För att skapa ett nytt schema går du till Schema → Planera ny period. Välj sedan det datum perioden ska starta – observera att vid veckovis planering måste perioden börja på en måndag. Schemaperiodens längd är fördefinierad i inställningarna av din administratör.

Efter att du har valt startdatum och klickat på Planera kommer du in i malläget. Här kan du skapa en grundplan för fasta arbetspass som upprepas vecka efter vecka under hela perioden. Mallar är särskilt användbara för fast anställda, men är frivilliga – till exempel om du bara har timanställda medarbetare. Du kan välja hur många veckor mallen ska omfatta – till exempel en vecka om schemat är detsamma varje vecka, eller två veckor om vecka två skiljer sig.

Du skapar ett arbetspass genom att klicka på ett tomt fält för den aktuella dagen och medarbetaren. Därefter klickar du på tidslinjen och justerar passets längd genom att dra i kanterna på fältet eller genom att ange tiderna i passdetaljerna. Du kan även använda favorittider (se guiden: https://helpapp.samesystem.com/en/articles/5562837-create-favourite-working-hours).

Här väljer du också längden på pausen. Pauslängden kan vara fördefinierad i pausinställningarna av din administratör beroende på arbetspassets längd, och du kan bli blockerad från att ange en för kort eller för lång paus. Under passdetaljer är det även möjligt att tilldela passet en zon. Dessa är också fördefinierade av din administratör.

Du kan även använda zonavyn. Det kräver att din administratör har skapat zoner, till exempel Kassa, Lager, Kök osv. Här kan du planera arbetspass utan att tilldela dem direkt – perfekt om du känner till bemanningsbehovet men ännu inte vet vem som ska ta passet.

På så sätt har du planerat passet, men det har ännu ingen ägare. Detta sker först när du antingen rullar ut eller publicerar schemat. Om du bara rullar ut schemat kan du tilldela dessa pass direkt till en medarbetare. Annars kan du skicka ut dem till specifika (eller alla) anställda när du publicerar schemat.

När du planerar i malläget visas medarbetarnas saldbalans i översikten. Detta värde visar om den planerade arbetstiden stämmer överens med medarbetarens kontrakt. Ett kontrakt på till exempel 37 timmar per vecka börjar med en balans på –37 timmar. När du lägger till arbetspass rör sig balansen mot 0.

För att undvika stora avvikelser bör balansen så långt som möjligt vara 0 innan du rullar ut schemat. Om du inte redan tar hänsyn till detta i malläget kommer dessa –37 timmar att multipliceras med antalet planerade veckor, vilket kan skapa stora skillnader. Håll muspekaren över balansen för att se saldot i förhållande till kontraktstiden.

När du är nöjd med din mall är det viktigt att du kommer ihåg att spara den, gärna under ett namn du lätt kan komma ihåg. På så sätt kan du enkelt hämta och återanvända den i framtiden. Detta görs via Ladda in i malläget.

Du kan nu rulla ut din mall för schemaperioden. Det finns några kriterier du bör ta hänsyn till.

ADet finns alltså olika sätt att rulla ut mallen på. Om du använder en äldre mall men vill utesluta vissa medarbetare från utrullningen, kan du välja bort dem.

När du klickar Bekräfta kontrollerar systemet om det finns konflikter i schemat, till exempel semester. Om medarbetare har semester under perioden du vill rulla ut får du möjlighet att antingen ta bort passen dessa dagar eller konvertera dem till lediga pass. Lediga pass fungerar på samma sätt som de du skapar i zonavyn – de saknar ägare och kan antingen tilldelas senare eller skickas ut som ett “pass till salu”, där medarbetarna kan lägga ett bud på dem.

När konflikterna har hanterats kan du fritt rulla ut mallen för perioden.

Om du har grundschema aktiverat kan du skapa en fast arbetsplan för medarbetare som följer ett regelbundet arbetsschema. Grundschema fungerar på samma sätt som en mall, men förblir aktivt på obestämd tid tills det manuellt skrivs över.

Till exempel: Om du använder en 16-veckors planeringsperiod med en mall gäller den bara under dessa 16 veckor, tills mallen laddas in på nytt. Med ett grundschema fortsätter arbetsmönstret automatiskt över flera planeringsperioder – det är inte nödvändigt att ladda in det igen, såvida inte medarbetarens arbetstid ändras.

Observera: Grundschema är idealiskt för medarbetare med långsiktiga, återkommande arbetsscheman. För korttidsplanering eller säsongsbaserade rotationer kan mallar vara ett bättre alternativ.

Efter utrullningen blir schemat synligt med datum och veckonummer, och saldobalanserna uppdateras om det har funnits någon avvikelse från de kontraktsenliga timmarna. Detta understryker återigen vikten av att säkerställa rätt antal timmar redan i malläget.

I det utrullade schemat finns nu möjlighet att göra justeringar som normalt inte är fasta – till exempel frånvaro (som semester eller sjukdom). Det är även möjligt att göra medarbetaren tillgänglig för utlåning till andra avdelningar. Allt detta hanteras via passets action board. När du klickar på ett pass finns det olika åtgärder du kan utföra.

