrakt, blir også dokumentene tidsbestemte. Det betyr at vi trygt kan legge til dokumenter som kun er gyldige i løpet av den valgte kontraktsperioden, fordi dokumentenes gyldighet er direkte koblet til kontrakten. Slik sett trenger vi ikke å bekymre oss for å huske å fjerne noen dokumenter dersom en ny kontrakt genereres. Det betyr også at vi kan legge til dokumenter i en kommende kontrakt, uten at de påvirker den aktive kontrakten.

Legge til dokumenter i kontrakter

1. Start med å navigere til brukerlisten og gå over til Kontrakt-oversikten.

2. Klikk på brukeren, og finn riktig kontrakt. I vårt eksempel ønsker vi å legge til et dokument i Sarah sin kommende kontrakt. Som standard er den aktive kontrakten uthevet, så vi må utvide den kommende i stedet.

Trykk på Legg til dokument når du er klar.

3. To dokumentalternativer vises; Vi kan enten laste opp en fil via vår egen datamaskin, eller generere en fil som administrasjonen vår allerede har lastet opp i systemet.

Av hensyn til denne guiden ønsker vi å generere en fil.

4. Trykk på Generer fil for å se hvilke dokumenter som er tilgjengelige for deg, og klikk deretter på dokumentene du vil legge til.

I vårt eksempel vil vi bruke «Timehjelp»-malen.

Legg merke til at du kan klikke på det lille øyeikonet ved siden av dokumentet for å få en rask forhåndsvisning av den genererte filen før du oppretter den. Du kan også laste ned dokumentet / dokumentene på dette stadiet.

Husk at kun administratorer har tilgang til å laste opp maler som kan genereres fra systemet. Hvis du ikke kan se noen dokumenter når du trykker på «Generer fil», betyr det at hovedkontoret ditt ikke har lastet opp noen dokumenter som samsvarer med denne spesifikke kontrakten.

5. Trykk på Opprett for å ferdiggjøre kontrakten.
Vi blir automatisk omdirigert tilbake til kontraktfanen, der vi kan se at dokumentene er lagt til.

Hvis du nå vil se på dokumentene, kan du gå til dokument-fanen på venstre side av brukerkortet. Finn kontrakten, og klikk på øyeikonet for å se på dokumentene.

Dokument-bunter

Dokument-bunter er forhåndsstrukturerte kombinasjoner av dokumenter og underskrivere som vil bli brukt på en kontrakt.

Administrasjonen din har ansvaret for å opprette og laste opp dokumentbunter. Hvis du ikke kan se noen alternativer for bunter som bildet nedenfor viser, betyr det enten at disse ikke er opprettet, eller at kontrakten du har opprettet ikke samsvarer med de spesifikke kravene til noen av dokumentbuntene.

1. Først må du opprette en kontrakt.

2. Når kontrakten er opprettet, klikker du på Legg til dokument og velger en bunt, som vist nedenfor:

3. Alle dokumentene i den valgte bunten blir automatisk lagt til i kontrakten.

Husk at du kan klikke på øyeikonet dersom du vil forhåndsvise dokumentene.

4. Trykk på Opprett når du er klar til å ferdiggjøre kontrakten! 🎉

Hvis du vil lære mer om hvordan du setter opp dokumentbunter, anbefaler vi å sjekke ut denne artikkelen. Merk at artikkelen er begrenset, så du har kanskje ikke tilgang til å lese den.