I denne artikkelen skal vi lære alt om hvordan vi håndterer dokumenter i SameSystem, slik at du kan optimalisere tiden du bruker på administrativt arbeid. Vi skal lære om dokumentoversikten, dokument-fanen, samt hva dokumentsett er og kan brukes til.

Dersom du ser etter veiledning på hvordan du helt konkret legger til dokumenter på kontrakter, anbefaler vi å sjekke ut denne artikkelen istedet 🙌

Dette er emnene vi vil dekke i artikkelen. Du vil gjennomgå alle etterhvert som du scroller, men dersom du ønsker å hoppe til et spesifikt emne kan du klikke på linkene nedenfor. Artikkelen vil åpnes i et nytt vindu fra valgt tema.

Det er to hovedområder for dokumenter i SameSystem. La oss ta en nærmere kikk på begge.

Dokumentoversikten er akkurat hva det høres ut som - en oversikt over brukernes dokumenter i systemet. Denne oversikten gir god mening å bruke når det er viktigere å se status på dokumenter for flere brukere på samme tid, enn å se en detaljert dokumentvisning per ansatt.

1. Begynn med å navigere til brukerlisten via Avdeling - Brukere - Avdelingsbrukere, eller klikk på knappen nedenfor for å gå direkte til din avdeling.

2. Klikk på oversikten kalt Dokumenter. Her vil du se en liste over brukerne for avdelingen, etterfulgt av kolonner som beskriver status på dokumentene deres. I vårt eksempel, kan vi se at Sarah har totalt 3 dokumenter.

Dersom du klikker på en av brukerne, vil du bli sendt inn til vedkomnes brukerkort, hvor du kan se på, slette, og/eller legge til dokumenter for denne spesifikke brukeren. Merk at du blir sendt direkte inn på dokument-fanen til brukeren. Dette er det andre hovedområdet vi har vedrørende dokumenter. La oss ta en nærmere kikk.

Hvis du er en administrator-bruker, kan du også se dokumentoversikten via Administrasjon - Brukere - Alle brukere. Her vil du se en oversikt over alle brukere du har tilgang på.

Dokument-fanen finnes på hvert enkelt brukerkort. Det er her alle dokumentene for den spesifikke brukeren ligger. Her kan vi både legge til, redigere og slette dokumenter.

I vårt eksempel kan vi se at Josh har ett dokument i nyhetsbrevmappen, samt to dokumenter i påvente av signaturer knyttet til hans aktive kontrakt. Vi lærer mer om forskjellige typer dokumenter senere i denne artikkelen.

Vi kan klikke på de små pilene som peker til høyre hvis vi vil se mer informasjon om det spesifikke dokumentet. Her kan vi også laste ned dokumentet eller slette det helt.

Hvis det er et mønster i typen kontraktsdokumenter som må signeres for visse kontrakter, og hvem som trenger å signere dem, er det mulig å bruke dokument-bunter. Disse dokument-buntene er i utgangspunktet forhåndsstrukturerte kombinasjoner av dokumenter og underskrivere som vil bli brukt på en kontrakt.

Administrasjonen i bedriften din har ansvaret for å opprette og laste opp dokument-buntene.

Godt jobbet 🎉 Vi håper å ha gitt deg tilstrekkelig støtte til hva dokumentfunksjonen er. Hvis ikke, kan du sjekke ut Hjelp og Support;

Vi har samlet noen av de vanligste problemene og gitt mulige løsninger nedenfor;

Hvis ingen av forslagene ovenfor løste problemet ditt, ikke nøl med å kontakte vårt supportteam. Svartiden på chat er mindre enn 5 minutter på hverdager 🚀

🖥️ Web/PC: Klikk på den blå chatboblen nederst i høyre hjørne.

📲 App: Klikk Mer etterfulgt av Kontakt support.

☎️ Telefon: +45 78 70 06 59. Trykk 1 for support.