Om en åtgärd ska utföras för hela dagen görs detta via knappen ”Lägg till”. Här kan du lägga till frånvaro eller utlåning för hela dagen. Om du däremot vill lägga till något för enstaka pass eller fragment under dagen görs det i de tre vyerna precis under tidslinjen (Pass, Frånvaro, Utlåning). Där klickar du på det aktuella fragmentet och utför åtgärden.

Med fragment menas att dagen är uppdelad i flera pass. Du kan skapa ett nytt fragment genom att klicka på tidslinjen utanför det ursprungliga passet och justera det till rätt tidpunkt.

Detta är relevant till exempel när en medarbetare har ett pass på lagret och sedan ska arbeta i kassan, eller om personen går hem tidigare på grund av frånvaro under dagen, eller ska lånas ut till en annan avdelning mitt på dagen.

Alla åtgärder loggas i historiken, som du kan komma åt via passets action board.

När alla nödvändiga justeringar har gjorts publiceras schemat till medarbetarna via knappen ”Publicera”. Du kan se att ett pass är publicerat när den blå ramen runt passen försvinner.

Nu är medarbetaren informerad om sina arbetspass och kan även se de lediga passen som har publicerats och lägga intresse på dem. Om tidsregistrering är aktiverad (antingen via webbläsare eller appen) kan medarbetarna nu checka in och ut på sina aktuella pass.

Det är också möjligt för medarbetaren att ansöka om frånvaro, semester samt att markera sig som tillgänglig eller otillgänglig på specifika dagar i schemat. Att markera sin tillgänglighet fungerar enbart som en visuell indikation för schemaläggaren om vilka dagar medarbetaren önskar arbeta respektive inte kan arbeta. Det betyder inte att det är omöjligt att schemalägga ett pass dessa dagar – verktyget används som en rekommendation.

Som chef är du ansvarig för att godkänna tidsregistreringar vid avvikelser.

Så här granskar du tidsregistreringar:

När alla pass har granskats kan du bekräfta dagen längst ned i schemat, vilket låser dagen för lönekörning.

Observera: Vad du kan se och redigera i HR-sektionen beror på dina behörigheter. Det är din administratör som avgör vilka data (t.ex. kontrakt, semestersaldo, dokument) du har tillgång till.

Under HR → Medarbetare hittar du en lista över alla anslutna medarbetare med information om:

Du kan filtrera listan efter titel, status och avdelning. Om du har tillgång till flera avdelningar kan du även filtrera efter dessa.

Om en medarbetare ännu inte har börjat eller ligger som utkast (dvs. kontraktet är inte skapat) måste du klicka på knappen Utkast, eftersom medarbetaren ännu inte visas i huvudlistan.

Om du har anställt en ny medarbetare behöver du lägga till personen i din medarbetarlista.

För att skapa en ny medarbetare:

Nu är din medarbetare i utkast. Det betyder att inget kontrakt har skapats ännu, och därför visas medarbetaren inte i schemat. När du öppnar medarbetarens profil som utkast kan du nu skapa ett kontrakt. Här behöver du som minst fylla i startdatum, titel och kontraktstimmar per vecka. Om du ännu inte känner till medarbetarens lön kan du alltid gå in och justera kontraktet senare.

Observera: Vissa fält är valfria. Om du är osäker på vilka du ska fylla i, kontakta din administratör.

När medarbetaren har skapats med ett kontrakt kommer personen automatiskt att visas i schemat. Ett välkomstmejl med en länk för att skapa ett lösenord skickas ut automatiskt – om du inte väljer att skjuta upp detta när kontraktet skapas.

Länken är giltig i 24 timmar och kan skickas om av dig vid behov.

Du kan öppna medarbetarnas profiler för att se deras individuella uppgifter, med samma flikar som i översikten. Här kan du bland annat uppdatera medarbetarnas information, justera kontrakt och korrigera semestersaldo.

Om det sker en förändring i medarbetarens anställningsvillkor – till exempel en löneökning eller en ändring av kontraktstimmar per vecka – är det viktigt att du skapar ett nytt kontrakt istället för att ändra det befintliga. Annars riskerar du att skriva över eller förlora historisk data.

Under medarbetarens profil är det också möjligt att återställa lösenordet om medarbetaren har glömt det och inte kan logga in i systemet.

Det är möjligt att planera semester i förväg via den långsiktiga planeringen, som du hittar under Schema → Långsiktig planering. Här kan du se både begärd och godkänd semester, samt filtrera visningen för mer specifika urval.

Du kan begära semester för dig själv eller för andra. Fyll i start- och slutdatum, medarbetare samt vilken frånvarotyp du vill begära. När dessa fält är ifyllda får du en översikt som visar hur mycket semester du har sparat, hur mycket du använder i din begäran, och hur mycket du har kvar när semestern har godkänts.

Begäran måste godkännas av chefen. Det betyder att om du som chef begär semester å en annan medarbetares vägnar, behöver du själv gå in och godkänna semestern efter att du har skickat begäran.

Godkänd semester skriver över alla befintliga arbetspass eller frånvaro. Om din administratör har aktiverat inställningen under Allmänna inställningar kan du konvertera de överskrivna passen till lediga pass.

Nu har alla dagar i schemat för en löneperiod bekräftats, och timmarna är redo att exporteras till lönesystemet.

Observera: Vad du kan se och göra i löneadministrationen beror på dina behörigheter. Det är din administratör som avgör vilka funktioner (t.ex. godkänna timmar eller exportera lön) du har tillgång till.

Vi rekommenderar att du godkänner löneperioden innan du exporterar lönen till lönesystemet. Detta säkerställer att alla registrerade timmar har granskats och slutgiltigt bekräftats. Exporten kommer att spegla timmarna exakt som de ser ut vid godkännandet, vilket fungerar som en sista kontroll innan lönen behandlas.

Observera: Innan godkännandet kan en administratör öppna enskilda dagar i schemat för att göra korrigeringar. När löneperioden väl har godkänts måste hela perioden öppnas igen för att ändringar ska kunna göras. Detta skapar ett extra säkerhetslager genom att låsa timmarna så att de exporterade uppgifterna speglar det slutliga schemat.

Gå till Lön → Godkänn timmar/lön. Välj period och medarbetare, och klicka sedan på Visa. Du kommer då att se:

Rulla åt höger för att kontrollera att alla dagar är bekräftade. Du kan inte godkänna löneperioden förrän samtliga dagar har bekräftats.

När du har godkänt löneperioden kan du nu exportera lönefilen som sedan kan importeras till ditt lönesystem. Detta gör du via Lön → Exportera lön.

Välj löneperiod, avdelning och markera rutorna för schema och tillägg. Om en separat export för frånvaro har skapats kan du hämta den efteråt. Filformatet är anpassat till ert lönesystem av din administratör.

Under Rapporter → Rapporthub hittar du olika rapporter. Varje rapport har en beskrivning, och med hjälp av filter kan du begränsa resultaten. Till exempel kan du filtrera efter medarbetare och klicka på Uppdatera. Diagram kan utökas och exporteras som bilder eller CSV-filer.

Under Rapporter → Översikter hittar du KPI:er (t.ex. omsättning, löneprocent osv.) per dag, vecka eller månad. Du kan också definiera anpassade perioder.

Detta avsnitt innehåller även frånvaroöversikter. Välj en period, frånvarotyp(er) och klicka på Beräkna. Filtrera sedan efter avdelning, titel eller medarbetare, och välj eventuellt att visa antalet frånvarodagar. Du kan visa informationen direkt i SameSystem eller exportera den till Excel, CSV eller PDF.

Under Rapporter → Statistik hittar du:

Du kan prenumerera på rapporter och få dem automatiskt skickade via e-post.

Under Hem får du en översikt över dina nuvarande och kommande arbetspass. Här kan du checka in och ut från dina pass om tidsregistrering är aktiverad.

Du får även en översikt över förfrågningar, såsom frånvaroförfrågningar, skiftbyten och lediga pass som väntar på ditt godkännande, samt dagar i schemat som inväntar din bekräftelse.

Längre ner ser du en översikt över dina egna förfrågningar och en sammanställning av ändringar i schemat.

Under Kalender får du en månadsöversikt med de arbetspass du är schemalagd på. Dagarna markeras med prickar beroende på vad som händer: blå prickar visar pass och röda prickar visar frånvaro.

Du kan filtrera kalendern efter vilka passtyper du vill se. Du kan också importera ditt schema till din personliga kalender via ”Hämta iCalendar”.

Under Avdelning kan du se avdelningens schema. Om du har tillgång till flera avdelningar måste du först välja vilken du vill visa. Här kan du, precis som i webbversionen, växla mellan olika veckors scheman och välja om du vill se veckovy eller dagvy. Du kan även se zonavyn här.

Om du öppnar dagvyn får du en översikt över vissa KPI:er, samt en lista över arbetspass i avdelningen. Den tredje vyn visar tidsregistreringar som har gjorts i avdelningen – här kan du godkänna pass direkt i appen.

I veckovyn kan du som chef skapa arbetspass och frånvaro genom att klicka på +-ikonen.

För att skapa ett arbetspass väljer du först avdelning – om det inte ska vara din egen avdelning, som är standard. Därefter väljer du datum och tidpunkt. Du kan med fördel använda de favorittider som ni redan använder i webbversionen. Sedan klickar du på Fortsätt och tilldelar den medarbetare som ska arbeta.

När du skapar frånvaro väljer du på samma sätt den rätta medarbetaren och därefter datumet för frånvaron.

Här kan du se kontaktuppgifter till de avdelningar som företaget har.

Om chattfunktionen är aktiverad kan du under Chatt-menyn kommunicera med dina medarbetare – antingen i enskilda chattar eller i gruppchattar.

Under Mer hittar du flera funktioner: